Brukerveiledning Ekstraprogram i forbindelse med koronaepidemien

Versjon av 25.03.2020.

Prosjektkoordinatorens rolle

Prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen har det overordnede ansvaret for å oppdatere informasjonen om egen organisasjon, opprette de aktuelle søknadene organisasjonen skal være ansvarlig søker for, legge til (invitere) personer som skal bidra i utformingen av søknaden(e), samt sikre at søknaden er fullstendig når den sendes inn. Den enkelte søkerorganisasjon og prosjektkoordinator må selv etablere rutiner som sørger for at dette ansvaret oppfylles.

I det følgende beskrives tilgang, registrering av informasjon om søkerorganisasjonen og opprettelse og innsending av søknad.

Tilgang og innlogging for prosjektkoordinator

All innlogging skjer etter invitasjon. Søkerorganisasjonens prosjektkoordinator registreres som organisasjonens primære administrator og mottar en invitasjon per epost fra SurveyMonkey Apply. Sjekk i søppelboksen dersom du ikke finner eposten i innboksen din. Avsender av eposten er Stiftelsen Dam.

Når du klikker på Join Now i eposten videresendes du til en side hvor du bes om å opprette et passord, godta personvernerklæringen og opprette konto (Bilde 1).

Bilde 1. Side for registrering og opprettelse av konto.

Når du har opprettet konto sendes du videre til en velkomsthilsen hvor du klikker på Continue to site. Du kommer da inn i selve systemet.

På alle sider i systemet vil det på den øverste linjen vises informasjon knyttet til deg som bruker, mens linjen under viser informasjon om organisasjonen. Du kan redigere informasjon om deg selv ved å klikke på navnet ditt øverst til høyre. Du kan også alltid finne dine søknader ved å klikke på «My Applications».

Etter første gangs innlogging kan man logge inn på siden: www.dam.smapply.io.

Dersom du, til tross for at du vet at din brukerkonto er aktivert og at du benytter riktig brukernavn (den e-posten som er registrert i systemet) og passord, har problemer med å logge inn i systemet må du kontakte support hos SurveyMonkey Apply på support@smapply.io.

Informasjon om søkerorganisasjonen

Før du klikker deg videre til programmet ønsker vi at du skal sjekke og oppdatere informasjonen om søkerorganisasjonen din. Det gjør du ved å klikke på Manage organization oppe til høyre (rød pil, Bilde 2).

Under Manage organization skal du legge inn informasjon om søkerorganisasjonen. Vi ønsker at du registrerer informasjon i alle felt i skjemaet (Bilde 3).

Bilde 2. Landingssiden på SurveyMonkey Apply.
Bilde 3. Informasjon om organisasjonen.

Legge til samarbeidspartnere

Personer som skal bidra i arbeidet med å utarbeide søknader eller å administrere organisasjonen må legges til som medlemmer under Manage Organization. Herfra kan du også sende registrerte medlemmer en ny invitasjon til systemet.

Ved å klikke på Members (rødt rektangel, Bilde 3) sendes du videre til en ny side (Bilde 4) hvor du kan velge å legge til personer. Når du klikker på  Add Member (rødt rektangel, Bilde 4) åpnes et nytt vindu (Bilde 5) hvor du registrerer informasjon om personen og inviterer vedkommende inn i systemet. Personene skal som hovedregel gis rollen non-administrator, og det bør krysses av for Notify member by email that they have been added.

Bilde 4. Administrere søkerorganisasjonens brukere.
Bilde 5. Legge til ressurspersoner og samarbeidspartnere.

Dersom flere skal ha administratorrolle for organisasjonen kan du endre det ved å velge Toggle role under Actions etter at personen(e) er markert (gul pil, Bilde 4). Du kan også endre rolle ved å klikke på de tre prikkene lengst til høyre for den enkelte person. Dersom du skal overføre rollen som organisasjonens Primary administrator må du gjøre dette nederst på Profile-fanen under Manage organization (grønn pil, Bilde 3).

Personer som legges til vil motta en invitasjon per epost fra systemet med link til registrering og opprettelse av passord (be dem sjekke søppelinnboksen dersom de ikke mottar eposten). Merk at de MÅ aktivere sin brukerkonto ved å klikke på linken i e-posten og fullføre registreringen/aktivere brukerkontoen, før de får mulighet til å bidra i utformingen av søknader. Ved senere innlogging MÅ den epostadressen som er registrert på dem i SurveyMonkey Apply alltid benyttes.

Opprettelse av søknad

Når du har oppdatert informasjonen om søkerorganisasjonen og lagt til aktuelle personer kan du gå tilbake til landingssiden ved å klikke på Dam øverst til venstre.

På landingssiden klikker du på View programs og sendes videre til aktive programmer. Du kan velge listevisning ved å klikke på de tre linjene til høyre for søkefeltet.

For deg er det programmet Stiftelsen Dam: Ekstraprogram i forbindelse med koronaepidemien som er aktuelt. Klikk på More under dette og det åpnes en side med kortfattet informasjon om programmet og en mulighet for å søke om midler.

Klikk på APPLY til høyre i bildet for å komme videre. Da bes du først om å oppgi navn på søknaden din og sendes så videre til oversikten for den aktuelle søknaden (Bilde 6).

Bilde 6. Søknadsbildet.

Samarbeidspartnere og roller i søknaden

I søknadsbildet kan du klikke på Add Member or Team (grønn pil, Bilde 6) for å legge til personer fra listen over samarbeidspartnere som du har lagt inn som organisasjonens Members under Manage organization. Husk at dersom du ønsker å legge til andre personer enn de som fremkommer i listen må du først legge dem til under Manage organization (beskrevet under avsnittet Legge til samarbeidspartnere).

Personene du legger til i søknaden vil motta en epost hvor de inviteres til å samarbeide om søknaden. Dersom de allerede har aktivert sin brukerkonto vil de, når de klikker på linken i eposten, komme rett til en oversikt over søknadene de er involvert i. Derfra kan de klikke seg videre til den enkelte søknad.

Dersom de ikke kommer direkte inn i søknaden når de klikker på linken i eposten skyldes dette sannsynligvis at de ikke har aktivert sin brukerkonto. Du kan da sende dem en ny invitasjon til systemet, slik at de kan fullføre aktiveringen av brukerkontoen.

Den som har opprettet søknaden blir automatisk oppført som eier av prosjektet, men du kan endre denne rollen i søknadsbildet ved å klikke på de tre prikkene til høyre for navnet på den du ønsker at skal være eier (gul sirkel, Bilde 6) og velge Project Owner i menyen som dukker opp. Kun administratorer, og den som eventuelt er gitt rollen som eier av prosjektet av administrator, kan redefinere hvem av personene som er tilknyttet søknaden som skal ha rollen som eier.

Klikk på Oppgave: Søknad i venstre meny for å komme til skjema for utfylling av selve søknadsskjemaet (rød pil, Bilde 6). For å komme tilbake til søknadssiden kan du klikke på Back to application.

Utarbeidelse og innsending av søknaden

Alle personer som er lagt til i søknaden kan skrive i og ferdigstille søknadsskjemaet, men det er kun den som har rollen Project owner som kan sende den inn. Heller ikke organisasjonens administrator har mulighet for å sende inn søknaden, dersom ansvaret som eier er delegert til noen andre.

Utarbeidelsen av selve søknadsskjemaet forventes i stor grad å være selvforklarende.

Når søknaden er ferdig utarbeidet og klar for innsending må den som er definert som eier av søknaden se over søknaden og sende den inn. For å gjøre dette klikker vedkommende først på Review (rødt rektangel, Bilde 6). Når innholdet i søknaden er gjennomgått sendes den inn ved å trykke på Submit your application (rød pil, Bilde 7).

Bilde 7. Innsending av søknad.

Når søknaden er sendt inn mottas en bekreftelse fra søknadssystemet per epost. Etter innsending kan du også til enhver tid se status på din søknad under oversikten My applications.

Søkerorganisasjonen er ansvarlig for innholdet i søknaden, og vi anbefaler at prosjektkoordinator, eller evt en annen person i organisasjonen som er involvert i prosjektet, står som eier og dermed har ansvar for siste sjekk og innsending av søknaden.

Etter innsending sendes søknaden videre til fagutvalget for programmet, og det gjennomføres to uavhengige vurderinger av søknaden. Disse utgjør grunnlaget for om søknaden innvilges eller avslås.

Når beslutning er fattet sendes det e-post med informasjon om søknadens utfall til alle som er involvert i utformingen av søknaden.

Support

Sjekk vår FAQ-oversikt med spørsmål og svar om programmet her.

Dersom det dukker opp andre spørsmål underveis kan du kontakte marie@dam.no.

Dersom du opplever tekniske problemer med siden eller med din brukerkonto kan du kontakte support hos SurveyMonkey Apply på support@smapply.io.