Retningslinjer for åpenhet

Vedtatt av Stiftelsen Dams styre 23.03.2020.
Retningslinjene må følges av alle prosjekter som ble innvilget etter 23.03.2020 (det vil i praksis si alle som har søkt om midler etter 2019)

Om åpenhet

Stiftelsen Dam deler ut penger til prosjekter i regi av frivillige helseorganisasjoner i Norge. Med dette følger et spesielt ansvar, og åpenhet om tildelingsprosessene er en viktig del av dette.

Det skal være mulig for enhver på egenhånd å orientere seg om hva som skjer fra en søknad mottas til den innvilges eller avslås, og det skal være mulig å forstå hvorfor beslutningen ble tatt. Videre skal det være mulig for enhver å enkelt finne informasjon om de prosjektene som tildeles støtte, herunder informasjon om prosjektets hensikt, metode og resultater, samt publikasjoner som utgår fra prosjektet.

Åpenhet om sekretariatets arbeid

Stiftelsen Dam skal, så langt det lar seg praktisk gjøre og innenfor lovens rammer, dele informasjon om stiftelsens formål og organisering og om sekretariatets arbeid.

Informasjon om stiftelsens vedtekter, medlemsorganisasjoner og styre skal være tilgjengelig til enhver tid. Dette gjelder også informasjon om stiftelsens utvalg og utvalgenes medlemmer. Stiftelsen skal også dele informasjon om sekretariatets ansatte og kostnader knyttet til drift av sekretariatet og søknadsbehandlingen.

Denne informasjonen deles i hovedsak gjennom dam.novedtektene, årsmeldingen og rapportene som finnes på dam.no/rapporter.

Åpenhet om søknadsbehandlingen

Det skal være mulig som utenforstående på egenhånd å orientere seg om hvordan søknadene behandles og hva som fører til innvilgelser og avslag i de ulike programmene.

Generelt om søknadsbehandlingen

Informasjonen om søknadsbehandlingen i de ulike programmene skal nedfelles i rutinebeskrivelser og deles på dam.no/rutinebeskrivelser.

Informasjonen om hvordan fagutvalgene skal vurdere søknadene og sin egen habilitet, og hvordan de honoreres skal nedfelles i instrukser og deles på dam.no/instrukser.

Bakgrunnen for hvorfor søknadsbehandlingen er lagt opp slik den er skal deles i en rapport som gjøres offentlig tilgjengelig på dam.no/rapporter.

Hvordan stiftelsen velger de som skal vurdere søknadene (fagutvalgsmedlemmer) skal nedfelles i en rutinebeskrivelse og deles på dam.no/rutinebeskrivelser. Hvem som til enhver tid sitter i stiftelsens fagutvalg skal deles på dam.no/utvalgene.

Resultatene av søknadsbehandlingen

Resultatene av tildelingene skal oppsummeres og deles i en rapport som gjøres offentlig tilgjengelig på dam.no/rapporter og statistikk fra hver tildeling skal deles på dam.no/statistikk.

Den enkelte søker skal få tilgang til detaljer om vurderingen av søknadene. Både karaktersettingen og kommentarer fra fagutvalgsmedlemmene omfattes av dette. Søker skal ikke få tilgang til navnet på de ulike fagutvalgsmedlemmene som har vurdert den enkelte søknad.

Krav til åpenhet i prosjektene vi støtter

Stiftelsen Dam krever at alle som får midler aksepterer at stiftelsen deler følgende informasjon i det offentlige prosjektbiblioteket (dam.no/prosjekter):

  • Navn og e-post for prosjektleder.
  • Sammendrag av søknaden.
  • Status på prosjektet.
  • Sluttrapport.
  • Link til eventuell forhåndsregistrering.
  • Link til eventuelle publikasjoner.

Sentrale publikasjoner (som for eksempel rapporter) som er et direkte eller indirekte resultat av vår finansiering skal være offentlig tilgjengelig og kan ikke publiseres i abonnementsbaserte kilder.

Dersom prosjektene har vitenskapelig publisering som formål, skal de følge Tilleggskrav til forskningsprosjekter (se under).

Tilleggskrav til forskningsprosjekter

For forskningsprosjekter og prosjekter som har vitenskapelig publisering som formål, følger tilleggskravene beskrevet under. Kravene beskrives kun på engelsk og er i all hovedsak hentet fra Arnold Ventures Guidelines for Investments in Research som blant annet finansierer Centre for Open Science. De sentrale kravene er at:

  • Data, studiemateriale og kode skal gjøres offentlig tilgjengelig så lenge det ikke bryter loven.
  • Alle studier skal forhåndsregistreres i Open Science Framework (OSF).
  • Alle resultater skal publiseres åpent og skal være gratis tilgjengelig for offentligheten.

The Dam Foundation’s Policy for Open Science

The Dam Foundation is committed to funding research that meets the most rigorous standards of quality and transparency. We believe in the value of reproducibility, we believe our data investments should be accessible to as many scholars and researchers as possible, and we believe that commitment to transparency builds public trust in science.

These Guidelines establish what is expected of Dam Foundation’s research grantees and consultants, subject to modification for a researcher’s particular circumstances. We have a core set of transparency policies — open data, open code, pre-registration of research projects, and open access to research articles. We ask that grantees fulfill these requirements by using the Open Science Framework platform (OSF), an open-source collaborative platform that facilitates greater transparency about the entire research workflow (including the ability to store data, code, and articles).

If you are not familiar with the Open Science Framework, please watch the following introduction:

 

I. Data and other materials

Subject to privacy and other legal exceptions, all data and data-related materials (such as survey instruments) created in whole or in part with funding from the Dam Foundation must be made publicly and permanently available to the maximum extent that is legally permitted and logistically possible.

Grantees must upload the data and materials, along with a codebook (if applicable) that would enable other researchers to understand the data and how it is structured. Grantees can store data directly on OSF, or can store data elsewhere (such as Nature’s list of Recommended Data Repositories as shown here). In the latter case, grantees should make sure that the OSF page for a research project includes a link to the data repository in question.

Barring the exceptions noted below, this policy applies to all data and data-related materials, not just a limited subset that forms the basis for a published article, and the data should be uploaded both in its raw and processed formats. All of these data and data-related products should conform as much as possible to the FAIR principles (findable, accessible, interoperable, and re-usable).

All of that said, many datasets and data-related materials are private and confidential because of law, IRB requirements, or agreements with a jurisdiction or agency that provided data access. Some of these circumstances can be addressed through proper planning, such as including your intent to share data from research participants in your informed consent documents and ethical review process. See example language here: https://osf.io/g4jfv. In some cases, the data in question cannot be released to anyone under any circumstances. In other cases, data might be available only on a highly restricted basis to a third-party researcher who signs a non-disclosure agreement.

Some repositories offer as a service protected access to sensitive datasets (see one list here: https://osf.io/tvyxz/wiki/8.%20Approved%20Protected%20Access%20Repositories/) Yet in other cases, the grantee may need to remove personally identifiable information in order to create a public-use dataset. As to descriptive research or a descriptive component of a larger causal study, much of the underlying data may be difficult to anonymize or to share at all, as it may consist of recordings, interviewer notes, raw transcripts, etc.

In all events, researchers should discuss with us before grant approval how it would be possible to share data, and if so, under what terms, conditions, and, if justified, dedicated funding. Moreover, even when data cannot be shared, researchers should at a minimum release the data request parameters for each source of data (e.g., a government agency), so that someone else can independently replicate a data request.

II. Code

Researchers must produce well-annotated code scripts to process, clean, and analyze data, and the final version of these scripts must be made publicly available in a permanent fashion. [1]

Ideally, the code scripts should enable another researcher to take the original raw dataset(s), clean and merge them, and re-run the original analysis. At a minimum, grantees should share the analytic code used to create the main result of any Dam-funded study.

III. Preregistration

Any empirical study that involves inference, including qualitative studies, must be preregistered before the start of intervention or data collection.

For reasons explained in this article, preregistration can improve the reliability and inferential validity of research. Preregistration must occur via the study’s OSF page, and it must be made public immediately.

Studies can be registered elsewhere as well (e.g., ClinicalTrials.gov or SocialScienceRegistry.org), but OSF allows for open-ended preregistration of study materials and pre-analysis plans, giving research teams greater flexibility to share information about study methods and adjustments made during the course of a study.

When the research project is concluded, any report or article should conform as much as possible to the preregistered design and analysis, with deviations being identified and explained.

In many cases (particularly studies other than experiments), it may be infeasible to preregister all of the modeling decisions that will be made along the way, although the basic modeling framework should be articulated clearly and justified, with caveats as to future decisions that depend on as-yet unknown circumstances. As further means of improving reliability, researchers should engage in thorough robustness and sensitivity testing as to their modeling assumptions and choices, and, if possible, analyze data while blinded in an appropriate way.

IV. Articles/Results

All research results from Dam-funded research (including articles, reports, etc.) must be openly and publicly available for free.

What to post. In the event of a published article, this requirement may be satisfied by posting the final published version, the accepted author manuscript, or a near-final working paper or preprint. It is the responsibility of the grantee to retain sufficient rights to post articles as required by this policy. In the event of a research finding that is not formally published, the grantee should nonetheless write up the finding and post it on OSF as a working paper or preprint.

V. Persistent digital identifiers

To facilitate discovery and reuse, the overall OSF page for a Dam-funded research project should be assigned a persistent digital identifier such as a DOI (Digital Object Identifier) or ARK (Archival Resource Key).

That identifier should then be cited in all publications resulting from the research project, so that the scholarly community can readily find the project’s related materials on OSF.

[1] AS WITH DATA, GRANTEES CAN STORE CODE DIRECTLY ON OSF OR ELSEWHERE SUCH AS GITHUB. IN THE LATTER CASE, THE OSF PAGE SHOULD LINK TO THE CODE ON GITHUB.