Brukerveiledning for søker og prosjektleder i Helse-prosjekter

Versjon av 26.09.2019

Generelt

Velkommen som søker/prosjektleder i Stiftelsen Dams søknadssystem Damnett.

Vår målsetning er at Damnett skal oppleves av nye og erfarne brukere som et nyttig, effektivt og til en stor grad selvforklarende verktøy. Damnett skal bidra til at søknader innhentes og behandles på en god og sikker måte.

Damnett krever pålogging med brukernavn og passord for alle som skal delta i søknadsarbeidet.

Hver bruker skal kun være registrert én gang i systemet. Men en bruker kan ha roller i flere organisasjoner, for eksempel kan man være oppført som søker på søknader fra ulike søkerorganisasjoner. Det er derfor viktig at du ikke registrerer deg på nytt når du vet at du allerede er registrert som bruker i systemet.

Damnett er oppgaveorientert, det vil si at alle prosjektsøknader beveger seg gjennom en prosessflyt hvor de forskjellige rollene i systemet har oppgaver å «sjekke ut» for at søknaden skal komme til neste steg i prosessen. Dette gjelder helt fra en prosjektkoordinator oppretter en prosjektsøknad, via fagutvalgets eventuelle innstilling og tildeling av midler, og til prosjektet er korrekt avsluttet med en innsendt og godkjent sluttrapport.

Brukerstøtte/support

Ved spørsmål til bruken av Damnett, skal du først søke hjelp via brukerveiledningene.

Deretter tar du kontakt med prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen, eventuelt andre erfarne brukere i organisasjonen. Dersom ikke disse kan avhjelpe, kan Stiftelsen Dam kontaktes.

  1. Brukerveiledningen
  2. Prosjektkoordinator
  3. Stiftelsen Dam

Roller

For å kunne utføre oppgaver i Damnett må du være godkjent som bruker i en organisasjon. Da først kan du gis roller i en søknad. De rollene er søker og prosjektleder/forsker.

Rolletilknytningen til søknaden gir deg tilgang til å utføre bestemte arbeidsoppgaver i Damnett. Når du kommuniserer med søkerorganisasjonen, og når du sender søknader og oppgaver videre i Damnett så er det personer i organisasjonen med rollene saksbehandler og prosjektkoordinator du forholder deg til.

Opprette en søknad

Det er kun en godkjent søkerorganisasjon som kan opprette en søknad. I organisasjonen er det prosjektkoordinator eller saksbehandler som oppretter en søknad og gir deg roller i søknaden. Når søknaden blir opprettet mottar du en epost med informasjon om dette. En søknad kan bare opprettes innenfor Stiftelsen Dams søknadsperiode, normalt 2. januar klokken 10 til 15. mars klokken 23.59 (Helse vår) og 1. juni klokken 10 til 15. september klokken 23.59 (Helse høst).

Vær oppmerksom på at organisasjonene opererer med interne frister for opprettelse og innsending som kan være satt vesentlig tidligere enn Stiftelsen Dams frister.

Selve prosjektbeskrivelsen og andre nødvendige vedlegg til søknaden skal lastes inn som PDF, og kan derfor jobbes med og ferdigstilles uavhengig av søknadsskjemaet.

Innlogging

Damnett har nettadressen damnett.no.

Eksisterende bruker

Er du allerede bruker i Damnett så har du et brukernavn og et passord.

Skal du søke i samarbeid med en annen organisasjon så må du be om tilknytning til denne.

Når du er logget inn i Damnett klikker du på navnet ditt opp til høyre og velger Rediger brukerprofil. I fanen Organisasjon kan du søke frem den aktuelle organisasjonen og velge den.

Ny bruker

Alle nye brukere i Damnett må registrere seg selv via Opprette bruker på innloggingssiden.

De vil motta en epost med brukernavn, samt en lenke til en nettside hvor man kan bestemme sitt eget passord. Så snart dette passordet er opprettet og lagret, kan man logge seg inn.

Etter vellykket innlogging velger brukeren en søkerorganisasjon å knytte seg mot og må bli godkjent av denne for å kunne skrive og sende inn søknader.

Første gang du logger deg på kommer du rett inn i et brukerregistreringsskjema (se nedenfor).

Dersom du som bruker har roller i flere organisasjoner vil du få opp disse alternativene og må velge hvilken organisasjon du ønsker å logge inn på.

Dersom du ved en senere anledning ikke skulle huske ditt brukernavn eller passord, kan du få tilsendt dette pr e-post ved å velge Glemt passord eller brukernavn?. I det nye vinduet som kommer opp skriver du inn ditt brukernavn og klikker OK. Du vil da fått tilsendt en lenke til å sette passordet på nytt.

Registrering av brukeropplysninger

Det er viktig at du er nøye i utfyllingen/redigeringen av opplysningene om deg. Du vil ved første gangs innlogging komme direkte inn i dette. Les alle hjelpetekster nøye. Du finner mange hjelpetekster bak det lille spørsmålstegnet ved siden av teksten.

Vær også spesielt oppmerksom på de obligatoriske feltene (rød stjerne) som MÅ være fylt ut for å få lagret.

Dersom du senere skal redigere brukeropplysningene finner du Rediger bruker-funksjonen oppe til høyre når du klikker på navnet ditt. Der kan du også endre passord.

Søknadsskjemaet

Søknadsskjemaet er et nettskjema, og du bør merke deg følgende:

  • Lagring. Det er autolagring i skjemautfyllingen.
  • Timeout. Som i de fleste nettskjemaer er levetiden på 20 minutter. Hvis du ikke har gjort noe i skjemaet på 20 minutter blir du automatisk logget ut.
  • Hjelpetekster. I skjemaet er det lagt inn hjelpetekster. Noen av disse tekstene ligger åpent i skjemaet, mens andre får du fram ved å peke på de små grå rutene med spørsmålstegn.
  • Slette tekst. I felter der du skriver inn tekst kan du merke teksten og slette på vanlig måte. I andre typer felt endrer du på valgene du har. Vedlegg slettes med et kryss (x) bak lenken.

Fylle ut søknaden

Første gang du logger deg inn i Damnett må du fylle ut/redigere dine brukeropplysninger og godkjenne samtykkeerklæringen.

Når du logger deg inn neste gang kommer du alltid inn i fanen Hjem. Alle oppgaver som skal løses finner du i fanen Oppgaver/Mine. Det gjelder også utfylling av søknad.

Skal du skrive flere søknader så har du flere Fylle ut søknad oppgaver. Klikk på Fylle ut søknad og du får opp en listevisning med opplysninger om søknaden(e). Klikk videre på den søknaden du skal jobbe med og du er inne i skjemaet.

Se tips om skjemautfyllingen i vinduet til høyre på skjermen.

Informasjon om prosjektleder og prosjektnavn

Informasjon om prosjektleder hentes direkte fra brukerregistreringen og må endres der hvis noe er feil. Første felt i søknadsskjema som skal fylles ut er prosjektnavnet. Der er det lagt inn navn når søknaden ble opprettet, men dette kan endres i søknadskjemaet.

Del 1: Prosjektlengde, målgruppe og målsetting

Prosjektet i kortform

Beskriv kort prosjektet ditt og hva du vil oppnå. Teksten her skal benyttes på våre nettsider, slik at de som ikke kjenner ditt prosjekt får et klart inntrykk av hva det går ut på.

Prosjektlengde

Her kan du velge om prosjektet skal være ett-, to- eller treårig og du setter inn forventet startdato og sluttdato. For Helse vår er første mulige startdato 1. juli og for Helse høst 1. januar, og prosjektet må startes opp i løpet av det første året. Siste mulige sluttdato for prosjektet er avhengig av prosjektlengden, og vil framgå ved bruk av kalenderen i Sluttdato-feltet. Alle prosjekter har mulighet til å angi sluttdato inn i et ekstra år, et sluttår.

Målgruppe

Det er primærmålgruppen du skal beskrive her. Det gjelder alle spørsmålene om målgruppen som kommer under. I mange prosjekter vil det også være andre målgrupper i tillegg til primærmålgruppen. De kan du beskrive nærmere når du sier noe om målgrupper i prosjektbeskrivelsen.

Alder på målgruppen

Det skal legges inn alder på målgruppen fordelt i aldersgrupper med prosenter. Dette er første gangen du møter på et felt med prosentfordeling. Husk at summen alltid må være 100 prosent.

Antall personer i målgruppen som prosjektet planlegger å nå

Her er vi ute etter hvor mange i denne målgruppen som nås av prosjektet. Fyll inn så godt det lar seg gjøre.

Målsetting for prosjektet

Det er viktig å være så konkret som mulig når du beskriver målsettingen. Målene bør i så stor grad som mulig være målbare. Det gjør det mulig å finne ut i hvor stor grad målene er nådd etter at prosjektet er gjennomført. Se hjelpetekst i skjema.

Hvordan vil du måle grad av måloppnåelse/effekt?

Her skal du si litt om hvordan du vil måle grad av måloppnåelse ut fra de målene du har beskrevet. Se hjelpetekst i skjema.

Del 2: Helsekategori og prosjektaktivitet

Helsekategori, overordnet

Du skal velge den helsekategorien du mener prosjektet i hovedsak hører hjemme i. Du kan kun gjøre ett valg.

Helsekategori, spesifikk

Her kan du kan velge inntil fem kategorier fra en listevisning, men velg så få som mulig for å beskrive hovedmålene for prosjektet. Se forklaringer om hva som faller inn under de forskjellige kategoriene i hjelpeteksten bak spørsmålstegnet i søknadsskjemaet. Les også nøye annen hjelpetekst i søknadsskjemaet om hvordan du bør tenke når du plasserer i kategorier.

Prosjektaktivitet, overordnet

Da har du kommet til et nytt felt med prosenter. Husk at summen må være 100 prosent for at du skal få godkjent utfyllingen.

Prosjekttiltak, spesifikt

Her skal du gå mer spesifikt inn på de aktivitetene som skal gjennomføres i prosjektet, igjen lagt inn slik at summen blir 100 prosent.

Del 3: Organisering og økonomi

Hvor går midlene?

Dette feltet er hovedsakelig tatt med for at vi i Stiftelsen Dam lett kan finne ut hvor mye av midlene vi bevilger som går til aktivitet og tiltak i regi av de tre gruppene. Se for deg aktiviteten i prosjektet og anslå omtrent hvor mye som skal brukes av en eller flere av de tre gruppene.

Frivillighet i prosjektet

Hva er det av frivillig aktivitet i prosjektet og eventuelt tilrettelegging for frivillighet? Beskriv det her. Antall timer med frivillig, ubetalt innsats anslås i feltet under. Det vil selvsagt være en del prosjekter der det ikke er frivillig aktivitet, da setter du 0.

Brukermedvirkning i prosjektet

Stiftelsen Dam er opptatt av brukermedvirkningen i prosjektene og også hvilken betydning prosjektet har for bruker. Beskriv det i dette feltet.

Prosjektets organisering og hvor i Norge skal det foregå

Søkerorganisasjonen er den organisasjonen som har opprettet deg som søker. Mange søkerorganisasjoner har organisasjonsledd (regionslag, fylkeslag, lokallag) som skal gjennomføre prosjektet. Hvis det er tilfelle, er svaret ja her og du legger inn navnet på organisasjonsleddet.

Andre ganger samarbeider organisasjonen med en ekstern instans (for eksempel kommune, institusjon, firma, enkeltmannsforetak) som skal gjennomføre prosjektet. Er dette tilfelle, er svaret ja her og du legger inn type ekstern instans og skriver inn navnet på den eksterne instansen.

For å lokalisere prosjektet får du et spørsmål om prosjektet er landsdekkende. Landsdekkende er det hvis målgruppen i prosjektet er spredd over hele landet. Velger du nei her får du spørsmål om prosjektet foregår på fylkesnivå i ett eller flere fylker. Svarer du ja på det får du opp en valgliste med fylker, og svarer du nei får du opp en valgliste med kommuner. Her kan du skrive inn i feltet og kommunene dukker opp og kan velges.

Dersom deltakerne kommer til et konkret sted for å delta i prosjektet legges postnummer og besøksadresse inn.

Søknadsbudsjett

Innledningsvis finner du her en tekst som sier litt om hva som skal inngå av inntekter og utgifter i budsjettet. Det er samleposter som skal inn i dette budsjettoppsettet, men i tillegg skal du senere laste opp et mer detaljert budsjett.

Hver kolonne i budsjettoppsettet representer prosjektutgiftene for ett prosjektår, og antall kolonner bestemmes ut fra hvilken prosjektlengde du har valgt i Del 1. NB! Merk deg at prosjektåret regnes fra 1. januar til 31. desember for Helse høst, og fra 1. juli til 30. juni for Helse vår.

Beløpene skrives inn i hele tusentall. Kr 20.000 skrives altså slik: 20. Du beveger deg enklest i budsjettet ved bruk av Tab-tasten på tastaturet. Budsjettet har autosummering. Den røde teksten Manglende søknadsbeløp, Budsjettet er ikke i balanse eller Søkt beløp per periode kan ikke overstige 1.000.000 forsvinner når godkjente søknadsbeløp er fylt inn og det er balanse mellom inntekter og utgifter.

Del 4: Sammendrag og vedlegg

Sammendrag

Sammendraget er en viktig del av søknaden. Det består av flere av feltene fra del 1. I tillegg kommer de tre feltene som du fyller ut her. Feltene har begrensninger på antall tegn.

Vedlegg

Alle vedlegg må være i PDF-format (se også forklarende tekst i skjemaet).

Vedleggene lastes inn ved å trykke på Last opp fil. Når det er lastet opp får du opp en vedleggslenke.

Det er to obligatoriske vedlegg, prosjektbeskrivelse og spesifisert budsjett. Bak spørsmålstegnet i skjemaet finner du informasjon om hva en prosjektbeskrivelse bør inneholde og litt om hva du skal spesifisere i budsjettvedlegget.

Det kan i tillegg lastes opp andre vedlegg, men husk at unødige vedlegg kan virke mer forstyrrende enn oppklarende. Ved opplasting benevnes disse vedleggene i et eget felt.

Del 5: Fordeling til saksordfører

Del 5 av skjemaet er laget for å hjelpe oss i arbeidet med fordelingen av søknader til de fagpersonene som skal vurdere søknaden. Mange av de opplysningene du har gitt tidligere i skjemautfyllingen vil brukes i fordelingsarbeidet, og når du har lagt inn hvilke fagperson(er) som er involvert i prosjektet, og nøkkelord som ellers ikke er dekket av skjemautfyllingen, så havner søknaden til vurdering der den hører hjemme.

Del 6: Spørreundersøkelse

Her skal du svare på noen korte spørsmål om hvordan du har opplevd søknadsprosessen. Disse spørsmålene har ingenting å si for behandlingen av søknaden og det kreves ingen spesielle forberedelser for å svare på dem.

Oppgavevinduet Fylle ut søknad

Vinduet Fylle ut søknad har du alltid til høyre på skjermen når du er inne i søknaden. Her finner du lenke til denne brukerveiledningen, samt informasjon om hvordan lagring og navigering skjer i søknadsskjema og oppgaveboksen. Nederst er det et felt der du kan skrive inn spørsmål og kommentarer til saksbehandler/prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen før du sender den videre.

Klikk Fortsett og deretter Send inn til organisasjonen i nytt vindu som kommer opp. Det sendes da automatisk en epost til saksbehandler.

Korrigering av søknaden

Søknaden kan sendes tilbake til deg for fornyet utfylling hvis saksbehandler/prosjektkoordinator har noen forslag til endringer eller andre kommentarer som krever endringer. Du mottar et epostvarsel om at du har fått en ny oppgave i Damnett. Oppgaven finner du på samme sted som og den heter fortsatt Fylle ut søknad. Saksbehandler/Prosjektkoordinator har da helt sikkert kommentert noe eller foreslått endringer. Denne kommentaren finner du i oppgaveboksen.

Du går inn i søknaden og gjør endringer og forbedringer. Du skriver eventuelt nye spørsmål/kommentarer i oppgaveboksen til saksbehandler og sender søknaden tilbake til saksbehandler på samme måte som sist gang. Denne sløyfen mellom Søker og Saksbehandler kan utføres så mange ganger det er behov for.

Omfordele

Bak navnet ditt i vinduet har du en lenke til omfordeling av søknaden. Den bruker du kun når denne oppgaven (Fylle ut søknad) skal utføres/fullføres av prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen. Du gir da fra deg hele oppgaven.

Når du klikker Omfordel så får du opp et nytt vindu der du velger prosjektkoordinator som mottaker, og du kan legge inn en kommentar til ham/henne. NB! Prosjektkoordinator kan ikke omfordele tilbake til deg.

Strukturen i Damnett

Når du logger inn i Damnett kommer du alltid i underfanen Hjem. I tillegg har du tre hovedfaner, Oppgaver, Søknader og prosjekter og Organisasjon. Uansett hvor du står, kan du trykke på Damnett-logoen oppe til venstre og du kommer tilbake til Hjem.

Oppgaver

Oppgaver har tre underfaner. Mine, Mine nylig oppdaterte og Mine utførte.

Under Mine får du opp alle uløste oppgaver som du har. De er sortert på type oppgave. Ved å klikke på oppgavetype får du opp en listevisning over de aktuelle oppgavene og du kan velge den oppgaven du skal inn og løse.

Under Mine nylig oppdaterte får du opp en listevisning over nylig oppdaterte oppgaver. Under Mine utførte får du opp samme type liste som under Mine nylig oppdaterte.

Søknader og prosjekter

Denne fanen har syv underfaner. Oppslag, Utkast, Søknader, Prosjekter, Arkiverte, Alle og Ikke innsendte.

Det er søknader og prosjekter du har en rolle i og de er sortert under fanene ut fra «livsløpet» fra utkast til arkivert. I tillegg har du en fane for alle og en for de utkastene det aldri ble noe av.

Du har også en søk-funksjon i fanen Oppslag for å kunne søke fram en søknad/prosjekt.

Organisasjon

I denne fanen finner du informasjon om søkerorganisasjonen du er søker i.

Faner i søknaden

Når du går inn i en søknad fra Søknader og prosjekter så har søknaden følgende faner:

Søknad der du har lesetilgang på hele søknaden på vanlig måte ved å klikke på overskriftene for å åpne og lukke det som er fylt inn.

Roller der du ser hvem som har de ulike rollene i søknaden/prosjektet.

Økonomi der du får oversikt over økonomien i søknaden/prosjektet. Når prosjektet kommer i gang, og det legges inn justerte tall i budsjettet i framdriftsrapporten, regnskap sendes inn og så videre, så får du hele oversikten her.

Kommunikasjon der du får en oversikt over det som har vært av korrespondanse og merknader. Der vil du finne alle eposter og annen korrespondanse som har gått ut i forbindelse med søknadsprosessen og senere i prosjektperioden som du har tilgang til.

Arbeidsflyt der du ser de oppgavene du selv har utført.

Utskrifter der du har du flere utskriftsmuligheter.

Fremdriftsrapporter (2. og 3. års søknad)

Det bevilges midler kun for ett år av gangen. Prosjekter som er innstilt for flere år, må derfor søke på nytt hvert år ved å sende inn en fremdriftsrapport. For Helse vår er rapporteringsfristen inn til Stiftelsen Dam 15. mars, for Helse høst er fristen 15. september. OBS! Organisasjonene har en tidligere frist inn til seg. Denne må du sjekke opp.

Oppgaven Fylle ut fremdriftsrapport finner du i fanen Oppgaver/Mine. Har du flere pågående prosjekter kan du ha flere slike oppgaver. Klikk på Fylle ut fremdriftsrapport og du får opp en listevisning med opplysninger om prosjektet(ene). Klikk deretter på det prosjektet du skal jobbe med og du er inne i oppgaven. Bildet åpner seg i fanen Økonomi slik at du ser hele økonomioversikten i prosjektet. For å se opplysninger fra søknaden må du gå til fanen Søknad.

Alt du skal gjøre i forbindelse med fremdriftsrapportering gjør du i vinduet til høyre. Utfyllingsfeltene finner du bak seks overskrifter som du klikker på for å få frem eller skjule feltene. Det du skal gjøre skal være godt forklart i den veiledningsteksten du finner til de ulike feltene.

NB! Husk å se på fagutvalgets forutsetninger/kommentarer til bevilgningen og andre kommentarer/avtalte endringer i prosjektet. Det finner du i fanen Kommunikasjon.

Merk deg også at prosjektåret regnes fra 1. januar til 31. desember for Helse høst, og fra 1. juli til 30. juni for Helse vår.

Når utfyllingen er ferdig klikk Fortsett og bekreft innsendingen med Send inn (det vil si at du sender fremdriftsrapporten videre til søkerorganisasjonen/saksbehandler). Det sendes da automatisk en epost til saksbehandler.

Resultatet av tildelingen

Etter at Stiftelsen Dam har offentliggjort tildelingen, kan du sjekke resultatet i Damnett. Prosjektene vil nå ligge i fanen Søknader og prosjekter.

Innvilgede prosjektet vil du finne under overskriften Prosjekter, mens de avslåtte vil ligge under Arkiverte.

På de innvilgede vil fagutvalgets offisielle kommentar ligge under fanen Kommunikasjon (når du har åpnet prosjektet). For søknader som er avslått gis det innsyn i fagutvalgets vurderinger. Den sendes ut i en epost, men legges også under fanen Kommunikasjon.

Levere tilleggsinformasjon (utbetalingsforbehold)

På enkelte prosjekter kan det være satt et utbetalingsforbehold for 2. eller 3. års tildeling. Det betyr at det må leveres tilleggsinformasjon som skal godkjennes av Stiftelsen Dam før prosjektmidlene blir klargjort for utbetaling.

Om det foreligger et utbetalingsforbehold framkommer av Stiftelsen Dams offisielle kommentar til bevilgningen. I tillegg vil prosjektleder motta en oppgave i Damnett om å levere tilleggsinformasjon. Dette varsles med en epost med overskriften «Damnett: Levere tilleggsinformasjon – utbetalingsforbehold». Forbeholdet vil framgå av eposteksten og vil også finnes under første punktet Kommunikasjon i oppgaveboksen når du har åpnet oppgaven i Damnett. Hele den offisielle kommentaren finnes i fanen Kommunikasjon.

Alt du skal gjøre i forbindelse med fremdriftsrapportering gjør du i vinduet til høyre. Utfyllingsfeltene finner du bak fire overskrifter som du klikker på for å få frem eller skjule feltene. Det du skal gjøre skal være godt forklart i den veiledningsteksten du finner til de ulike feltene. Den fremdriftsrapporten du sendte inn tidligere vil du finne ved å åpne fanen Arbeidsflyt og klikke på Fylle ut fremdriftsrapport.

Dersom tilleggsinformasjonen ikke godkjennes, enten av prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen eller av Stiftelsen Dam, mottar du en ny epost og en ny oppgave i Damnett med å levere tilleggsinformasjon. Tilbakemeldingen fra søkerorganisasjonen eller Stiftelsen Dam om hvorfor tilleggsinformasjonen ikke er godkjent finner du i det nye vinduet under Kommunikasjon.

Sluttrapportering

Generelt

Alle prosjekter som er igangsatt skal sluttrapporteres. Søkerorganisasjonen har frist for sluttrapportering til Stiftelsen Dam tre måneder etter prosjektets sluttdato. Det er denne fristen du ser i oppgaveboksen. OBS! Organisasjonene har frister tidligere enn dette, så ta kontakt med din søkerorganisasjon for å få fristen.

Etter at et prosjekt har fått sin siste bevilgning gjøres oppgaven Fylle ut sluttrapport klar i Damnett. Du vil da motta en epost med overskriften «Damnett: Sluttrapportoppgaven er klargjort».

Gå til fanen Oppgaver|Mine. Der vil du se alle uløste oppgaver. Den oppgaven du har fått nå er Fylle ut sluttrapport. Har du flere prosjekter som skal sluttrapportere kan du ha flere Fylle ut sluttrapport oppgaver. Klikk på Fylle ut sluttrapport og du får opp en listevisning med opplysninger om prosjektet(ene).

Fylle ut sluttrapport

Når du nå klikker på prosjektnummer eller prosjektnavn er du inne i oppgaven. Bildet åpner seg i fanen Søknad slik at du kan gå inn og se på de ulike delene av søknaden. Trenger du å se på økonomien i prosjektet bytter du til fanen Økonomi.

Alt du skal gjøre i forbindelse med sluttrapportering gjør du i oppgaveboksen til høyre. Der finner du også link til veiledning om sluttrapportering. I dette vinduet er det et skrollefelt på høyre side som du må benytte for å se alt innholdet.

Her skal du utføre følgende:

  • Legge inn et sammendrag av sluttrapporten. Dette er inndelt i seks felter med begrensninger på antall tegn:
    • Målsetting, målgruppe og bakgrunn for prosjektet.
    • Beskriv i hvilken grad oppsatte effektmål ble nådd (ref. søknadsskjemaet).
    • Antall personer i målgruppen nådd av prosjektet.
    • Prosjektgjennomføring/ metode.
    • Resultater og resultatvurdering.
    • Oppsummering og videre planer.
  • Svare på 11 egenevalueringsspørsmål
  • Opplyse om eventuelle produkter i prosjektet.
  • Laste opp sluttrapport som ett dokument – NB! Kun PDF.
  • Til slutt har du et felt der du kan skrive inn spørsmål og kommentarer til prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen før du sender sluttrapporten.

NB! Husk å lagre hvis du jobber i vinduet og du ønsker å ta vare på det du har lagt inn. Lagring skjer ikke automatisk. Når du er ferdig klikk Fortsett (det vil si at du sender sluttrapporten videre til søkerorganisasjonen/prosjektkoordinator) og du får opp et nytt vindu der du må bekrefte denne handlingen. Det sendes da automatisk en e-post til prosjektkoordinator.

Korrigering av sluttrapporten

Sluttrapporten kan sendes tilbake til deg hvis prosjektkoordinator har noen forslag til endringer. Du mottar et epostvarsel om at du har fått en ny oppgave i Damnett. Oppgaven finner du på samme sted i Oppgaver|Mine.  Prosjektkoordinator har da helt sikkert kommentert/foreslått noe. Denne kommentaren finner du i oppgaveboksen.

Du gjør endringer og forbedringer. Skriver eventuelt nye spørsmål/kommentarer til prosjektkoordinator og sender sluttrapporten tilbake til prosjektkoordinator på samme måte som sist gang. Denne sløyfen mellom Søker og Prosjektkoordinator kan utføres så mange ganger det er behov for.

Sluttrapporten ikke godkjent

Det er prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen som sender inn sluttrapporten til Stiftelsen Dam. Dersom Stiftelsen Dam ikke godkjenner sluttrapporten vil den bli sendt direkte tilbake til deg som prosjektleder med kommentarer. Du vil da bli varslet med en epost. Etter at rettelser er gjort sendes sluttrapporten inn igjen til prosjektkoordinator som beskrevet ovenfor.

Regnskapsrapportering

Generelt

Alle prosjekter som har mottatt midler fra Stiftelsen Dam skal levere regnskap.

I ordningen Helse er det regnskapsrapportering kun ved avslutning, slik at det leveres bare ett prosjektregnskap for hele prosjektperioden. Regnskapsskjemaet opprettes automatisk ved siste tildeling til prosjektet, og prosjektleder får en epost om at oppgaven Fylle ut regnskapsrapport er opprettet. Når regnskapsrapporten sendes inn går den til prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen, som videresender til Stiftelsen Dam.

Frist for innsending

Stiftelsen Dams frist for innsending av regnskapsrapporter på Helse er den samme som for sluttrapport, det vil si tre måneder etter prosjektets sluttdato. Det er denne datoen som kommer opp som frist i oppgaven Fylle ut regnskapsrapport. Dersom sluttdato endres vil sluttrapportfristen forskyves tilsvarende. Søkerorganisasjonen skal kvalitetssikre regnskapsrapporteringen og har en tidligere frist for innsending enn fristen i oppgaveboksen. Denne fristen må avklares med søkerorganisasjonen.

Fylle ut regnskapsrapport

Oppgaven finner du i fanen Oppgaver|Mine. Der ser du alle uløste oppgaver du har. Oppgaven du nå skal løse heter Fylle ut regnskapsrapport. Har du flere prosjekter som skal  regnskapsrapportere vil du finne en oppgave for hvert prosjekt. Oppgavene kan ligge under ulike frister og prosjektinfo kommer fram ved å klikke på lenke Fylle ut regnskapsrapport.

Når du klikker linjen som viser prosjektinformasjonen kommer du inne i oppgaven. Bildet åpner seg i fanen Økonomi. Her framkommer alle budsjettall fra opprinnelig søknad og fra de justerte budsjettene i prosjekter som går over to eller tre år. Hvis du har behov for å se på selve søknaden med vedlegg, gå til fanen Søknad.

Alt du skal gjøre finner du i oppgaveboksen til høyre i bildet. Der finner du også link til informasjonsside om regnskap på Stiftelsen Dams nettsider og brukerveiledning.

I oppgavevinduet skal du utføre følgende:

  • Alle hvite felter fylles ut med korrekte Det må settes inn en 0 der hvor det ikke er utgifter eller inntekter. Og husk at ubrukt beløp ikke kan være negativt/under null. Klikk på knappen Lagre.
  • Klikk så på knappen Skriv ut regnskapsskjema og ta en utskrift. Utskriften av regnskapsskjemaet skal alltid underskrives av prosjektleder. Om det skal være flere underskrifter på selve skjemaet, eller om det skal leveres attestasjon eller revisorberetning, se under linken Se regler om regnskapsrapportering her i oppgavevinduet.
  • Underskrevet regnskapsskjema scannes, lagres på egen PC, og lastes så opp under Last opp underskrevet regnskapsskjema, klikk på Last opp fil.
  • Et mer detaljert regnskap kan lastes opp under Last opp detaljert regnskap. Dette anbefales i de fleste prosjekter.
  • Må det fremskaffes attestasjon/revisjonsberetning lastes denne opp under Last opp revisjonsberetning eller attestasjon fra budsjettansvarlig. Link til de to malene finner du under spørsmålstegnet.
  • Til slutt er det et felt der du kan skrive inn tilbakemeldinger/spørsmål til prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen.
  • Hvis du bare har utført deler av oppgaven og skal åpne opp senere for å fortsette så husk å klikke på knappen Lagre før du går ut av oppgaven, hvis ikke mister du det som er utført.

Når du er ferdig med alt klikker du Fortsett, som betyr at alt sendes inn til søkerorganisasjonen, og du får opp et nytt vindu der du fullfører med å klikke Send inn. Det sendes da automatisk en epost til prosjektkoordinator om at du har sendt inn regnskapet.

Omfordeling av oppgaven til prosjektkoordinator

Hvis du ikke har mulighet for å scanne de ulike dokumentene for så å laste dem opp i oppgaveboksen eller hvis det er organisasjonen som ordner med revisjon, kan du be prosjektkoordinator gjøre ferdig oppgaven. Da skal du ikke klikke på knappen Fortsette, men på lenken Omfordel (husk å lagre først) som ligger bak navnet ditt øverst i oppgaveboksen. Da overlater du oppgaven til prosjektkoordinator.

Omfordeling av oppgaven til en økonomiansvarlig

Hvis du som prosjektleder ønsker å omfordele oppgaven med regnskapsrapporteringen til for eksempel en regnskapsmedarbeider/regnskapskontor, brukes lenken Omfordel som beskrevet ovenfor. Forutsetningen er at personen som skal utføre oppgaven er registrert i Damnett og er tildelt rollen regnskapsmedarbeider på prosjektet, samt har fått innføring i hva oppgaven består i. Dette må ordnes av prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen.

Korrigering av regnskapsrapporten

Regnskapsrapporten kan sendes tilbake til deg hvis det er noe prosjektkoordinator mener du skal endre. Du mottar et epostvarsel om at du har en ny oppgave i Damnett. Oppgaven finner du som Fylle ut regnskapsrapport på samme sted i Oppgaver|Mine. Kommentar fra prosjektkoordinator finner du i et felt øverst i oppgaveboksen.

Du utfører aktuelle endringer og kan eventuelt skrive nye tilbakemeldinger/spørsmål til prosjektkoordinator i felt nederst i oppgaveboksen. Klikk deretter Fortsett og du får opp et nytt vindu der du fullfører med å klikke Send inn.

Denne sløyfen mellom Prosjektleder og Prosjektkoordinator kan utføres så mange ganger det er behov for det.