Stiftelsen Dam
Logg inn Damnett

Retningslinjer for åpenhet

Her finner du Stiftelsen Dams retningslinjer for åpenhet.

Opprinnelig vedtatt av Stiftelsen Dams styre 23.03.2020.

Justert i styremøte 08.12.2025

Retningslinjene må følges av alle prosjekter som er finansiert av Stiftelsen Dam fra og med 2025.

1. Om åpenhet

Stiftelsen Dam deler ut penger til prosjekter i regi av frivillige helseorganisasjoner i Norge. Med dette følger et spesielt ansvar, og åpenhet om tildelingsprosessene er en viktig del av dette.

Det skal være mulig for enhver på egenhånd å orientere seg om hva som skjer fra en søknad mottas til den innvilges eller avslås, og det skal være mulig å forstå hvorfor beslutningen ble tatt. Videre skal det være mulig for enhver å enkelt finne informasjon om de prosjektene som tildeles støtte, herunder informasjon om prosjektets hensikt, metode og resultater, samt publikasjoner som utgår fra prosjektet.

2. Åpenhet om sekretariatets arbeid

Stiftelsen Dam skal, så langt det lar seg praktisk gjøre og innenfor lovens rammer, dele informasjon om stiftelsens formål og organisering og om sekretariatets arbeid.

Informasjon om stiftelsens vedtekter, medlemsorganisasjoner og styre skal være tilgjengelig til enhver tid. Dette gjelder også informasjon om stiftelsens utvalg og utvalgenes medlemmer. Stiftelsen skal også dele informasjon om sekretariatets ansatte og kostnader knyttet til drift av sekretariatet og søknadsbehandlingen.

Stiftelsens retningslinjer for kapitalplasseringer skal også være åpent tilgjengelig på nettsidene, og en gang per år tilgjengeliggjøres en oversikt med aktuelle plasseringer og størrelsen på dem.

Denne informasjonen deles i hovedsak gjennom dam.no, vedtektene, årsmeldingen og rapportene som finnes på dam.no/rapporter.

3. Åpenhet om søknadsbehandlingen

Det skal være mulig som utenforstående på egenhånd å orientere seg om hvordan søknadene behandles og hva som fører til innvilgelser og avslag i de ulike programmene.

3.1 Generelt om søknadsbehandlingen

Det skal være mulig, som utenforstående, på egenhånd, å orientere seg om hvordan søknadene behandles og hva som fører til innvilgelser og avslag i de ulike programmene:

Informasjonen om hvordan fagutvalgene skal vurdere søknadene og sin egen habilitet, og hvordan de honoreres skal nedfelles i instrukser og deles her:

Bakgrunnen for hvorfor søknadsbehandlingen er lagt opp slik den er skal deles i en rapport som gjøres offentlig tilgjengelig på dam.no/rapporter.

Hvordan stiftelsen velger hvem som skal vurdere søknadene (fagutvalgsmedlemmer) skal nedfelles i en rutinebeskrivelse og deles på dam.no/oppnevning-fagutvalg. Hvem som til enhver tid sitter i stiftelsens fagutvalg skal deles på dam.no/utvalgene.

3.2 Resultatene av søknadsbehandlingen

Resultatene av tildelingene skal oppsummeres og deles i en rapport som gjøres offentlig tilgjengelig på dam.no/rapporter og statistikk fra hver tildeling skal deles på dam.no/statistikk.

Den enkelte søker skal få tilgang til detaljer om vurderingen av søknadene. Både karaktersettingen og kommentarer fra fagutvalgsmedlemmene omfattes av dette.

4. Krav til åpenhet i prosjektene vi støtter

Alle som får støtte fra Stiftelsen Dam aksepterer at stiftelsen offentliggjør følgende informasjon i prosjektbiblioteket:

  • Prosjektleders navn
  • Søkerorganisasjon
  • Bevilget beløp
  • Sammendrag av søknaden
  • Prosjektstatus
  • Sammendrag av sluttrapport
  • Lenke til eventuell forhåndsregistrering
  • Lenke til eventuelle publikasjoner

4.1 Åpen deling av publikasjoner og data

Alle publikasjoner og data som helt eller delvis er finansiert av stiftelsen skal være åpent tilgjengelige. Publikasjoner kan ikke legges bak betalingsmur.

Alt materiale (som for eksempel artikler, rapporter, data, kode og studiemateriell) skal deles under én av disse lisensene, så lenge det ikke er lovstridig(1):

4.2 Tilleggskrav til forskningsprosjekter

Kravene gjelder alle forskningsprosjekter og prosjekter som har som mål å publisere vitenskapelige resultater. De gjelder uavhengig av forskningsmetode.

Vær obs på at resultater og data skal deles i størst mulig omfang, også når hensynet til personvern eller forskningsetikk gjør at deler av informasjonen ikke kan deles¹. Ved kvalitative studier skal forskerne dele studiemateriale (intervjuguider, kodebøker og tematiske modeller) selv når rådata ikke kan deles.

4.2.1 Krav før oppstart

Prosjektleder skal:

  1. Dele resultater fra tidligere avsluttede prosjekter. Sørge for at resultater fra alle tidligere prosjekter der datainnsamlingen ble avsluttet for mer enn 12 måneder er delt(2)
  2. Opprette en offentlig prosjektside i Open Science Framework (osf.io). Denne siden blir kjernen i forskningsprosjektet. Her skal all vesentlig informasjon – som forhåndsregistrering, data, kode eller annet studiemateriell – enten deles eller linkes til.
  3. Forhåndsregistrere studiene som inngår i forskningsprosjektet i Stiftelsen Dams OSF-register (Dam Registry). Registreringen offentliggjøres ved godkjenning. Registreringen skal inneholde:
    1. Prosjektbeskrivelse eller protokoll med analyseplan
    2. Link til en innledende datahåndteringsplan som beskriver datainnsamling, lagring, tilgangskontroll, anonymisering og planlagt deling av data og kode.
    3. Relevant studiemateriale (for eksempel spørreskjemaer)

Hvis du er usikker på hvordan du forhåndsregistrerer studiene dine I OSF Dam Registry kan du se på dette webinaret:

Video: Stiftelsen Dam

4.2.2 Krav underveis i prosjektet

Prosjektleder skal:

  1. Holde sentrale dokumenter (som kode og studiemateriell) oppdatert
  2. Ved endringer i prosjektets metode:
    1. Søke om godkjenning hos Stiftelsen Dam.
    2. Oppdatere forhåndsregistreringen i OSF.

4.2.3 Krav senest 12 måneder etter at datainnsamlingen er avsluttet

Prosjektleder skal:

  1. Dele og lenke til resultater på OSF. Dette kan være:
    1. publisert artikkel
    2. akseptert manus
    3. preprint
    4. rapport
    5. kortfattet resultatoppsummering (såkalte «summary results»)
  2. Dele data og kode med en Digital Object Identifier (DOI) i samme egnet database3 og i tråd med FAIR-prinsippene:
    1. «Data» inkluderer:
      1. Studiemateriale (for eksempel spørreskjema og intervjuguide)
      2. Rådata (dersom lovlig og etisk forsvarlig)(1)
      3. Prosesserte datasett
      4. Kodebok eller variabelliste
  3. Deling av analysekode innebærer:
    1. Koden skal renses og kommenteres på en måte som gjør det mulig for utenforstående å forstå koden og sammenhengen med analyseplanen.
    2. Dersom analysene er gjennomført i lisensiert programvare (f.eks. Excel, SPSS, Stata, SAS eller MATLAB), skal prosjektet i tillegg dele R- eller Python-kode som dokumenterer og reproduserer analysene så langt det er praktisk mulig.

4.2.4 Avsluttende krav

Prosjektleder skal:

  1. Bekrefte at alle krav om deling er oppfylt.
  2. Legge inn permanente lenker (DOI) til data, kode og publikasjoner i sluttrapporten.
  3. Sikre at alle publikasjoner siterer prosjektets OSF-side.

Fotnoter

1) Kort om anonymisering av datasett som inneholder sensitive personopplysninger:

Et datasett kan ofte anonymiseres ved å fjerne direkte identifikatorer (for eksempel navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon), og ved å generalisere eller aggregere indirekte identifikatorer (for eksempel alder i aldersgrupper, bosted på kommunenivå, sjeldne kombinasjoner av variabler).

Ved små grupper, sjeldne diagnoser eller enkelttilfeller bør variabler slås sammen eller fjernes. Når det ikke lenger er mulig å identifisere enkeltpersoner direkte eller indirekte, kan datasettet deles.

2) Stiftelsen Dam er opptatt av at alle forskningsresultater deles, men kommer kun til å følge opp dette kravet for studier som er eller burde ha vært avsluttet i følgende databaser:

  1. ClinicalTrials.gov
  2. Open Science Framework (OSF)
  3. EU Clinical Trials Register (EUCTR)
  4. Clinical Trials Information System (CTIS)
  5. International Clinical Trials Registry Platform (ICTRP).

3) Stiftelsen Dam anbefaler følgende databaser:

  1. DataverseNO
  2. Zenodo
  3. Open Science Framework (OSF)

Guidelines for Openness

The guidelines must be followed by all projects funded by the Foundation Dam from 2020 onwards.

1. About openness

The Foundation Dam awards funding to projects run by voluntary health organisations in Norway. This entails a particular responsibility, and openness about the allocation processes is integral to our funding.

It must be possible for anyone, on their own initiative, to understand what happens from the moment an application is received until it is granted or rejected, and to understand why the decision was made. Furthermore, it must be easy for anyone to find information about funded projects, including their purpose, methods, results, and any publications arising from the project.

2. Openness about the secretariat’s work

The Foundation Dam shall, as far as is practically possible and within legal boundaries, share information about the foundation’s purpose and organisation, as well as about the work of the secretariat.

Information about the foundation’s statutes, member organisations, and board must be available at all times. This also applies to information about the foundation’s committees and their members. The foundation shall also share information about the secretariat’s employees and the costs associated with operating the secretariat and processing applications. The foundation’s capital-investment guidelines must also be publicly available on the website, and an annual overview of current investments and their amounts shall be published.

This information is primarily shared on dam.no, in the statutes, the annual funding report, and the reports available at dam.no/rapporter.

3. Openness about the application process

It must be possible for outsiders to understand how applications are processed and what determines approvals or rejections across the various programmes.

3.1 General information about application processing

Information about application processing within the various programmes shall be documented in routine descriptions and published on the respective programme pages:

The background for why the application processes are organised as they are shall be shared in a report made publicly available at dam.no/rapporter.

How the foundation selects who will assess applications (expert committee members) shall be documented in a routine description and published at dam.no/oppnevning-fagutvalg. The names of current committee members shall be published at dam.no/utvalgene.

3.2 Results of the application processing

The results of the allocations shall be summarised and published in a report made publicly available at dam.no/rapporter, and statistics from each allocation shall be published at dam.no/statistikk.

Each applicant shall have access to details of the assessment of their application. Both the scoring and comments from the expert committee members are included.

4. Requirements for openness in the projects we fund

All recipients of funding from the Foundation Dam accept that the foundation will publicly disclose the following information in the project library (dam.no/prosjekter):

  • Project leader’s name
  • Applicant organisation
  • Awarded amount
  • Summary of the application
  • Project status
  • Summary of the final report
  • Link to any preregistration
  • Link to any publications

4.1 Open sharing of publications and data

All publications and data funded in whole or in part by the foundation must be openly accessible. Publications cannot be placed behind paywalls.

All material (e.g., articles, reports, data, code, and study material) must be shared under one of these licences, provided that it is not contrary to the law1:

CC0

CC BY

CC BY-SA

4.2 Additional requirements for research projects

These requirements apply to all research projects and projects whose goal is to publish scientific results. They apply regardless of research method.

Note that results and data must be shared as openly as possible, even when privacy considerations limit disclosure.¹ For qualitative studies, researchers shall share study materials (e.g., interview guides, codebooks, and thematic models) even when raw data cannot be shared.

4.2.1 Requirements before starting

The project leader must:

  1. Share results from previously completed projects. Ensure that results from all previous projects where data collection ended more than 12 months ago are shared².
  2. Create a public project page in the Open Science Framework (osf.io). This page will serve as the core of the research project. All essential information — such as preregistration, data, code, or other study materials — must either be shared directly or linked to.
  3. Preregister the studies included in the research project in the Foundation Dam’s OSF register (Dam Registry). The registration becomes public upon approval. The registration must include:
    1. Project description or protocol with an analysis plan.
    2. Link to a preliminary data management plan (https://sikt.no/en/data-management-plan) describing data collection, storage, access control, anonymisation, and planned sharing of data and code.
    3. Relevant study materials (e.g., questionnaires).

If you are unsure how to preregister your studies in OSF Dam Registry, you can watch this webinar:

Video: Stiftelsen Dam

4.2.2 Requirements during the projects

The project leader must:

  1. Keep key documents (such as code and study materials) up to date
  2. In case of methodological changes:
    1. Apply for approval from the Foundation Dam
    2. Update the preregistration in OSF

4.2.3 Requirements no later than 12 months after data collection has ended

The project leader must:

  1. Share and link to results on the OSF project page. The results may include:
    1. Published article
    2. Accepted manuscript
    3. Preprint
    4. Report
    5. Summary results
  2. Share data and code with a Digital Object Identifier (DOI) in a suitable repository³ and in line with the FAIR principles:
    1. “Data” includes:
      1. Study materials (e.g., questionnaires, interview guides)
      2. Raw data (where legally and ethically permitted)¹
      3. Processed datasets
      4. Codebook or variable list
  3. Sharing analysis code requires:
    1. Code must be cleaned and commented so that outsiders can understand it and its relationship to the analysis plan.
    2. If analyses were performed using licensed software (e.g., Excel, SPSS, Stata, SAS, or MATLAB), the project must additionally share R or Python code that documents and reproduces the analyses as far as practically possible.

4.2.4 Final requirements

The project leader must:

  1. Confirm that all sharing requirements have been fulfilled.
  2. Add permanent links (DOIs) to data, code, and publications in the final report.
  3. Ensure that all publications cite the project’s OSF page.

Footnotes

¹ Briefly on anonymisation of datasets containing sensitive personal information:

A dataset can often be anonymised by removing direct identifiers (e.g., name, personal identification number, contact information) and by generalising or aggregating indirect identifiers (e.g., age into age groups, geographical location to municipality level, rare combinations of variables). For small groups, rare diagnoses, or single cases, variables should be combined or removed. When it is no longer possible to identify individuals directly or indirectly, the dataset may be shared.

See this guide on sharing research data containing personal data from the Research Data Alliance Norway (NO‑RDA) if you are unsure how to share your data.

² The Foundation Dam is committed to ensuring that all research results are shared, but will only follow up this requirement for studies that are, or should have been, registered in the following databases:

  1. ClinicalTrials.gov
  2. Open Science Framework (OSF)
  3. EU Clinical Trials Register (EUCTR)
  4. Clinical Trials Information System (CTIS)
  5. International Clinical Trials Registry Platform (ICTRP)

³ The project leader is responsible for selecting a data‑sharing repository that complies with the requirements of the guidelines.The Foundation Dam recommends the following repositories[SHI1] (#_msocom_1) [AB2] (#_msocom_2) :

  • DataverseNO
  • Zenodo
  • Open Science Framework (OSF)

See also this page from the University of Oslo on archiving research data.

Få nyheter fra Stiftelsen Dam direkte på epost

Vi sender vanligvis ut nyhetsbrev én til to ganger i måneden