Instruks fagutvalg Utvikling

Her finner du instruks til fagutvalget for ordningen Utvikling.

Oppdatert: 14.08.2019

Utvalgsmedlemmenes oppgave

Utvalgsmedlemmenes hovedoppgave er å vurdere søknadene som sendes inn til tilskuddsordningen Utvikling i tråd med de til enhver tid gjeldende retningslinjene for ordningen og denne instruksen. Siste utgave av retningslinjene finnes her.

Basert på vurderingene skal fagutvalget som enhet levere en innstilling til Stiftelsen Dams styre om hvilke søknader som skal innvilges og avslås

Generelt om søknadsbehandlingen

De forskjellige trinnene i søknadsbehandlingen beskrives i detalj i rutinebeskrivelsen «Søknadsvurdering, Utvikling». Denne skal leses grundig.

Forarbeid

Habilitet

Når søknadsfristen er ute blir de nye søknadene gjort tilgjengelig for utvalgsmedlemmene i

søknadssystemet SurveyMonkey Apply. Første oppgave er å vurdere habilitet. Dersom utvalgsmedlemmene vurderer seg selv som inhabile, skal de ikke delta i den videre behandlingen av søknaden.

Fagutvalget skal følge forvaltningslovens regler om habilitet. I den står blant annet:

En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak

  1. a) når han selv er part i saken;
  2. b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken;
  3. c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part;
  4. d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte;
  5. e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for 1) et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken, eller 2) et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke for person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken.

Utvalgsmedlemmene skal i tillegg vurdere seg som inhabile for søknader som kommer fra egen arbeidsplass (nærmeste ledernivå/avdeling) eller fra søkerorganisasjoner hvor utvalgsmedlemmene har hatt formelle verv eller gjennomført betalt oppdrag siste tre år.

Videre understrekes det at utvalgsmedlemmene skal melde seg selv som inhabile dersom det er noen andre forhold som skulle tilsi det. Teksten i forvaltningsloven som dekker dette, lyder:

Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part.

Kontakt med søker

Utvalgsmedlemmene har ikke anledning til å kontakte søkerorganisasjon/søker/prosjektleder før, i løpet av, eller etter søknadsbehandlingen frem til offentliggjøringen. De har heller ikke anledning til å snakke med søker/søkerorganisasjonen om behandlingen av enkeltsøknader etter dette.

Taushetsplikt

Medlemmene har taushetsplikt vedrørende eventuelle sensitive opplysninger de har blitt kjent med i behandlingen av søknadene, og de har også taushetsplikt med hensyn til innstillingen fram til offentliggjøring har funnet sted.

Fordeling av søknader

Stiftelsen Dams sekretariat er ansvarlig for fordeling av søknader til utvalgsmedlemmene og brukerrepresentanter. Se rutinebeskrivelsen Søknadsvurdering Utvikling for detaljer om dette.

Vurdering av søknader

Runde 1: Individuell vurdering av skissesøknader

I runde 1 sender søker svært forenklede søknader (omtalt som «skissesøknader» eller «skisser»). Se Søknadsvurdering Utvikling for detaljer. Hver skisse skal vurderes individuelt av fire utvalgsmedlemmer, uavhengig av hverandre. Søknadsbehandlingen skjer i sin helhet elektronisk i SurveyMonkey Apply.

Skissesøknadene gjøres tilgjengelig for utvalgsmedlemmene omtrent 3 uker før vurderingsfristen.

Vurderingskriterier

I vurderingen av søknaden vektlegges følgende kriterier og ingen andre:

Soliditet

Kvaliteten på de foreslåtte aktivitetene og metodene som brukes.

I hvilken grad det foreslåtte arbeidet er ambisiøst og nytenkende.

Virkning

Potensielle virkninger og effekter av den foreslåtte prosjektet.

Kommunikasjon av resultater og utnyttelsen av dem.

Gjennomføring 

Kvaliteten på prosjektleder og prosjektgruppe.

Kvaliteten på prosjektets organisering og styring.

Stiftelsen Dams prioriteringer 

I hvilken grad prosjektet oppfyller satsningsområdene til Stiftelsen Dam. I denne ordningen er det:

  • Grad av brukermedvirkning i prosjektet
  • Prosjektets relevans og forventede verdi for organisasjon og/eller bruker

Etiske vurderinger inngår som en sentral del i vurderingen av alle kriteriene.

Karakterskala

Hvert kriterium skal gis en karakter på følgende skala:

1 – Dårlig. Søknaden adresserer ikke kriteriet eller det kan ikke vurderes grunnet manglende eller ufullstendig informasjon.

2 – Svakt. Kriteriet adresseres i utilstrekkelig grad eller det er alvorlige svakheter

3 – Mindre godt. Søknaden adresserer kriteriet, men det er betydelige svakheter

4 – Godt. Søknaden adresserer kriteriet godt, men inneholder flere mangler

5 – Meget godt. Søknaden adresserer kriteriet veldig godt, men har noen få mangler.

6 – Fremragende. Søknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet. Eventuelle mangler er små.

7 – Eksepsjonelt. Søknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet eksepsjonelt bra. Manglene er fraværende eller er svært små.

Tilbakemelding til søkere

Utvalgsmedlemmene skal gi søkeren skriftlig tilbakemelding på skissesøknaden der søknadens styrker og svakheter oppsummeres. Kommentaren legges inn i vurderingsskjemaet og vil bli gjort tilgjengelig for søker i uredigert form.

Runde 2: Individuell vurdering av fulle søknader

I runde 2 sender inviterte søkere søknader som utdyper prosjektet beskrevet i skissen (omtalt som «fulle søknader»). Se rutinebeskrivelsen Søknadsvurdering Utvikling for detaljer. Hver fulle søknad skal vurderes individuelt av fire utvalgsmedlemmer, uavhengig av hverandre. Fagutvalgsmedlemmene skal ikke diskutere søknadene seg i mellom. Søknadsbehandlingen skjer i sin helhet elektronisk i SurveyMonkey Apply.

De fulle søknadene gjøres tilgjengelig for utvalgsmedlemmene omtrent 5 uker før vurderingsfristen.

Søknadene vurderes på samme måte som i runde 1. I tillegg gis søker tilbakemelding på samme måte som i runde 1.

Kontroll og endelig vedtak

Stiftelsen Dams kontrollutvalg følger søknadsbehandlingen fra start til slutt. De har tilgang til SurveyMonkey Apply og kan følge både sekretariatets og utvalgsmedlemmenes arbeid. De tar stikkprøvekontroller på enkeltsøknader, ser på rapporter fra innstillingen, deltar på fordelingskonferansen og legger fram sin anbefaling i form av en beretning til styret. Det er stiftelsens styre som fatter endelig vedtak om tildeling av midlene.