Sekretariatet i Stiftelsen Dam har – som veldig mange andre – holdt kontakten via digitale kanaler de siste ukene. Her fra et av de daglige morgenmøtene, der blant annet stiftelsen ekstraordinære utlysning i forbindelse med koronaepidemien blir diskutert. Her ved generalsekretær Hans Christian Lillehagen (øverst f.v.), leder programdrift, Jan Gulbrandsen, programsjef Jan-Ole Hesselberg og kommunikasjonssjef Hege Bjørnsdatter Braaten.

Vi har lagt bak oss noen krevende uker, der hele verdenssamfunnet har blitt satt på prøve – en prøve vi ikke kunne har forestilt oss for bare kort tid siden. For oss i Stiftelsen Dam har de siste ukene vært annerledes, hektiske, men heldigvis gode.

Sekretariatet har i denne perioden jobbet på tolv respektive hjemmekontor, der alle er fullt operative med både de daglige oppgavene – og et helt nytt program.

– I en krevende tid har styret og sekretariatet tatt samfunnsansvar utover det som vi trodde kunne være mulig. Absolutt alle ansatte har vært til stede digitalt fra første stund, sier generalsekretær Hans Christian Lillehagen.

Store behov i organisasjonene

Mandag denne uken hadde styret i stiftelsen et digitalt møte, der det ble vedtatt en ekstra utlysning i forbindelse med koronaepidemien. Allerede onsdag åpnet søknadsskjemaene og det er mye som tyder på at det nye programmet bidrar med sårt tiltrengte midler til helsefrivilligheten.

– I løpet av én uke har vi etablert et allerede populært program som skaper masse aktivitet. Allerede nå kan vi anta at behovene ute i organisasjonene er mye større enn hva vårt ekstraprogram kan støtte, sier Lillehagen.

Bare i løpet av de tre første dagene har det kommet inn over 20 søknader, og flere titalls er påbegynte. Henvendelsene til sekretariatet tyder også på at behovene – og engasjementet – i organisasjonene er store.

– Tusen takk til alle organiasjonene som har utvist stort engasjement i denne perioden, sier Lillehagen, og legger til:

– Stiftelsens programmer er mer aktuelle enn noen sinne. Aldri har det vært mer behov for stiftelsens kjernevirksomhet, nemlig å dele ut midler til faglig funderte og viktige prosjekter for organisasjonene og brukerne.

Ekstraordinær drift

Stiftelsens tolv ansatte er alle på ulike måter involvert i det nye programmet. Samtidig opprettholdes driften av de ordinære programmene. 15. mars var det søknadsfrist for programmene Helse og Ekspress. Både for disse og for Forskning er fagutvalgene godt i gang med å vurdere søknader. Målet er at tildelingene gjennom disse programmene skal gå som normalt.

For å sørge for kommunikasjon på tvers av de tolv hjemmekontorene starter sekretariatet hver morgen med et felles videomøte gjennom Teams. Deretter holder kollegiet kontakt på chat, videosamtaler og epost gjennom dagen.

– Man skulle trodd vi hadde øvd på dette før. Jeg er veldig imponert og takknemlig for å ha kompetente og endringsvillige kolleger, sier Lillehagen.

For både han og de øvrige ansatte er savnet etter kollegaer og en normal hverdag den største utfordringen.

Se glimt fra sekretariatets nye hverdag her:

– Jeg må si at der er uvant å jobbe i Teams, men samtidig er det overraskende nært. Det er intenst og jeg sliter mer med å ta pauser og naturlig runde av dagene. Aller mest savner jeg vel lunsjpausen med hyggelig samvær med kollegene, sier generalsekretær Hans Christian Lillehagen.
– Det er mye mindre struktur på dagen enn vanlig. Jeg har ingen fast tid for matpause og overgangen mellom jobb og fritid blir flytende. Heldigvis har vi faste digitale møter hver morgen og det er kjekt å begynne dagen med kollegene på skjermen, sier politisk rådgiver Anders Kjellevold, som understreker at han normalt ikke går i fotballdrakt på jobb – selv på hjemmekontoret. Her er han etter en treningsøkt.
– Det er helt OK med hjemmekontor her i Eidsvoll: Kort reisevei, rolige omgivelser og betydelig bedre utsikt enn det jeg har fra mitt vanlige kontor. Jeg har mer enn nok arbeidsoppgaver, men alt lar seg løse helt greit med kommunikasjonskanaler internt i sekretariatet som funker godt, sier leder for programdrift, Jan Gulbrandsen.
Det har fungert overraskende bra å jobbe fra hjemmekontor, men jeg savner kollegaene mine. Det har hjulpet å se dem på Teams for morgenmøte hver dag, sier rådgiver programdrift, Taran Søberg.
– Jeg har tatt bilder av videomøtene våre, og har dem oppe på den ene skjermen, sånn at jeg kan late som om de er her sammen med meg. Men spøk til side, så er det helt klart kollegaene mine jeg savner aller mest. Samtidig synes jeg det går veldig greit å jobbe hjemmefra, så stor takk til de digitale hjelpemidlene vi har, sier kommunikasjonssjef Hege Bjørnsdatter Braaten.
– Nå som skoledagen er over har jeg fått cellekontor, sier leder for programutvikling, Ida Svege, som i ordinær arbeidstid deler «kontor» med mann og to barn.