Instruks fagutvalg Helse

Oppdatert 28.08.19

Utvalgsmedlemmenes oppgave

Utvalgsmedlemmenes hovedoppgave er å vurdere søknadene som sendes inn til tilskuddsordningen Helse i tråd med de til enhver tid gjeldende retningslinjene for ordningen og denne instruksen. Siste utgave av retningslinjene finner du her

Basert på vurderingene skal fagutvalget som enhet levere en innstilling til Stiftelsen Dams styre om hvilke søknader som skal innvilges og avslås.

Generelt om søknadsbehandlingen

De forskjellige trinnene i søknadsbehandlingen beskrives i detalj i rutinebeskrivelsen “Søknadsvurdering, Helse”. Denne skal leses grundig.

Habilitet

Når søknadsfristen er passert blir de nye søknadene gjort tilgjengelig for utvalgsmedlemmene i

ExtraWeb. Første oppgave er å angi habilitet. Dersom utvalgsmedlemmene vurderer seg selv som inhabil, skal denne ikke delta i den videre behandlingen av søknaden.

Fagutvalget skal følge forvaltningslovens regler om habilitet. I den står blant annet: 

En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak

a) når han selv er part i saken;

b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken;

c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part;

d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte;

e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for 1) et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken, eller 2) et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke for person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken.

Utvalgsmedlemmene skal i tillegg vurdere seg som inhabil for søknader som kommer fra egen arbeidsplass (nærmeste ledernivå/avdeling) eller fra søkerorganisasjoner hvor utvalgsmedlemmene har hatt formelle verv eller gjennomført betalt oppdrag siste tre år

Videre understrekes det at utvalgsmedlemmene skal melde seg selv som inhabile dersom det er noen andre forhold som skulle tilsi det. Teksten i forvaltningsloven som dekker dette, lyder:

Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part.

Kontakt med søker

Utvalgsmedlemmene har ikke anledning til å kontakte søkerorganisasjon/søker/prosjektleder før, i løpet av, eller etter søknadsbehandlingen frem til offentliggjøringen. De har heller ikke anledning til å snakke med søker/søkerorganisasjonen om behandlingen av enkeltsøknader etter dette.

Taushetsplikt

Medlemmene har taushetsplikt vedrørende eventuelle sensitive opplysninger de har blitt kjent med i behandlingen av søknadene, og de har også taushetsplikt med hensyn til innstillingen fram til offentliggjøring har funnet sted.

Fordeling av søknader

Stiftelsen Dams sekretariat er ansvarlig for fordeling av søknader til utvalgsmedlemmene og brukerrepresentanter. Fordelingen både runde 1 og runde 2 baserer seg på informasjon søker har lagt inn i skjemaet og kompetansen som er registrert for det enkelte utvalgsmedlem. Søknadene fordeles slik at alle utvalgsmedlemmene får omtrent samme antall søknader til behandling. 

Vurderingen av nye søknader

Runde 1: Individuell vurdering av søknader

I runde 1 vurderes hver søknad individuelt av tre utvalgsmedlemmer, uavhengig av hverandre. Etter søknadsfristen foretas det en automatisk fordeling av søknadene. Fordelingen er basert på informasjon søker har lagt inn i søknadsskjemaet og kompetansen som er registrert for det enkelte utvalgsmedlem. Søknadene fordeles slik at alle utvalgsmedlemmene får om lag samme antall søknader til behandling. Se rutinebeskrivelsen Søknadsvurdering Helse for detaljer. I denne runden skjer søknadsbehandlingen i sin helhet elektronisk i ExtraWeb. 

Søknadene gjøres tilgjengelig for utvalgsmedlemmene omtrent 5 uker før vurderingsfristen. 

Vurderingskriterier

I vurderingen av søknaden vektlegges følgende kriterier:

Soliditet

Kvaliteten på de foreslåtte aktivitetene og metodene som brukes.

I hvilken grad det foreslåtte arbeidet er ambisiøst og nytenkende. 

Virkning 

Potensielle virkninger og effekter av det foreslåtte prosjektet.

Kommunikasjon av resultater og utnyttelsen av dem.

Gjennomføring 

Kvaliteten på prosjektleder og prosjektgruppe. 

Kvaliteten på prosjektets organisering og styring.

Stiftelsen Dams prioriteringer 

I hvilken grad prosjektet oppfyller satsningsområdene til Stiftelsen Dam. I denne ordningen er disse:

    • Frivillighet – både prosjekter med høy grad av frivillighet og prosjekter som har frivillighet som tema
    • Brukermedvirkning – både prosjekter med høy grad av brukermedvirkning og høy grad av betydning for bruker
    • Søkerorganisasjonens rolle i prosjektet

Etiske vurderinger inngår som en sentral del i vurderingen av alle kriteriene. 

 

Karakterskala

Hvert kriterium skal gis en karakter på følgende skala:

1 – Dårlig. Søknaden adresserer ikke kriteriet eller det kan ikke vurderes grunnet manglende eller ufullstendig informasjon. 

2 – Svakt. Kriteriet adresseres i utilstrekkelig grad eller det er alvorlige svakheter

3 – Mindre godt. Søknaden adresserer kriteriet, men det er betydelige svakheter

4 – Godt. Søknaden adresserer kriteriet godt, men inneholder flere mangler

5 – Meget godt. Søknaden adresserer kriteriet veldig godt, men har noen få mangler.

6 – Fremragende. Søknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet. Eventuelle mangler er små.

7 – Eksepsjonelt. Søknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet eksepsjonelt bra. Manglene er fraværende eller er svært små.

 

Runde 2: Fornyet individuell vurdering og fordelingskonferanse

Søknadene som skal videre til sluttbehandling i fordelingskonferansen fordeles på nytt ved en manuell fordeling. Utvalgsmedlemmene blir nå delt inn i åtte grupper med tre i hver. Fordelingen baseres nå i tillegg på hvilke utvalgsmedlemmer som har vært med i den individuelle behandlingen av søknaden og selvsagt habilitet. Målsetningen er at minst 5 utvalgsmedlemmer skal ha vurdert søknaden.

Søknadene vurderes etter samme kriterier og på samme skala som i runde 1. 

 

Forberedelser til fordelingskonferansen

Søknadene blir på nytt tilgjengelig for utvalgsmedlemmene i ExtraWeb når ny fordeling er gjennomført. Utvalgsmedlemmene har nå ca 2 uker på en gjennomgang og faglig vurdering av disse søknadene som skal behandles på fordelingskonferansen.

I tillegg får alle utvalgsmedlemmene tilgang til å lese sammendraget/søknaden av samtlige søknader som skal behandles på fordelingskonferansen. Dette for å kunne vurdere helheten i de søknadene som skal opp til behandling, og for å kunne være opponent eller talsmann for søknader man selv ikke har fått tildelt.

 

Behandling fordelingskonferanse

På fordelingskonferansens første dag skal utvalgsmedlemmene sette seg i grupper og utarbeide et samlet forslag til innstilling på de søknadene gruppen har fått tildelt. Behandlingen og innstillingen utføres også nå i ExtraWeb ved hjelp av et nytt oppgaveskjema som alle tre i gruppen har tilgang til. Der skal gruppen vurdere søknadene etter de samme kriteriene som tidligere.

Gruppene skal også forberede en kort og presis begrunnelse for innstillingen på hver enkelt søknad, og bestemmer også hvem som legger dette frem i plenum.

Når alle gruppene har innstilt sine søknader samles alle til plenumsgjennomgang. Alle søknadene presenteres søknad for søknad. Det åpnes for nødvendig diskusjon, spørsmål og avklaringer. Plenumsbehandlingen skal være et korrektiv og et supplement til gruppenes behandling og innstilling og innstillingen kan endres under gjennomgangen. 

Tilleggsvurdering (second opinion) av søknader utløses dersom:

…gruppen erkjenner behov for ytterligere behandling

…andre utvalgsmedlemmer ber om det

…søknaden diskuteres mye i plenum og sekretariatet mener den bør få tilleggsvurdering

Sekretariatet har ansvar for fordeling av de søknadene som skal ha en tilleggsvurdering. Etter at tilleggsvurderingen er gjennomført er det den opprinnelige gruppen som avgjør hvilken karakter søknaden skal få.

Etter at alle søknadene er ferdigbehandlet i plenum foreligger en innstilling der strek for tildeling må settes ut fra de midlene som er disponible innenfor tildelingsrammen.

Tilbakemelding til søkere

Utvalgsmedlemmene skal gi søkeren skriftlig tilbakemelding på søknaden der søknadens styrker og svakheter oppsummeres. Kommentaren legges inn i vurderingsskjemaet og vil bli gjort tilgjengelig for søker i uredigert form.

 

Behandling av framdriftsrapporter

I søknader for år 2 og år 3 skal framdriftsrapporten vurderes opp mot opprinnelig søknad før det kan innstilles på ytterligere støtte. Innstillingsoppgaven utføres av fagsjefene. Ved behov for bistand og råd i den faglige vurderingen av framdriften tar fagsjefene kontakt med en eller flere utvalgsmedlemmer. Dersom fagsjefene vurderer å stanse prosjektet skal minst tre utvalgsmedlemmer konsulteres. Fagsjefene sluttbehandler innstillingen av framdriftsrapporter før fordelingskonferansen, slik at størrelsen på disponible midler til nye søknader er klart.

 

Kontroll og endelig vedtak

Stiftelsen Dams kontrollutvalg følger søknadsbehandlingen fra start til slutt. De har tilgang til ExtraWeb og kan følge både sekretariatets og utvalgsmedlemmenes arbeid. De tar stikkprøvekontroller på enkeltsøknader, ser på rapporter fra innstillingen, deltar på fordelingskonferansen og legger fram sin anbefaling i form av en beretning til styret. 

Det er stiftelsens styre som fatter endelig vedtak om tildeling av midlene.