Brukerveiledning SurveyMonkey Apply

Her finner du brukerveiledning for rollene prosjektkoordinator og søker i Stimuleringsprogram for helsefrivilligheten og Frivillighetens program for besøk og aktivitet for sårbare eldre.

Prosjektkoordinatorens rolle

Prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen har det overordnede ansvaret for å oppdatere informasjonen om egen organisasjon, opprette de aktuelle søknadene organisasjonen skal være ansvarlig søker for, legge til (invitere) personer som skal bidra i utformingen av søknaden(e), samt sikre at søknaden er fullstendig når den sendes inn. Den enkelte søkerorganisasjon og prosjektkoordinator må selv etablere rutiner som sørger for at dette ansvaret oppfylles.

I det følgende beskrives tilgang, registrering av informasjon om søkerorganisasjonen og opprettelse og innsending av søknad.

Tilgang og innlogging for prosjektkoordinator

All innlogging skjer etter invitasjon. Alle som er registrert som prosjektkoordinator i organisasjoner med søkerrett hos Stiftelsen Dam skal ha rollen som organisasjonens primære administrator og skal tidligere ha mottatt en invitasjon til dam.smapply.io per e-post fra søknadssystemet SurveyMonkey Apply.

Dersom du tidligere har aktivert din brukerkonto kan du gå til dam.smapply.io og logge inn med ditt brukernavn og passord.

Dersom du ikke har aktivert din brukerkonto tidligere kan du gjøre det nå ved å klikke på Join Now-linken i e-posten. Du videresendes da til en side hvor du bes om å opprette et passord, godta personvernerklæringen og opprette konto (Bilde 1). Sjekk i søppel-boksen dersom du ikke finner e-posten i innboksen din.

Bilde 1. Side for registrering og opprettelse av konto.

Når du har opprettet konto sendes du videre til en velkomsthilsen hvor du klikker på Continue to site. Du kommer da inn i selve systemet.

På alle sider i systemet vil det på den øverste linjen vises informasjon knyttet til deg som bruker, mens linjen under viser informasjon om organisasjonen. Du kan redigere informasjon om deg selv ved å klikke på navnet ditt øverst til høyre. Du kan også alltid finne dine søknader ved å klikke på My Applications.

Dersom du, til tross for at du vet at din brukerkonto er aktivert og at du benytter riktig brukernavn (den e-posten som er registrert i systemet) og passord, har problemer med å logge inn i systemet må du kontakte support hos SurveyMonkey Apply på support@smapply.io. Se mer informasjon om support her.

Informasjon om søkerorganisasjonen

Før du klikker deg videre til det aktuelle programmet ønsker vi at du skal sjekke og oppdatere informasjonen om søkerorganisasjonen din. Det gjør du ved å klikke på Manage organization oppe til høyre (rød pil, Bilde 2).

Under Manage organization skal du legge inn informasjon om søkerorganisasjonen. Vi ønsker at du registrerer informasjon i alle felt i skjemaet (Bilde 3).

Bilde 2. Landingssiden på SurveyMonkey Apply.
Bilde 3. Informasjon om organisasjonen.

Legge til samarbeidspartnere

Personer som skal bidra i arbeidet med å utarbeide søknader eller å administrere organisasjonen må legges til som medlemmer under Manage Organization. Herfra kan du også sende registrerte medlemmer en ny invitasjon til systemet.

Ved å klikke på Members (rødt rektangel, Bilde 3) sendes du videre til en ny side (Bilde 4) hvor du kan velge å legge til personer. Når du klikker på  Add Member (rødt rektangel, Bilde 4) åpnes et nytt vindu (Bilde 5) hvor du registrerer informasjon om personen og inviterer vedkommende inn i systemet. Personene skal som hovedregel gis rollen non-administrator, og det bør krysses av for Notify member by email that they have been added.

Bilde 4. Administrere søkerorganisasjonens brukere.
Bilde 5. Legge til ressurspersoner og samarbeidspartnere.

Dersom flere skal ha administratorrolle for organisasjonen kan du endre det ved å velge Toggle role under Actions etter at personen(e) er markert (gul pil, Bilde 4). Du kan også endre rolle ved å klikke på de tre prikkene lengst til høyre for den enkelte person.

Personer som legges til vil motta en invitasjon per e-post fra systemet med link til registrering og opprettelse av passord (be dem sjekke søppel-innboksen dersom de ikke mottar e-posten). Merk at de MÅ aktivere sin brukerkonto ved å klikke på linken i e-posten og fullføre registreringen/aktivere brukerkontoen, før de får mulighet til å bidra i utformingen av søknader. Ved senere innlogging MÅ den e-postadressen som er registrert på dem i SurveyMonkey Apply alltid benyttes.

Dersom organisasjonen ønsker å bytte primær administrator gjøres dette nederst i Manage Organization-bildet (Bilde 3).

Opprettelse av søknad

Når du har oppdatert informasjonen om søkerorganisasjonen og lagt til aktuelle personer kan du gå tilbake til landingssiden ved å klikke på Dam øverst til venstre.

På landingssiden klikker du på View programs og sendes videre til aktive programmer. Du kan velge listevisning ved å klikke på de tre linjene til høyre for søkefeltet.

For deg er det Stimuleringsprogram for helsefrivilligheten eller Frivillighetens program for besøk og aktivitet for sårbare eldre som er aktuelt. Klikk på More under det programmet du skal søke gjennom, så åpnes en side med kortfattet informasjon om programmet og en mulighet for å søke om midler.

Klikk på APPLY til høyre i bildet for å komme videre. Da bes du først om å oppgi navn på søknaden din og sendes så videre til oversikten for den aktuelle søknaden (Bilde 6).

Se eksempel på søknadsskjemaet for Stimuleringsprogrammet her.

Se eksempel på søknadsskjemaet for Aktivitetsprogrammet her.

Bilde 6. Søknadsbildet.

Samarbeidspartnere og roller i søknaden

I søknadsbildet kan du klikke på Add Member or Team (grønn pil, Bilde 6) for å legge til personer fra listen over samarbeidspartnere som du har lagt inn som organisasjonens Members under Manage organization. Husk at dersom du ønsker å legge til andre personer enn de som fremkommer i listen må du først legge dem til under Manage organization (beskrevet under avsnittet «Legge til samarbeidspartnere»).

Personene du legger til i søknaden vil motta en e-post hvor de inviteres til å samarbeide om søknaden. Dersom de allerede har aktivert sin brukerkonto vil de, når de klikker på linken i e-posten, komme rett til en oversikt over søknadene de er involvert i. Derfra kan de klikke seg videre til den enkelte søknad.

Dersom de ikke kommer direkte inn i søknaden når de klikker på linken i e-posten skyldes dette sannsynligvis at de ikke har aktivert sin brukerkonto. Du kan da sende dem en ny invitasjon til systemet, slik at de kan fullføre aktiveringen av brukerkontoen.

Den som har opprettet søknaden blir automatisk oppført som eier av prosjektet, men du kan endre denne rollen i søknadsbildet ved å klikke på de tre prikkene til høyre for navnet på den du ønsker at skal være eier (gul sirkel, Bilde 6) og velge Project Owner i menyen som dukker opp. Kun administratorer, og den som eventuelt er gitt rollen som eier av prosjektet av administrator, kan redefinere hvem av personene som er tilknyttet søknaden som skal ha rollen som eier.

Utarbeidelse og innsending av søknaden

Under Your tasks i søknadsbildet fremkommer de oppgavene som må fullføres.

Klikk på Oppgave: Søknadsskjema og fyll inn opplysningene som etterspørres i skjemaet. Alle personer som er lagt til i søknaden kan skrive i og ferdigstille søknadsskjemaet. Utfyllingen av feltene i selve søknadsskjemaet forventes i stor grad å være selvforklarende.

Når søknaden er ferdig utarbeidet og klar for innsending må den som er definert som eier av søknaden se over søknaden og sende den inn. For å gjøre dette klikker vedkommende først på Review (rødt rektangel, Bilde 6). Når innholdet i søknaden er gjennomgått sendes den inn ved å trykke på Submit your application (rød pil, Bilde 7).

Bilde 7. Innsending av søknad.

Når søknaden er sendt inn mottas en bekreftelse fra søknadssystemet per e-post. Etter innsending kan du også til enhver tid se status på din søknad under oversikten My applications.

Søkerorganisasjonen er ansvarlig for innholdet i søknaden, og vi anbefaler at prosjektkoordinator, eller evt en annen person i organisasjonen som er involvert i prosjektet, står som eier og dermed har ansvar for siste sjekk og innsending av søknaden.

Etter innsending sendes søknaden videre til fagutvalget for programmet. Vurderingene fagutvalget gjør utgjør grunnlaget for om søknaden innvilges eller avslås.

Når beslutning er fattet sendes det e-post med informasjon om søknadens utfall til alle som er involvert i utformingen av søknaden.

Support

Sentral informasjon finnes i programmets utlysning og i Ofte stilte spørsmål-siden. Du finner disse sidene her:

Utlysning Stimuleringsprogram

FAQ Stimuleringsprogram

Utlysning Aktivitetsprogrammet

FAQ Aktivitetsprogrammet

Dersom det dukker opp andre spørsmål underveis kan du kontakte rådgivere på programdrift, Lisa Nome eller Marie Topaas Storm.

Dersom du opplever tekniske problemer med siden eller med din brukerkonto må du kontakte support hos SurveyMonkey Apply på support@smapply.io (på engelsk).