Brukerveiledning Forskning

Her finner du brukerveiledning for rollene søker og forsker i Stiftelsen Dams program Forskning.

Generelt

Velkommen som søker i Stiftelsen Dams søknadssystem Damnett.

Vår målsetning under utviklingen har vært at Damnett skal oppleves av nye og erfarne brukere som et nyttig, effektivt og til en stor grad selvforklarende verktøy. Damnett skal bidra til at søknader fylles ut, sendes inn og sluttbehandles på en god og sikker måte, og at det samme skjer med prosjektgjennomføringen.

Damnett krever pålogging med brukernavn og passord for alle som skal delta i søknadsarbeidet.

Hver bruker skal kun være registrert én gang i systemet, men samme bruker kan ha roller i flere organisasjoner. Man kan for eksempel være oppført som søker på søknader fra ulike søkerorganisasjoner. Det er derfor viktig at du ikke registrerer deg på nytt når du vet at du allerede er registrert som bruker i systemet.

Damnett er oppgaveorientert, det vil si at alle prosjektsøknader beveger seg gjennom en prosessflyt hvor de forskjellige rollene i systemet tildeles oppgaver som må «sjekkes ut» for at søknaden skal komme til neste steg i prosessen. Dette gjelder helt fra en prosjektkoordinator oppretter en prosjektsøknad, via søkers utfylling av søknaden og fagutvalgets eventuelle innstilling og tildeling av midler, til prosjektet er korrekt avsluttet med en innsendt og godkjent sluttrapport.

Brukerstøtte/support

Ved spørsmål til bruken av Damnett, skal du først søke hjelp via brukerveiledningene. Brukerveiledningen rettes, oppdateres eller suppleres ved behov. Den oppdaterte versjonen vil alltid være tilgjengelig på dam.no/brukerveiledning-forskning.

Dersom du ikke finner svar i brukerveiledningen tar du kontakt med prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen, eventuelt andre erfarne brukere i organisasjonen. Dersom ikke prosjektkoordinator kan avhjelpe, kan Stiftelsen Dam kontaktes.

Roller

For å kunne utføre oppgaver i Damnett må du være registrert som bruker i Damnett. Da først kan du gis roller i en søknad. De ulike rollene er presentert i tabellen under.

Rolletilknytningen til søknaden gir deg tilgang til å utføre bestemte arbeidsoppgaver i Damnett. Når du kommuniserer med søkerorganisasjonen, og når du sender søknader og oppgaver videre i Damnett så er det personer i organisasjonen med rollene saksbehandler og prosjektkoordinator du forholder deg til.

Opprette søknad

Det er kun godkjente søkerorganisasjoner som kan opprette søknader. I organisasjonen er det prosjektkoordinator eller saksbehandler som oppretter en søknad og knytter deg til søknaden som søker. Når søknaden blir opprettet mottar du en epost med informasjon om dette. En søknad kan bare opprettes innenfor Stiftelsen Dams søknadsperiode.

Husk at den som har rollen Søker i søknadsskjemaet kan for søknad om doktorgradsstilling være kandidaten selv, hovedveileder eller prosjektleder. Dette er uavhengig om kandidaten er kjent eller ikke ved søknadstidspunktet. For stillingen postdoktor kan det ikke søkes med ukjent kandidat og kandidaten selv må stå som søker, da kan verken veileder eller andre stå som søker.

Vær oppmerksom på at organisasjonene opererer med interne frister som kan være satt vesentlig tidligere enn Stiftelsen Dams frister.

Innlogging

Damnett har adressen damnett.no.

Eksisterende bruker

Er du allerede registrert bruker i Damnett så har du et brukernavn og et passord. Skal du søke i samarbeid med en annen organisasjon så må du be om tilknytning til denne. Når du er logget inn i Damnett klikker du på navnet ditt opp til høyre og velger «Rediger brukerprofil». I fanen Organisasjon kan du søke frem den aktuelle organisasjonen og velge den.

Ny bruker

Alle nye brukere i Damnett må registrere seg selv via Opprette bruker på damnett.no.

De vil motta en epost med brukernavn, samt en lenke til en nettside hvor man kan bestemme sitt eget passord. Så snart dette passordet er opprettet og lagret, kan man logge seg inn.

Etter vellykket innlogging velger brukeren en søkerorganisasjon å knytte seg mot og må bli godkjent av denne for å kunne skrive og sende inn søknader. Dersom du som bruker har roller i flere organisasjoner vil du få opp disse alternativene og må velge hvilken organisasjon du ønsker å logge inn på.

Dersom du ved en senere anledning ikke skulle huske ditt brukernavn eller passord, kan du få tilsendt dette pr e-post ved å velge Glemt passord eller brukernavn?. I det nye vinduet som kommer opp skriver du inn ditt brukernavn og klikker OK. Du vil da fått tilsendt en lenke til å sette passordet på nytt.

Registrering av brukeropplysninger

Det er viktig at du er nøyaktig i utfyllingen/redigeringen av opplysningene om deg. Du vil ved første gangs innlogging komme direkte inn i registreringssiden. Les alle hjelpetekster nøye.

Vær spesielt oppmerksom på de obligatoriske feltene (rød stjerne) som MÅ være fylt ut.

Dersom du senere skal redigere brukeropplysningene finner du Rediger bruker-funksjonen oppe til høyre når du klikker på navnet ditt. Der kan du også endre passord.

Utfylling av skjema i Damnett

Du bør merke deg følgende:

  • Lagring. Det er autolagring i skjemautfyllingen.
  • Timeout. Som i de fleste nettskjemaer er levetiden på 20 min. Hvis du ikke har gjort noe i skjemaet på 20 min blir du automatisk logget ut.
  • Hjelpetekster. I skjemaet er det lagt inn hjelpetekster. Noen av disse tekstene ligger åpent i skjemaet, mens andre får du fram ved å peke på de små grå rutene med spørsmålstegn.
  • Redigere tekst. I felter der du skriver inn tekst kan du legge til eller slette tekst på vanlig måte. I andre typer felt kan du endre på valgene du har tatt. Vedlegg kan slettes ved å klikke på et kryss (x) bak lenken.

Strukturen i Damnett

Når du logger inn i Damnett lander du alltid i underfanen Hjem. I tillegg har du tre hovedfaner:

Uansett hvor du står, kan du trykke på Damnett-logoen opp til venstre og du kommer tilbake til Hjem.

Oppgaver

Du finner alle dine oppgaver under fanen Oppgaver. Denne har tre underfaner:

  • Mine: Alle uløste oppgaver som du har. De er sortert på type oppgave.
  • Mine nylig oppdaterte: Liste over nylig oppdaterte oppgaver.
  • Mine utførte: Liste over utførte oppgaver.

Søknader og prosjekter

Her ligger søknader og prosjekter du har en rolle i. De er sortert under fanene ut fra hvilken status de har. Denne fanen har syv underfaner:

  • Oppslag: Her kan du søke i søknader du har en rolle i.
  • Utkast: Søknaden har denne statusen fra den opprettes til den sendes inn.
  • Søknader: Når søknaden er sendt inn Dam, får den denne statusen.
  • Prosjekter: Når søknaden har blitt innvilget, endres statusen til Prosjekt.
  • Arkiverte
  • Alle
  • Ikke innsendte

Organisasjon

Under fanen Organisasjon finner du informasjon om søkerorganisasjonen(e) du som søker samarbeider med.

Faner i søknaden

Når du går inn i et utkast eller en søknad fra Søknader og prosjekter har utkastet/søknaden følgende faner:

  • Søknad der du har lesetilgang på hele søknaden på vanlig måte ved å klikke på overskriftene for å åpne og lukke det som er fylt inn.
  • Roller der du ser hvem som har de ulike rollene i søknaden/prosjektet.
  • Økonomi der du får oversikt over økonomien i søknaden/prosjektet. Når prosjektet kommer i gang, vil det ved fremdrifts- og regnskapsrapportering legges inn justerte tall.
  • Kommunikasjon der du får en oversikt over det som har vært av korrespondanse og merknader. Der vil du finne alle eposter og annen korrespondanse som har gått ut i forbindelse med søknadsprosessen og senere i prosjektperioden som du har tilgang til.
  • Arbeidsflyt der du ser de oppgavene du selv har utført.
  • Utskrifter der du har du flere utskriftsmuligheter.

Screeningskjema

Fylle ut screeningskjema

Alle oppgaver som skal løses finner du i fanene Oppgaver -> Mine. Det gjelder også utfylling av screeningsskjema. Disse oppgavene ligger i mappen Skissesøknad/fylle ut screeningsskjema oppgaver.

Klikk på Fylle ut screeningsskjema og du får opp en listevisning med opplysninger om søknaden(e). Klikk videre på den søknaden du skal jobbe med og screeningsskjemaet dukker opp på høyre side. Les utlysningen nøye før du svarer på spørsmålene i skjemaet.

Innsending av screeningskjema

Når alle spørsmål er besvart og markert med grønn hake kan screeningskjemaet sende inn. Det gjør du nederst i høyre kolonne, ved å klikke på Fortsett og deretter Send inn. Du vil motta en epost med informasjon om utfallet av screeningen.

Dersom du har fylt ut screeningskjemaet korrekt vil du få tilgang til oppgaven Fylle ut skissesøknad (se under).

Dersom du har svart feil på ett eller flere av spørsmålene i screeningskjemaet betyr det at du ikke oppfyller kriteriene for å søke om forskningsmidler, og du vil ikke gis tilgang til oppgaven Fylle ut skissesøknad. Søknaden havner da hos prosjektkoordinator eller saksbehandler i organisasjonen. Dersom dere mener at prosjektet oppfyller kriteriene, og at du har svart feil i skjemaet ved en feiltakelse, kan prosjektkoordinator eller saksbehandler gi deg mulighet til å fylle ut screeningsskjema på nytt.

Skissesøknad

Fylle ut skissesøknaden

Dersom du har fylt ut screeningskjemaet korrekt vil oppgaven Fylle ut skissesøknad for den aktuelle søknaden bli tilgjengelig i mappen Fylle ut skissesøknad. Klikk på den aktuelle søknaden og du kommer inn i søknadsskjemaet.

Når du er inne i søknadsskjemaet vil bildet være delt i tre kolonner:

  • Til venstre (grønn ramme) vil du se disposisjonen til søknaden.
  • I midten (rosa ramme) ser du oppgavene som skal løses.
  • Til høyre ser du oppgavevinduet (rød ramme) der du vil kunne se kommentarer fra organisasjonen.

Blå haker til venstre for overskriftene i disposisjonen betyr at oppgaven er ferdig utfylt. For å kunne sende søknaden inn til organisasjonen må alle overskriftene ha slike blå haker.

I utfyllingen av søknaden vil du se at noen felter er grå og ikke kan redigeres. Dette er felter som er ferdig utfylt i tidligere utførte oppgaver Damnett. Er det gjort feil her må søknaden slettes og ny søknad opprettes med rette roller og opplysninger.

Hvem som skal ha ulike roller oppgis til prosjektkoordinator eller saksbehandler ved opprettelsen av søknaden. Redigering av personopplysninger i Damnett kan kun gjøres av den som innehar rollen. Dersom det søkes om lønnsmidler til en postdoktor skal person være bestemt, slik at søker og postdoktor alltid vil være samme person. I søknad om lønnsmidler til en ph.d. kan søker og stipendiat være ulike personer.

Utskrifter og forhåndsvisning

Over midterste kolonne (der du fyller ut søknaden) ligger knappen Forhåndsvisning/skriv ut. Klikker du på denne åpnes en forhåndsvisning av søknaden i en ny fane. Klikk på Ctrl+P for å skrive ut.

Innsending av skissesøknaden

Når alle obligatoriske felter er riktig utfylt, får alle overskriftene i disposisjonen i venstre kolonne blå haker og du vil få mulighet til sende søknaden til organisasjonen. Det gjør du nederst i høyre kolonne, ved å klikke på Fortsett og deretter Send inn. Søknaden havner da hos prosjektkoordinator eller saksbehandler i organisasjonen. De vil også få en epost om at søknaden er sendt til dem.

Korrigering av skissesøknaden

Dersom prosjektkoordinator eller saksbehandler mener det er behov for justeringer i søknaden kan den sendes tilbake til deg. Du vil da motta et epostvarsel om at du har fått en ny oppgave i Damnett.

Oppgaven heter fortsatt Fylle ut søknad og når du åpner denne oppgaven vil du se kommentarene fra prosjektkoordinator eller saksbehandler i oppgaveboksen i høyre kolonne. Når endringene er gjennomført sender du inn søknaden på samme måte som tidligere (se Innsending av skissesøknad).

Denne sløyfen mellom søker og prosjektkoordinator eller saksbehandler kan utføres så mange ganger som det er behov for.

Resultat av vurdering og invitasjon til runde 2

Skissesøknaden vurderes av fem eksperter i vårt fagutvalg. De vurderer søknaden uavhengig av hverandre og basert på gjennomsnittskarakteren blir noen søkere invitert til å sende en utvidet søknad i runde 2. Se rutinebeskrivelsen Søknadsvurdering Forskning for detaljene rundt dette.

Når resultatet av vurderingen er ferdig får søker, forsker og prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen en e-post som oppsummerer konklusjonen og denne finner du igjen under fanen Kommunikasjon/Dokumenter på skissesøknaden (invitasjon til å sende utvidet søknad). Skissesøknaden er nå å finne under fanen Søknader og prosjekter/Arkiverte (Forskning/Godkjent).

Hvis du blir invitert til å sende inn full søknad blir denne gjort tilgjengelig i Damnett under fanen Oppgaver/Mine. Oppgaven heter Fylle ut søknad – klikk på denne og prosjektnavnet kommer fram. Klikk på prosjektnavnet og du kommer inn søknadsskjemaet som har preutfylt de opplysningene som ble gitt i skissesøknaden. Sjekk nøye og korriger ved behov de opplysninger som er gitt og fyll ut de feltene som er nye. Les hjelpetekster og informasjon i skjemaet nøye.

Flere felter fra skissesøknaden er ikke med over i full søknad, for eksempel bakgrunn, mål, metode og etikk. Det er opplysninger som skal inn i prosjektbeskrivelsen. Full søknad må være i tråd med det som er oppgitt i skissesøknaden så det er lurt å ha denne for hånden. Går du til fanen Søknader og prosjekter/Arkiverte og slår opp skissesøknaden er det en underfane som heter Utskrifter. Klikk på denne og deretter på knappen Søknadsutskrift. Hele skissesøknaden kommer da fram i egen fane og ved behov kan den skrives ut.

Nå alt er fylt ut og det er en hake ved alle feltene til venstre kan du klikke Fortsett i oppgaveboksen til høyre. Der kan du også nederst skrive inn kommentarer eller spørsmål til saksbehandler i søkerorganisasjonen. Ved å trykke Fortsett og deretter Send inn vil søknaden sendes til søkerorganisasjonen som sjekker at alt er korrekt før de sendes videre til Stiftelsen Dam.

Som for skissesøknaden kan prosjektkoordinator eller saksbehandler sende søknaden tilbake til deg om det er behov for endringer. Du redigerer og sender inn på samme måte en gang til. Denne sløyfen kan gå så mange ganger det er behov for det.

Det vil bli sendt ut e-post som bekrefter innsending av søknad og ved retur får du også melding om dette for å justere søknaden.

Etter innsending til søkerorganisasjon finner du igjen full søknad under fanen Søknader og prosjekter/Utkast.

Resultatet av tildeling

Etter at runde 2 er gjennomført og de utvidede søknadene er vurdert, offentliggjøres det hvem som får tildelt midler. Etter at Stiftelsen Dam har offentliggjort tildelingen, kan du sjekke resultatet i Damnett. Prosjektene vil nå ligge under riktig kategori i fanen Søknader og prosjekter.

Innvilgede prosjektet vil du finne under overskriften Prosjekter, mens de avslåtte vil ligge under Arkiverte. På de innvilgede vil fagutvalgets offisielle kommentar ligge under fanene Kommunikasjon –> Merknader (når du har åpnet prosjektet).

Levere tilleggsinformasjon 

Noen prosjekter vil bli bedt om å sende inn tilleggsinformasjon. Det betyr at det foreligger et «forbehold». Det finnes to typer forbehold:

  • Utbetalingsforbehold: Det må leveres tilleggsinformasjon som skal godkjennes av Stiftelsen Dam før prosjektmidlene blir klargjort for utbetaling.
  • Datoforbehold: Det må leveres tilleggsinformasjon som skal godkjennes av Stiftelsen Dam innen en angitt dato

Dersom det foreligger forbehold vil forsker få en epost om dette (med emnet «Damnett: Levere tilleggsinformasjon – utbetalingsforbehold»).

I tillegg framkommer forbeholdet av Stiftelsen Dams kommentar til bevilgningen (se fanen Kommunikasjon). Oppgaven som skal løses finnes under Oppgaver -> Mine. Der klikker du på oppgaven, og videre på prosjektnavnet.

Nå vil du se oppgavevinduet til høyre og all prosjektinformasjon til venstre. For søknader år 2 og 3 vil du finne innsendt fremdriftsrapport ved å åpne fanen Arbeidsflyt og klikke på Fylle ut fremdriftsrapport.

Når du er ferdig klikker du Fortsett arbeidsflyt og deretter Bekreft i den nye dialogboksen som kommer opp. Oppgaven blir nå sendt til søkerorganisasjonen som skal vurdere og godkjenne, og deretter videresende til Stiftelsen Dam.

Dersom tilleggsinformasjonen ikke godkjennes, enten av prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen eller av Stiftelsen Dam, mottar du en ny epost og en ny oppgave i Damnett med å levere tilleggsinformasjon. Tilbakemeldingen fra søkerorganisasjonen eller Stiftelsen Dam om hvorfor tilleggsinformasjonen ikke er godkjent finner du både i eposten og i det nye oppgavevinduet.

Rapportering for innvilgede prosjekter

Fremdriftsrapporter (2. og 3. års søknad)

OBS: I løpet av 2020 vil det bli gjort endringer i både framdrifts- og sluttrapporteringen. Det kan med andre ord være at noe av denne informasjonen ikke vil stemme helt overens med det du ser i Damnett.

Generelt

Som mottaker av midler fra Dam må du levere framdriftsrapporter. Du vil få en e-post om dette.

Oppgaven Fylle ut fremdriftsrapport finner du i fanene Oppgaver -> Mine. Har du flere pågående prosjekter kan du ha flere slike oppgaver. Når du har åpnet oppgaven ser du alt du skal gjøre i oppgaveboksen til høyre.

NB! Husk å se på fagutvalgets forutsetninger/kommentarer til bevilgningen og andre kommentarer/avtalte endringer i prosjektet. Det finner du i fanen Kommunikasjon under Dokumenter og Merknader. Sjekk også budsjett og tildeling av midler under fanen Økonomi.

Når utfyllingen er ferdig klikk Fortsett og deretter Send inn. Rapporten sendes da til organisasjonen og Saksbehandler får en e-post om dette.

Korrigering av fremdriftsrapporten

Dersom prosjektkoordinator eller saksbehandler mener det er behov for justeringer i framdriftsrapporten kan den sendes tilbake til deg. Du vil da motta et epostvarsel om at du har fått en ny oppgave i Damnett.

Oppgaven heter fortsatt Fylle ut framdriftsrapport og når du åpner denne oppgaven vil du se kommentarene til prosjektkoordinator/saksbehandler i oppgavevinduet i høyre kolonne. Når endringene er gjennomført sender du inn rapporten på samme måte som tidligere (se Innsending).

Denne sløyfen mellom forsker og saksbehandler kan utføres så mange ganger som det er behov for.

Sluttrapportering 

Generelt

Alle prosjekter som er igangsatt skal sluttrapportere.

Stiftelsen Dams frist for sluttrapportering er tre måneder etter prosjektet er avsluttet (det vil si når midlene fra Stiftelsen Dam er brukt opp). Fristen du ser i oppgavevinduet er søkerorganisasjonens interne frist og det er den fristen du skal forholde deg til. Etter at et prosjekt har fått sin siste bevilgning gjøres oppgaven Fylle ut sluttrapport klar i Damnett. Du vil da motta en e-post med emnet «Damnett: Sluttrapportoppgaven er klargjort».

Når du logger deg inn kommer du direkte i fanen Oppgaver -> Mine.  Der vil du se alle uløste oppgaver. Den oppgaven du har fått nå er: Fylle ut sluttrapport.

Fylle ut sluttrapport

Hvis du klikker prosjektnavnet åpnes oppgaven. Bildet åpner seg i fanen søknad. Trenger du å se på økonomien i prosjektet så bytter du til fanen økonomi.

Alt du skal gjøre i forbindelse med sluttrapportering gjør du i det grå oppgavevinduet til høyre.

Under overskriften Opplasting av sluttrapport skal forsker laste opp pdf-utgave av kappen til avhandlingen. Denne publiseres i prosjektbiblioteket på våre nettsider. Det er viktig at ingen av artiklene er med her.

Artiklene lastes opp én og én som pdf. Det er to ulike felt det skal lastes opp under. Artikler som kan legges ut i sin helhet i prosjektbiblioteket lastes opp under Open Access og de andre under abonnementstidsskrifter. Merk at for prosjekter med oppstartsdato senere enn 1. januar 2018 kreves åpen publisering for alle artikler.

Før du laster opp en artikkel/publikasjon må du gi dokumentet et navn som lett kan kobles til tittel i publikasjonslisten.

Publikasjonslisten skal skrives i format APA 6th.

Doktorgradsavhandling skal ha følgende format: Forfatter, A. A. (Årstall). Tittel. Institusjon, Sted.

Eksempel:
Ørbo, M. C. (2015) Resuscitate the heart and remember the brain. A prospective observational study of cognitive outcome after Out-of-Hospital Cardiac arrest. Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet, Tromsø.

Henvisning til artikler skal ha følgende format: Forfatter, A. A., Forfatter, B. B. & Forfatter, C. C. (Årstall). Artikkeltittel. Tidsskrifttittel, årgang(hefte), sidetall.

Eksempel:
Ørbo, M., Aslaksen, P. M., Larsby, K., Schäfer, C., Tande, P. M., Vangberg, T. R. & Anke, A. (2015) Relevance of cognition to health-related quality of life in good-outcome survivors of out-of-hospital cardiac arrest. J Rehabil Med., 47, 860-866.
doi: 10.2340/16501977-1998.

Til slutt er det et felt hvor en kan skrive inn spørsmål og kommentarer til prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen før en sender sluttrapporten til denne.

Innsending av sluttrapporten

Dersom rapporten er riktig utfylt vil du se knappen Fortsett nederst i oppgaveboksen. Klikk Fortsett og deretter Send inn. Rapporten havner da hos prosjektkoordinator eller saksbehandler i organisasjonen. De vil også få en epost om at søknaden er sendt til dem.

Korrigering av sluttrapporten

Dersom prosjektkoordinator eller saksbehandler mener det er behov for justeringer i sluttrapporten kan den sendes tilbake til deg. Du vil da motta et epostvarsel om at du har fått en ny oppgave i Damnett.

Oppgaven heter fortsatt Fylle ut sluttrapport og når du åpner denne oppgaven vil du se kommentarene til prosjektkoordinator/saksbehandler i oppgavevinduet i høyre kolonne. Når endringene er gjennomført sender du inn sluttrapporten på samme måte som tidligere (se Innsending av av sluttrapporten).

Denne sløyfen mellom søker og prosjektkoordinator/saksbehandler kan utføres så mange ganger som det er behov for.

Sluttrapporten ikke godkjent

Det er prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen som sender inn sluttrapporten til Stiftelsen Dam. Dersom Stiftelsen Dam ikke godkjenner sluttrapporten vil den bli sendt direkte tilbake til deg som forsker med kommentarer. Du vil da bli varslet med en epost. Etter at rettelser er gjort sendes sluttrapporten inn igjen til prosjektkoordinator som beskrevet ovenfor.

Regnskapsrapportering

Generelt

Alle prosjekter som har mottatt midler fra Stiftelsen Dam skal levere regnskap for hvert år (01.01-31.12) det er benyttet midler i prosjektet. Du vil få en epost med emne: «Fylle ut regnskapsrapport» når oppgaven er klar. Når du logger deg inn kommer du direkte i fanen Oppgaver -> Mine. Der ser du alle uløste oppgaver. Oppgaven du har fått nå er Fylle ut regnskapsrapport. Har du flere prosjekt vil du finne en oppgave for hvert prosjekt. Disse kommer fram ved å klikke på blå lenke Fylle ut regnskapsrapport.

Fylle ut regnskapsrapport

Når du klikker på prosjektnummer eller prosjektnavn er du inne i oppgaven. Bildet åpner seg i fanen Økonomi. Her framkommer alle tall fra søknaden og etter hvert de årene det er regnskapsrapportert for. Konsentrer deg om den delen av fanen Økonomi som gjelder året det skal rapporteres for. Hvis du har behov for å se på selve søknaden med vedlegg så gå til fanen Søknad.

Alt du skal gjøre finner du i oppgaveboksen til høyre i bildet. Der finner du også link til informasjonsside om regnskap på Stiftelsen Dams nettsider «Se regler om regnskapsrapportering her» og link til brukerveiledning «Brukerveiledning, se kapittel om regnskapsrapportering».

I oppgavevinduet skal du utføre følgende:

  • Alle hvite felter fylles ut med korrekte tall, en 0 må også settes inn hvor det ikke er midler. Og husk at ubrukt beløp ikke kan være negativt/under null. Klikk på knappen Lagre.
  • Klikk så på knappen Skriv ut regnskapsskjema og ta ut en utskrift. Denne skal alltid underskrives av forsker (den som mottar lønnen fra Stiftelsen Dam) og hovedveileder.
  • Underskrevet regnskapsskjema lastes så opp under Last opp underskrevet regnskapsskjema, klikk på Last opp fil.
  • Et mer detaljert regnskap kan lastes opp under Last opp detaljert regnskapsskjema.
  • Det kreves kun attestasjon (mal finnes i Damnett og på Stiftelsen Dams nettsider) og ikke revisjonsberetning fra alle forskningsprosjektene. Attestasjonen lastes opp under Last opp revisjonsberetning eller attestasjon fra budsjettansvarlig.
  • Til slutt er det et felt der du kan skrive inn tilbakemeldinger/spørsmål til prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen før du sender regnskapsrapporteringen videre.
  • Hvis du bare har utført deler av oppgaven og skal åpne opp senere for å fortsette så husk å klikke på knappen Lagre før du går ut av oppgaven, hvis ikke mister du det som er utført.

Når du er ferdig med alt så klikk Fortsett arbeidsflyt (det betyr at alt sendes inn til søkerorganisasjonen) og du får opp en ny boks der du bekrefter denne handlingen. Det sendes da automatisk en e-post til Prosjektkoordinator.

Omfordeling av oppgaven til prosjektkoordinator

Hvis du ikke har mulighet for å scanne de ulike dokumentene for så å laste dem opp i oppgaveboksen, kan du be prosjektkoordinator gjøre ferdig oppgaven. Da skal du ikke klikke på knappen Fortsette arbeidsflyt, men på knappen Omfordel (husk å lagre først). Da overlater du oppgaven til prosjektkoordinator. Du får fram dette bildet:

Du finner navnet på prosjektkoordinator ved å trykke på pilen til høyre i feltet Velg mottaker. Når navnet er valgt trykker du på OK. Oppgaven overføres til prosjektkoordinator. Underskrevet regnskap og eventuelt andre dokumenter du har skaffet som skal lastes opp, må oversendes Prosjektkoordinator i posten.

Omfordeling av oppgaven til økonomiansvarlig

Hvis du som Forsker ønsker å omfordele oppgaven med regnskapsrapporteringen til en annen, for eksempel regnskapsmedarbeider/regnskapskontor, brukes knappen Omfordel i oppgaveboksen. Forutsetningen er at den personen som skal utføre oppgaven er registrert i Damnett og tildelt rollen regnskapsmedarbeider. Først da vil navnet på personene komme opp som et valg. Hvis du ønsker en slik ordning så må du ta kontakt med prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen. Du må også ha en avtale med aktuell person som får en innføring i hva oppgaven består i.

Korrigering av regnskapsrapporten

Regnskapsrapporten kan sendes tilbake til deg hvis det er noe prosjektkoordinator mener du skal endre. Du mottar et epostvarsel om at du har en ny oppgave i Damnett. Oppgaven finner du på samme sted som Fylle ut regnskapsrapport i Oppgaver -> Mine. Kommentar fra prosjektkoordinator finner du i et felt øverst i oppgaveboksen.

Du utfører så aktuelle endringer og kan eventuelt skrive nye tilbakemeldinger/spørsmål til prosjektkoordinator i felt nederst i oppgavevinduet. Trykk deretter Fortsett arbeidsflyt og bekreft som forrige gang.

Denne sløyfen mellom forsker og prosjektkoordinator kan utføres så mange ganger det er behov for det.