Brukerveiledning for søker til Ekspress

Versjon av 26.09.2019

Generelt

Velkommen som søker/prosjektleder i Stiftelsen Dams søknadssystem Damnett.

Denne brukerveiledningen er direkte rettet mot deg som søker/prosjektleder i programmet Ekspress.

Vår målsetning er at Damnett skal oppleves av nye og erfarne brukere som et nyttig, effektivt og til en stor grad selvforklarende verktøy. Damnett skal bidra til at søknader innhentes og behandles på en god og sikker måte.

Damnett krever pålogging med brukernavn og passord for alle som skal delta i søknadsarbeidet.

Hver bruker skal kun være registrert én gang i systemet. Men en bruker kan ha roller i flere organisasjoner, for eksempel kan man være oppført som søker på søknader fra ulike søkerorganisasjoner. Det er derfor viktig at du ikke registrerer deg på nytt når du vet at du allerede er registrert som bruker i systemet.

Damnett er oppgaveorientert, det vil si at alle prosjektsøknader beveger seg gjennom en prosessflyt hvor de forskjellige rollene i systemet har oppgaver å «sjekke ut» for at søknaden skal komme til neste steg i prosessen. Dette gjelder helt fra en prosjektkoordinator oppretter en prosjektsøknad, via fagutvalgets eventuelle innstilling og tildeling av midler, og til prosjektet er korrekt avsluttet med en innsendt og godkjent sluttrapport.

Brukerstøtte/support

Ved spørsmål til bruken av Damnett, skal du først søke hjelp via brukerveiledningene.

Deretter tar du kontakt med prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen, eventuelt andre erfarne brukere i organisasjonen. Dersom ikke disse kan avhjelpe, kan Stiftelsen Dam kontaktes.

  1. Brukerveiledningen
  2. Prosjektkoordinator
  3. Stiftelsen Dam

Roller

For å kunne utføre oppgaver i Damnett må du være godkjent som bruker i en organisasjon. Da først kan du gis roller i en søknad. De rollene er søker og prosjektleder/forsker.

Rolletilknytningen til søknaden gir deg tilgang til å utføre bestemte arbeidsoppgaver i Damnett. Når du er i kontakt med søkerorganisasjonen for å få opprettet en søknad så er det personer med rolle som saksbehandler eller prosjektkoordinator du forholder deg til. Den rollen du får i søknaden er Søker.

Opprette en søknad

Det er kun medlemsorganisasjoner som kan opprette en søknad. I organisasjonen er det prosjektkoordinator eller saksbehandler som oppretter en søknad og knytter deg til søknaden som søker. Når søknaden blir opprettet mottar du en epost med informasjon om dette. En søknad kan bare opprettes innenfor Stiftelsen Dams søknadsperiode, normalt 2. januar klokken 10 til 15. mars klokken 23.59 (Ekspress vår) og 1. juni klokken 10 til 15. september klokken 23.59 (Ekspress høst).

Det kan være fornuftig å lage seg en liten prosjektbeskrivelse i word før en starter med utfylling av skjemaet i Damnett. I søknadskjema skal du si noe om:

  • Bakgrunn for prosjektet/tiltaket
  • Målsetting
  • Målgruppe
  • Antall personer dere planlegger å få med/eller nå
  • Beskrivelse av det dere planlegger å gjennomføre
  • Hva som gjøres av frivillig innsats i prosjektet/tiltaket
  • Hvilke resultat dere forventer å oppnå
  • Søknadssum (med valgene hele tusener fra 5.000 – 30.000) og budsjett med inntekter og utgifter

Innlogging

Damnett har nettadressen damnett.no.

Eksisterende bruker

Er du allerede bruker i Damnett så har du et brukernavn og et passord.

Skal du søke i samarbeid med en annen organisasjon så må du be om tilknytning til denne.

Når du er logget inn i Damnett klikker du på navnet ditt opp til høyre og velger Rediger brukerprofil. I fanen Organisasjon kan du søke frem den aktuelle organisasjonen og velge den.

Ny bruker

Alle nye brukere i Damnett må registrere seg selv via Opprette bruker på innloggingssiden.

De vil motta en epost med brukernavn, samt en lenke til en nettside hvor man kan bestemme sitt eget passord. Så snart dette passordet er opprettet og lagret, kan man logge seg inn.

Etter vellykket innlogging velger brukeren en søkerorganisasjon å knytte seg mot og må bli godkjent av denne for å kunne skrive og sende inn søknader.

Første gang du logger deg på kommer du rett inn i et brukerregistreringsskjema (se nedenfor).

Dersom du som bruker har roller i flere organisasjoner vil du få opp disse alternativene og må velge hvilken organisasjon du ønsker å logge inn på.

Dersom du ved en senere anledning ikke skulle huske ditt brukernavn eller passord, kan du få tilsendt dette per epost ved å velge Glemt passord eller brukernavn?. I det nye vinduet som kommer opp skriver du inn ditt brukernavn og klikker OK. Du vil da fått tilsendt en lenke til å sette passordet på nytt.

Registrering av brukeropplysninger

Det er viktig at du er nøye i utfyllingen/redigeringen av opplysningene om deg. Du vil ved første gangs innlogging komme direkte inn i dette. Les alle hjelpetekster nøye. Du finner mange hjelpetekster bak spørsmålstegnet ved siden av teksten.

Vær også spesielt oppmerksom på de obligatoriske feltene (rød stjerne) som MÅ være fylt ut for å få lagret.

Dersom du senere skal redigere brukeropplysningene finner du Rediger bruker-funksjonen oppe til høyre når du klikker på navnet ditt. Der kan du også endre passord.

Søknadsskjemaet

Søknadsskjemaet er et nettskjema og du bør merke deg følgende:

  • Lagring. Det er autolagring i skjemautfyllingen.
  • Timeout. Som i de fleste nettskjemaer er levetiden på 20 minutter. Hvis du ikke har gjort noe i skjemaet på 20 minutter blir du automatisk logget ut.
  • Hjelpetekster. I skjemaet er det lagt inn hjelpetekster. Noen av disse tekstene ligger åpent i skjemaet, mens andre får du fram ved å peke på de små grå rutene med spørsmålstegn ved siden av teksten.
  • Slette tekst. I felter der du skriver inn tekst kan du merke teksten og slette på vanlig måte. I andre typer felt endrer du på valgene du har tatt.

Fylle ut søknaden

Første gang du logger deg inn i Damnett må du fylle ut/redigere dine brukeropplysninger og godkjenne samtykkeerklæringen. Når du logger deg inn neste gang kommer du alltid inn i fanen Hjem. Alle oppgaver som skal løses finner du i fanen Oppgaver/Mine. Det gjelder også utfylling av søknad. Skal du skrive flere søknader så har du flere Fylle ut søknad-oppgaver. Klikk på Fylle ut søknad og du får opp en listevisning med opplysninger om søknaden(e). Klikk videre på den søknaden du skal jobbe med og du er inne i skjemaet. Se tips om skjemautfyllingen i oppgaveboksen til høyre på skjermen.

Skjemautfyllingen er sortert under åtte overskrifter. Den første krever ikke noen utfylling, den beskriver kun det området du søker på.

Prosjektets varighet

Her bestemmer du prosjektlengde og du setter inn forventet start- og sluttdato. Startdato må være senere enn tildelingsdatoen, som er to måneder etter søknadsfristen. Både startdato og sluttdato kan settes til en dato i det året du søker eller året etter.

Informasjon om søker

Informasjon om deg som søker hentes direkte fra brukerregistreringen og må endres der hvis noe er feil. Klikk på navnet ditt opp til høyre i bildet og du får frem valget Rediger bruker. Da vil disse opplysningene også oppdateres i søknadsskjemaet.

Prosjektinformasjon

Første felt under overskriften Prosjektinformasjon som skal fylles ut er prosjektnavnet. Der er det lagt inn navn når søknaden ble opprettet, men kan endres i søknadskjemaet.

Deretter skal du først bestemme hvor prosjektet/tiltaket skal tilknyttes. I de fleste tilfeller er det snakk om et lokalt ledd (lokallag, fylkeslag, region). Velg dette og oppgi navnet på organisasjonsleddet under. Organisasjonsnummeret og kontonummeret til organisasjonsleddet skal inn her og du skal oppgi hvilken kommune(r) det skal foregå i. Her begynner du bare å skrive navnet på kommunen(e) og de vil dukke opp slik at du kan legge til den/de riktige.

Beskrivelse av prosjektet

Det er her du skal beskrive prosjektet. Det er til sammen seks skrivefelt med tilgang på et visst antall tegn. Tallet før / er antall tegn du har lagt inn, tallet etter / er det antall tegn du har tilgang til i feltet. Du får varsel når antall tegn overskrides. Disse feltene er:

  • Bakgrunn for prosjektet/tiltaket
  • Målsetting for prosjektet/tiltaket
  • Målgruppe for prosjektet/tiltaket
  • Antall personer dere planlegger å få med/eller nå
  • Gi en beskrivelse av det dere planlegger å gjennomføre
  • Hva som gjøres av frivillig innsats i prosjektet/tiltaket
  • Hvilke resultat dere forventer å oppnå

Økonomi

Her skal det inn en oversikt over inntekter og utgifter. Det er mulig å søke på beløp i hele tusentall fra kr 5.000 til kr 30.000. I første linje skal det altså inn et tall mellom 5 og 30. Hvis det er andre inntekter i prosjektet/tiltaket så skal det også inn. Kostnadene legges inn under de fire alternative postene under utgifter.

OBS! Budsjettet må balansere for at utfyllingen skal godkjennes.

I feltene under oppstillingen kan du utdype økonomien i prosjektet, og kommentere bruk og ansvar fremover for utstyr det søkes om.

Prosjektkategori

Her skal du velge den av fem kategorier som passer best for ditt prosjekt/tiltak.

Profilering

Hvis det finnes noe informasjon om det dere skal gjøre på en nettside, Facebook-side eller andre steder, så kan du legge inn dette her.

Utskrifter av søknad

Det er mulig å ta ut utskrifter dersom du har behov for dette. Utskriftsfunksjonen har du tilgang til når du er inne i søknadsskjemaet. Klikk på Forhåndsvisning/Skriv ut. Du kan selvsagt også lagre disse som dokumenter på egen maskin/eget lagringsområde. Når du velger utskrifter kommer den opp i en ny fane i nettleseren.

Sende søknaden til Stiftelsen Dam

Når søknaden er ferdig utfylt så har du innsendingsknappen nederst i vinduet Fylle ut søknad Ekspress helt til høyre på skjermen. Klikk på Send inn og du får opp et nytt vindu der du må bekrefte denne handlingen. Du vil da motta en epost med bekreftelse på innsendingen.

Strukturen i Damnett

Når du logger inn i Damnett kommer du alltid i underfanen Hjem. I tillegg har du tre hovedfaner: Oppgaver, Søknader og prosjekter og Organisasjon. Uansett hvor du står, kan du trykke på Damnett-logoen opp til venstre og du kommer tilbake til Hjem.

Oppgaver

Oppgaver har tre underfaner: Mine, Mine nylig oppdaterte og Mine utførte.

Under Mine får du opp alle uløste oppgaver som du har. De er sortert på type oppgave. Ved å klikke på oppgavetype får du opp en listevisning over de aktuelle oppgavene og du kan velge den oppgaven du skal inn og løse.

Under Mine nylig oppdaterte får du opp en listevisning over nylig oppdaterte oppgaver. Under Mine utførte får du opp samme type liste som under Mine nylig oppdaterte.

Søknader og prosjekter

Denne fanen har syv underfaner. Oppslag, Utkast, Søknader, Prosjekter, Arkiverte, Alle og Ikke innsendte.

Dette er søknader og prosjekter du har en rolle i og de er sortert under fanene ut fra «livsløpet» fra utkast til arkivert. I tillegg har du en fane for alle og en for de utkastene det aldri ble noe av.

Du har også en søk-funksjon i fanen Oppslag for å kunne søke fram en søknad eller et prosjekt.

Organisasjon

I denne fanen finner du informasjon om søkerorganisasjonen du er søker i.

Faner i søknaden

Når du går inn i en søknad fra Søknader og prosjekter så har søknaden følgende faner:

Søknad der du har lesetilgang på hele søknaden på vanlig måte ved å klikke på overskriftene for å åpne og lukke det som er fylt inn.

Roller der du ser hvem som har de ulike rollene i søknaden/prosjektet.

Økonomi der du får oversikt over økonomien i søknaden/prosjektet.

Kommunikasjon der du får en oversikt over det som har vært av korrespondanse og merknader. Der vil du finne alle eposter og annen korrespondanse som har gått ut i forbindelse med søknadsprosessen og senere i prosjektperioden som du har tilgang til.

Arbeidsflyt der du ser de oppgavene du selv har utført.

Utskrifter der du har tilgang på utskrift av søknaden.

Resultatet av tildelingen

Når Stiftelsen Dam offentliggjør tildelingen vil du som søker få direkte beskjed om tildeling eller avslag. Det vil komme i en epost. Søknadene/prosjektene vil du hele tiden finne i fanen Søknader og prosjekter.

Sluttrapportering

Generelt

Alle Ekspress-prosjekter som er igangsatt skal sluttrapporteres. Fristen er 31. desember året etter at du har fått midlene. Fristen står øverst i oppgaveboksen. Etter at utbetalingen er klargjort hos Stiftelsen Dam gjøres oppgaven Fylle ut sluttrapport Ekspress klar i Damnett. Du vil da motta en epost med overskriften «Damnett: Sluttrapportoppgaven er klargjort».

Gå til fanen Oppgaver|Mine. Der vil du se alle uløste oppgaver. Den oppgaven du har fått nå er Fylle ut sluttrapport Ekspress. Har du flere prosjekter som skal sluttrapportere kan du ha flere Fylle ut sluttrapport Ekspress oppgaver. Klikk på Fylle ut sluttrapport Ekspress og du får opp en listevisning med opplysninger om prosjektet(ene).

Fylle ut sluttrapport

Når du nå klikker på prosjektnummer eller prosjektnavn er du inne i oppgaven. Bildet åpner seg i fanen Søknad slik at du kan gå inn og se på de ulike delene av søknaden.

Alt du skal gjøre i forbindelse med sluttrapportering gjør du i vinduet til høyre på skjermen din.

Her skal du utføre følgende:

  • Svare Ja eller Nei på om prosjektet er gjennomført som planlagt.
  • Hvis Nei, utdype nærmere det som ikke gikk som planlagt.
  • Beskrive prosjektets målsetting og målgruppe.
  • Gi en grundig beskrivelse av gjennomførte aktiviteter og tiltak, inkludert når de ble gjennomført.
  • Angi antall deltakere fra målgruppen (fire mulige valg) og angi eksakt antall.
  • Beskrive den frivillige innsatsen.
  • Si litt om hvilke resultater som ble oppnådd.
  • Plassere din vurdering av resultatene på en skala fra 1 – 10 der 10 er best.
  • Svare på spørsmålet om dette skal gjennomføres på nytt/videreføres med valgene Ja, Nei og Vet ikke.
  • Legge inn regnskapstall for inntekter og NB! Utgiftene kan ikke være større enn inntektene.

NB! Husk å lagre hvis du jobber i oppgaveboksen og du ønsker å ta vare på det du har lagt inn. Her jobber du nettbasert og lagring skjer ikke automatisk. Når du er ferdig med alt klikker du Fortsett og deretter Send inn i det nye vinduet som kommer opp. Da har du fullført innsendingen av sluttrapporten.

Sluttrapporten ikke godkjent

Dersom Stiftelsen Dam ikke godkjenner sluttrapporten vil den bli sendt tilbake til deg med kommentarer. Du vil da bli varslet med en epost. Etter at du har foretatt endringer sender du sluttrapporten inn igjen på samme måte som beskrevet ovenfor.