Rutine: Søknadsvurdering Forskning

Publisert 07.11.2019

Endringslogg:

  • 24.09.20: Trinn 3 lagt til i beslutningshierarkiet under «Endelig avslag og innvilgelse»
  • 14.04.20: Regler for utvelgelse til runde 2 ble justert. Innført minimums- og maksimumsgrense for antall søknader per fagutvalgsgruppe.

Oppsummering

Denne rutinen beskriver de forskjellige trinnene i innvilgelser og avslag av søknader innenfor Stiftelsen Dams program Forskning. Søknadene i dette programmet vurderes av et eget fagutvalg og brukerrepresentanter.

Søknadsbehandlingen skjer i to trinn. Runde 1 omfatter administrativ screening og fagutvalgets vurdering av skissesøknader, runde 2 omfatter administrativ screening, fagutvalgets individuelle og gruppevise vurdering og brukerrepresentantenes individuelle og gruppevise vurdering av utvidede søknader.

Forberedelser

Inndeling av de 30 fagutvalgsmedlemmene i seks fagutvalgsgrupper skjer i forkant av selve søknadsvurderingen. Inndelingen legger grunnlaget for hvilke fagutvalgsmedlemmer som skal vurdere de samme søknadene

Inndelingen skal til dels baseres på fagområde og tematikk, men det er samtidig ønskelig med tverrfaglighet og en viss spredning av type forskningskompetanse og demografiske karakteristika i hver fagutvalgsgruppe.

Runde 1: Vurdering av skissesøknader

I runde 1 vurderes skissesøknadene med mål om at de beste søknadene skal inviteres til å sende inn utvidede søknader.  Runden omfatter en administrativ vurdering og fagutvalgets vurdering av skissesøknadene. Hver søknad vurderes av alle fem fagutvalgsmedlemmene i den aktuelle fagutvalgsgruppen i henhold til kriteriene i gjeldende utlysning og Instruks fagutvalg Forskning. I denne runden finner Avslag 1 og 2 sted, og den utgjør grunnlaget for hvilke søkere som inviteres til å sende inn utvidet søknad.

Administrativ screening 1

Administrasjonen vurderer om skissesøknadene oppfyller de formelle kravene gitt i utlysningen (se rutinen “Administrativ screening Forskning” for detaljer). Skissesøknader som vurderes å være kvalifisert fordeles til fagutvalgsmedlemmene i en fagutvalgsgruppe, som foretar en kvalitetsvurdering av søknadene.

Avslag 1.1: Skissesøknader som vurderes å være «ikke kvalifisert» vil bli avslått.

Individuell vurdering, fagutvalg

Hvert fagutvalgsmedlem skal vurdere sine skissesøknader uavhengig av de andre medlemmene. De enkelte kriteriene skal vurderes på en skala fra 1-7. Basert på disse beregnes søknadens totalkarakter, representert som gjennomsnittet av karakterene satt for hvert kriterium. For nærmere beskrivelse av kriteriene og skalaen, se Instruks fagutvalg Forskning.

Utvelgelse til runde 2

Totalt 100 søkere skal inviteres til å sende inn utvidede søknader i runde 2.

Utvelgelsen baserer seg på vurderingene til alle habile fagutvalgsmedlemmer, ved at søknadene med høyest gjennomsnittskarakter inviteres til å sende inn utvidet søknad. Dersom grensen ikke kan settes ved nøyaktig 100 søknader (fordi flere har samme snittkarakter), skal grensen settes på nivået før (slik at færre søkere inviteres).

Ingen grupper skal ha mindre enn 12 eller mer enn 22 søknader med videre til runde 2. Årsaken til dette er at:

  1. Store skjevfordelinger mellom gruppene erfaringsmessig har sin hovedårsak i at enkelte utvalgsmedlemmer er spesielt snille eller strenge i sin karaktersetting.
  2. Arbeidsfordelingen i runde 2 bør være balansert, slik at alle grupper får et tilstrekkelig antall (blant annet for å kunne kalibrere seg) og ikke får altfor stor arbeidsmengde. 

Dersom fordelingen blir skjev skal justeringen skje ved at karaktergrensen først heves i de gruppene med flest søknader og deretter senkes i de med færrest søknader. Det vil si at antallet søknader fordeles fra de gruppene med flest til de med færrest. 

Dersom flere søknader enn nødvendig havner innenfor den nye grensen, skal det trekkes lodd mellom søknadene med den laveste/høyeste karakteren. Også grupper med antall innenfor spennet (12-22) kan få sitt antall justert, dersom det kreves for å sikre at alle grupper havner innenfor spennet. 

Dersom justeringen ender med at det totale antallet søknader som går videre er under 100, skal det ikke suppleres med nye søknader.

Avslag 1.2: Søknadene som ikke når opp/blir invitert til å sende inn utvidet søknad vil bli avslått.

Runde 2: Vurdering av utvidede søknader

I runde 2 gjennomføres individuelle og gruppevise vurderinger av de utvidede søknadene av både fagutvalg og brukerrepresentanter. Vurderingene skal gjøres i henhold til kriteriene i gjeldende utlysningInstruks fagutvalg Forskning og Instruks brukerrepresentanter Forskning. Denne runden danner grunnlaget for endelige innvilgelser og avslag.

Administrativ screening 2

Administrasjonen vurderer om søknadene oppfyller de formelle kravene gitt i kriteriene i gjeldende utlysning. Se rutinen “Administrativ screening Forskning” for detaljer.

Søknader som vurderes å oppfylle kravene fordeles til de samme fagutvalgsmedlemmene som hadde søknaden til vurdering i runde 1. Dersom det blir store skjevheter mellom antallet søknader per fagutvalgsgruppe, dvs 10 eller færre eller 20 eller flere søknader i en gruppe, har sekretariatet anledning til å omfordele søknader mellom gruppene.

Avslag 2.1: Søknader som vurderes å være utenfor ordningen vil bli avslått.

Individuell vurdering, fagutvalg

Hvert fagutvalgsmedlem skal vurdere sine søknader uavhengig av de andre fagutvalgsmedlemmene. De enkelte kriteriene skal vurderes på en skala fra 1-7. Basert på disse beregnes søknadens totalkarakter, representert som gjennomsnittet av karakterene satt for hvert kriterium. For nærmere beskrivelse av kriteriene og skalaen, se Instruks fagutvalg Forskning.

Denne runden danner grunnlaget for Avslag 4 og den videre vurderingen ved brukerrepresentanter.

Gruppevise diskusjoner og individuelle justeringer av karakterer, fagutvalg

Det avholdes seks gruppemøter hvor alle fagutvalgsmedlemmene i hver gruppe har vurdert de samme søknadene. Under gruppemøtene diskuteres søknadens svakheter og styrker. Inhabile fagutvalgsmedlemmer skal forlate møtet når den aktuelle søknaden diskuteres.

Gruppemøtene ledes av representanter fra administrasjonen. Søknadene skal rangeres etter fagutvalgets gjennomsnittskarakter, og diskuteres i den rekkefølgen. Møteleder påser at alle habile fagutvalgsmedlemmer presenterer sitt syn, og man under diskusjonen av hver søknad alternerer på hvem som innleder diskusjonen.

Med bakgrunn i de styrker og svakheter som ble diskutert i gruppemøtene justerer hvert fagutvalgsmedlem karakterene på de utvidede søknadene. Hvert utvalgsmedlem gjør sin justering uavhengig av de andre (se Instruks fagutvalg Forskning).

Søknadene rangeres basert på gjennomsnittskarakter (avrundet til nærmeste halve karakter). De 50 høyest rangerte søknadene sendes videre til vurdering ved brukerrepresentanter.

Avslag 2.2: De resterende søknadene avslås.

Individuelle vurderinger, brukerrepresentanter

Brukerrepresentantene skal vurdere søknadene i henhold til kriteriene i gjeldende utlysning og Instruks brukerrepresentanter Forskning. Hver søknad skal vurderes av tre brukerrepresentanter.

Hver brukerrepresentant skal vurdere sine søknader uavhengig av de andre brukerrepresentantene. De enkelte kriteriene skal vurderes på en skala fra 1-7. Basert på disse beregnes søknadens brukerkarakter, representert som gjennomsnittet av karakterene satt for hvert kriterium. For nærmere beskrivelse av kriteriene og skalaen, se Instruks brukerrepresentanter Forskning.

Gruppevise diskusjoner og individuelle justeringer av karakterer, brukerrepresentanter

Det avholdes et gruppemøte hvor brukerrepresentantene diskuterer søknadens svakheter og styrker med hensyn til planene for brukermedvirkning i prosjektet.

Brukerrepresentantene vil få en oversikt over søknadene rangert etter fagutvalgets gjennomsnittskarakter, brukerrepresentantenes gjennomsnittskarakter og største differanse i brukerrepresentantenes karakter. Ettersom flertallet av søknadene vil bli innvilget og det ikke er realistisk å diskutere alle søknadene, anbefales brukerrepresentantene å diskutere søknadene de er mest uenige om.

For søknadene brukerrepresentantene ikke rekker å diskuterer i gruppemøtet blir deres individuelt satte karakterer stående.

Med bakgrunn i de styrker og svakheter som ble diskutert justerer hver brukerrepresentant sine karakterer på de utvidede søknadene. Hver brukerrepresentant gjør sin justering uavhengig av de andre (se Instruks brukerrepresentanter Forskning).

Søknadene som er gitt totalkarakter 1 eller 2 av alle tre brukerrepresentantene avslås. De resterende sendes videre for rangering og endelig innvilgelse og avslag.

Avslag 2.3: Søknadene som er gitt totalkarakter 1 eller 2 av alle tre brukerrepresentantene avslås.

Endelig avslag og innvilgelse

Søknadene sorteres og rangeres etter beslutningshierarkiet:

1. Gjennomsnittlig karakter (avrundet til halve karakterer) basert på fagutvalgsmedlemmenes vurderinger.

2. Gjennomsnittlig karakter (avrundet til to desimaler) basert på brukerrepresentantenes vurderinger

3. Gjennomsnittlig karakter (avrundet til to desimaler) basert på fagutvalgmedlemmenes vurderinger

Basert på dette skal de høyest rangerte innvilges og de lavest rangerte avslås.

Innvilgelse: De høyest rangerte søknadene inntil bevilgningsrammen er nådd innvilges.

Avslag 2.4: De resterende søknadene avslås.

Særtilfeller

I særtilfeller der det ikke er mulig å gjennomføre søknadsbehandlingen som beskrevet over, skal rutinebeskrivelsen «Søknadsvurdering i særtilfeller» følges.

 

Vil du vurdere søknader for Stiftelsen Dam? Les mer og registrer deg her