Rutine: Søknadsvurdering Ekstraprogram i forbindelse med koronaepidemien

Oppdatert 23.03.2020.

Om rutinen

Denne rutinen beskriver søknadsbehandlingen i Stiftelsen Dams Ekstraprogram i forbindelse med koronaepidemien.

Grunnet de spesielle forholdene programmet opererer under, vil det kunne bli gjort endringer i denne rutinebeskrivelsen underveis i søknadsprosessen.

Vurderinger

Hver søknad skal få to uavhengige vurderinger av medlemmer i fagutvalget.

Søknadene fordeles av sekretariatet til to fagutvalgsmedlemmer og skal vurderes i henhold til instruksen for fagutvalget.

Søknadene vurderes fortløpende og senest seks dager etter innsendelse.

Når minimum 30 søknader er vurdert, skal sekretariatet fastsette en karaktergrense for innvilgelse. Hvor grensen går skal beregnes i følgende trinn:

Beregne antatt innvilgelsesprosent ved å dele bevilgningsramme (BR) på forventet total søknadssum (FTSS).

Forventet total søknadssum beregnes ved å:

  1. dele de antall innsendte søknader på antall dager det tok å få dem inn, minus tre dager, for å få gjennomsnittlig antall søknader per dag (GSD).
  2. gange GSD med antall dager til ønsket avslutning av utlysningen for å få forventet antall søknader (FAS).
  3. gange FAS med gjennomsnittlig søknadssum for de innsendte søknadene for å få forventet gjenstående søknadssum (FGSS).
  4. legge FGSS til søknadssummen for de innsendte søknadene (SSIS).

 

Identifisere karaktersnittet for innvilgelse (KFI) basert på den beregnede innvilgelsesprosenten og karakterfordelingen i de allerede vurderte søknadene.

Disse trinnene skal gjentas minimum hver tredje dag for å oppdatere de forventede verdiene og dermed karaktersnittet for innvilgelse.

Innvilgelse og avslag

Etter at beregningen er gjennomført første gang, innvilges alle søknader med karaktersnitt på eller over KFI. Resten avslås.

Kontroll

Stiftelsen Dams kontrollutvalg holdes orientert om søknadsbehandlingen. På forespørsel gis kontrollutvalget informasjon om beregning av karaktersnitt for innvilgelse, samt tilgang til loggen fra søknadssystemet og innsyn i søknadsvurderingen. I etterkant redegjør sekretariatet for hvordan prosessen har forløpt, og kontrollutvalget legger frem en beretning for styret.

Endelig vedtak

Det er stiftelsens generalsekretær som på fullmakt fra styret fatter endelig vedtak om tildeling av midler.

Særtilfeller

I særtilfeller der det ikke er mulig å gjennomføre søknadsbehandlingen som beskrevet over, skal rutinebeskrivelsen Søknadsvurdering i særtilfeller følges.