Søknadsbehandling og programjustering: Stimuleringsprogram for helsefrivilligheten

Om rutinen

Denne rutinen beskriver søknadsbehandlingen i Stimuleringsprogrammet for helsefrivilligheten, samt justering av programmets innretning.

Rutinen involverer programmets fagutvalg og styringsgruppe, og Stiftelsen Dams sekretariat.

Grunnet de spesielle forholdene programmet opererer under, vil det kunne bli gjort endringer i denne rutinebeskrivelsen underveis i søknadsprosessen.

Søknadsvurderinger

Hver søknad skal få tre uavhengige vurderinger av medlemmer i fagutvalget. Søknadene fordeles av sekretariatet til tre fagutvalgsmedlemmer og skal vurderes i henhold til instruksen for fagutvalget.

Søknadene vurderes fortløpende og senest ti dager etter innsendelse.

Fastsettelse av karaktergrensen for innvilgelse (KFI)

Når minimum 30 søknader er ferdig vurdert, skal sekretariatet beregne en karaktergrense for innvilgelse (KFI). Hvor grensen går skal beregnes i følgende trinn:

  • Søknadene rangeres etter gjennomsnittskarakter. Grunnlaget for gjennomsnittskarakteren er de fire kriteriekarakterene satt av hver av de tre fagutvalgsmedlemmene. Skalaen går fra 1 til 7, der 7 er best. Gjennomsnittskarakteren avrundes til ett desimal.
  • Skillelinjen mellom innvilgelse og avslag settes nærmest mulig en innvilgelsesandel på 40 prosent, men ikke lavere enn 40 prosent.
  • Søknader med et karaktersnitt lik eller lavere enn 4.0 skal avslås uavhengig av om skillelinjen i punkt 2 lander på en karakter lavere enn 4.0.

Sekretariatet skal gjennomføre oppdaterte beregninger av KFI hver 14. dag i hele programmets løpetid. Dersom den oppdaterte beregningen gir en endring av KFI på 0,2 eller mindre, kan sekretariatet vurdere om det er hensiktsmessig å ikke justere KFI. KFI er gjeldende i minimum 14 dager.

Når programmets søknadsfrist offentliggjøres (se under Avvikling av søknadsbehandlingen) skal løpende innvilgelse opphøre. Alle søknader som sendes inn i perioden fra dato for offentliggjøring av søknadsfrist til dato for søknadsfrist skal inngå i et felles vedtak. Søknadene rangeres etter gjennomsnittskarakter (med ett desimal) og de høyest rangerte søknadene inntil bevilgningsrammen er nådd innvilges.

Innvilgelse og avslag

Alle søknader med karaktersnitt lik eller større enn KFI innvilges løpende. Søknader med karaktersnitt under KFI avslås løpende. Det tilstrebes at endelig vedtak fattes innen 14 dager etter innsending av søknaden.

Informasjon om innvilgelse eller avslag formidles søker per e-post via søknadssystemet og informasjon om innvilgede søknader offentliggjøres på Stiftelsen Dams nettsider.

Før utbetaling kan finne sted må søker utarbeide og sende inn oppstartsrapport og søkerorganisasjonen som er ansvarlig for søknaden må signere kontrakt med Stiftelsen Dam innen 14 dager etter at vedtaket er fattet.

Klagehåndtering

Tildeling av og avslag på tilskudd i programmet er et enkeltvedtak. I henhold til forvaltningsloven §28 er det klagerett. Klagen fremsettes til Stiftelsen Dam senest tre uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket er mottatt (§ 29). Klagen sendes til post@dam.no og bør inneholde henvisning til hvilke punkter i utlysningen, instruksen for fagutvalget og/eller denne rutinebeskrivelsen som klager mener er fraveket.

Dersom Stiftelsen Dam opprettholder sitt vedtak, oversendes saken til Helse- og omsorgsdepartementet for avgjørelse.

Avvikling av søknadsbehandlingen

Når den totale søknadssummen (inkludert administrasjonstillegget på 10 %) for søknader med karakter over KFI passerer 55,9 millioner (75 % av bevilgningsrammen på 74,5 millioner), skal styringsgruppen i samråd med sekretariatet fastsette en søknadsfrist minimum en uke frem i tid.

Søknadsbeløpet for søknader som er innvilget, men hvor kontrakt ikke er signert innen gitt frist, skal som hovedregel føres tilbake til bevilgningsrammen.

Kontroll og justering av programmets innretning

Programmets styringsgruppe orienteres hver 14. dag om vedtakene og beregning av KFI, og tar stilling til om det skal foretas framtidige justeringer av programmets innretning, herunder utlysning og rutinebeskrivelsen for søknadsbehandling og programjustering. Vurderingene skal i hovedsak baseres på egenskapene ved de innsendte og innvilgede søknadene og innspill fra organisasjonene/potensielle mottakere.

I etterkant legger styringsgruppen frem en beretning for Helse- og omsorgsdepartementet og for Stiftelsen Dams styre.

Vedtak

I tråd med avtalen mellom Helse- og omsorgsdepartementet og Stiftelsen Dam om delegasjon av forvaltning av tilskudd til frivillige organisasjoner er det Stiftelsen Dam, representert ved stiftelsens generalsekretær, som fatter vedtak om innvilgelse.

Særtilfeller

I særtilfeller der det ikke er mulig å gjennomføre søknadsbehandlingen som beskrevet over, skal rutinebeskrivelsen Søknadsvurdering i særtilfeller følges. Sekretariatet skal rådføre seg med styringsgruppen i slike tilfeller.