Instruks brukerrepresentanter Utvikling
Her finner du instruks for Stiftelsen Dams brukerrepresentanter i behandling av utviklingssøknader.
Oppdatert 05.10.2020
Brukerrepresentantenes oppgave
Målet for involveringen av brukerrepresentanter i søknadsvurderingen er å sikre at brukerstemmen høres og gis innflytelse på utviklingsarbeid og hva det forskes på. Intensjonen og ønsket er at dette vil gi økt relevans og kvalitet på prosjektene generelt, økt gjennomføringsevne og på sikt bedre utforming av tjenester.
Brukerrepresentantenes hovedoppgave er å vurdere om brukermedvirkningen i innkomne søknader er relevant og tilstrekkelig.
Siste utlysning finner du her.
Generelt om søknadsbehandlingen
De forskjellige trinnene i søknadsbehandlingen beskrives i detalj i rutinebeskrivelsen Søknadsbehandling Utvikling. Denne skal leses grundig.
Habilitet
Når søknadsfristen er over blir de nye søknadene gjort tilgjengelig for brukerrepresentantene i SurveyMonkey Apply. Brukerrepresentantene angir selv habilitet. Dersom en brukerrepresentant vurderer seg selv som inhabil, skal denne ikke delta i den videre behandlingen av søknaden.
Brukerrepresentantene skal følge forvaltningslovens regler om habilitet. I den står blant annet:
En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak
a) når han selv er part i saken;
b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken;
c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part;
d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte;
e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for 1) et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken, eller 2) et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke for person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken.
Brukerrepresentantene skal i tillegg vurdere seg som inhabil for søknader som kommer fra egen arbeidsplass (nærmeste ledernivå/avdeling) eller fra søkerorganisasjoner hvor brukerrepresentantene har hatt formelle verv eller gjennomført betalt oppdrag siste tre år.
Videre understrekes det at brukerrepresentantene skal melde seg selv som inhabile dersom det er noen andre forhold som skulle tilsi det. Teksten i forvaltningsloven som dekker dette, lyder:
Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part.
Kontakt med søker
Brukerrepresentantene har ikke anledning til å kontakte søker, prosjektledere eller andre personer med tilknytning til søknaden før, i løpet av, eller etter søknadsbehandlingen. Det samme gjelder kontakt med søkerorganisasjoner om søknader.
Taushetsplikt
Brukerrepresentantene har taushetsplikt knyttet til eventuelle sensitive opplysninger de har blitt kjent med i behandlingen av søknadene, og de har også taushetsplikt med hensyn til innstillingen fram til offentliggjøring har funnet sted.
Fordeling av søknader til vurdering
Stiftelsen Dams sekretariat er ansvarlig for fordeling av søknader til brukerrepresentantene. Se rutinebeskrivelsen for detaljer om dette.
Vurderingen av nye søknader
Individuell vurdering av de fulle søknadene
Brukerrepresentantene skal involveres i runde 2 av søknadsprosessen og skal vurdere alle de fulle søknadene.
Vurderingen skal i all hovedsak basere seg på sammendraget av søknaden og beskrivelsen av brukermedvirkningen i søknadsskjemaet. Øvrige felt i søknadsskjema, den fulle prosjektbeskrivelsen og andre vedlegg er tilgjengelige for brukerrepresentantene. Ved behov kan disse leses.
Søknadene gjøres tilgjengelig for brukerrepresentantene omtrent fem uker før vurderingsfristen.
Vurderingskriterier
Brukerrepresentantene skal vurderer graden av brukerinvolvering i følgende faser av prosjektet:
Idé og prosjektdefinering
Omfatter identifisering og prioritering av prosjektidéer, samt utforming av problemstilling, studiedesign og -metode.
Planlegging og gjennomføring
Omfatter praktisk planlegging og tilrettelegging, samt kvalitetssikring av gjennomføringen av prosjektet og kommunikasjon med deltakere.
Formidling og implementering
Omfatter formidling av resultater til brukere og publikum, samt implementering av kunnskap og evaluering over tid.
Der brukerrepresentantene vurderer at brukermedvirkning i den aktuelle fasen ikke er aktuelt og at dette er tilfredsstillende redegjort for angis «IA» (ikke aktuelt) i vurderingsskjemaet.
Karakterskala
Hvert kriterium skal gis en karakter på følgende skala:
1 – Dårlig. Søknaden beskriver ikke om eller hvordan brukerinvolveringen skal foregå i denne fasen, eller det er mangelfullt redegjort for hvorfor involvering ikke skal finne sted.
2 – Svakt. Søknaden beskriver i utilstrekkelig grad hvordan brukerinvolveringen skal finne sted, eller det er alvorlige svakheter
3 – Mindre godt. Søknaden beskriver hvordan brukerinvolveringen skal finne sted, men det er betydelige svakheter
4 – Godt. Søknaden beskriver godt hvordan brukerinvolveringen skal finne sted, men har noen mangler
5 – Meget godt. Søknaden beskriver meget godt hvordan brukerinvolveringen skal finne sted, men har noen få mangler.
6 – Fremragende. Søknaden beskriver alle relevante aspekter vedrørende hvordan brukerinvolveringen skal finne sted. Eventuelle mangler er små.
7 – Eksepsjonelt. Søknaden beskriver alle relevante aspekter vedrørende hvordan brukerinvolveringen skal finne sted eksepsjonelt bra. Manglene er fraværende eller er svært små.
Tilbakemelding til søkere
Brukerrepresentantene skal gi søkeren skriftlig tilbakemelding på søknaden der søknadens styrker og svakheter oppsummeres. Kommentaren legges inn i vurderingsskjemaet og vil bli gjort tilgjengelig for søker i uredigert form.
Kontroll og endelig vedtak
Stiftelsen Dams kontrollutvalg følger søknadsbehandlingen fra start til slutt. De har tilgang til SurveyMonkey Apply og kan følge både sekretariatets og utvalgsmedlemmenes arbeid. De tar stikkprøvekontroller på enkeltsøknader, ser på rapporter fra innstillingen og legger fram sin anbefaling i form av en beretning til styret.
Det er stiftelsens styre som fatter endelig vedtak om tildeling av midlene.
Honorar
Arbeidet honoreres etter satsene i Statens personalhåndbok, punkt 10.14.2 Godtgjøring til leder, medlemmer og sekretærer i statlige utvalg. Per 1. januar 2020 utgjør dette kr 478 kroner per time. Det skal avsettes 15 minutter til behandlingen av hver søknad, noe som medfører et honorar på 119,50 kroner per søknad. Timer til opplæringsmøter og andre møter honoreres etter samme timesats. Honoraret utbetales etter at søknadsbehandlingen er sluttført.