Instruks brukerrepresentanter

Her finner du instruks for Stiftelsen Dams brukerrepresentanter i behandling av forskningssøknader.

Oppdatert 26.05.2020

Brukerrepresentantenes oppgave

Målet for involveringen av brukerrepresentanter i søknadsvurderingen er å sikre at brukerstemmen høres og gis innflytelse på hva det forskes på. Intensjonen og ønsket er at dette vil gi økt kvalitet på forskningen generelt, økt gjennomføringsevne og bedre utforming av tjenester.

Brukerrepresentantenes hovedoppgave er å vurdere om brukermedvirkningen i innkomne søknader er relevant og tilstrekkelig. Lenke til den siste utlysning finnes på dam.no/forskning.

Generelt om søknadsbehandlingen

De forskjellige trinnene i søknadsbehandlingen beskrives i detalj i rutinebeskrivelsen Søknadsvurdering, Forskning. Denne skal leses grundig.

Habilitet

Etter at søknadene som skal vurderes er gjort tilgjengelig  i Damnett er første oppgave er å angi habilitet. Dersom brukerrepresentantene vurderer seg selv som inhabil, skal denne ikke delta i den videre behandlingen av søknaden.

Brukerrepresentantene skal følge forvaltningslovens regler om habilitet. I den står blant annet:

En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak

a) når han selv er part i saken;

b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken;

c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part;

d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte;

e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for 1) et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken, eller 2) et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke for person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken.

Brukerrepresentantene skal i tillegg vurdere seg som inhabil for søknader som kommer fra egen arbeidsplass (nærmeste ledernivå/avdeling) eller fra søkerorganisasjoner hvor brukerrepresentantene har hatt formelle verv eller gjennomført betalt oppdrag siste tre år

Videre understrekes det at brukerrepresentantene skal melde seg selv som inhabile dersom det er noen andre forhold som skulle tilsi det. Teksten i forvaltningsloven som dekker dette, lyder:

Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part.

Kontakt med søker

Brukerrepresentantene har ikke anledning til å kontakte prosjektledere/forskere/veiledere før, i løpet av, eller etter søknadsbehandlingen. Det samme gjelder kontakt med søkerorganisasjoner om søknader.

Taushetsplikt

Brukerrepresentantene har taushetsplikt knyttet til eventuelle sensitive opplysninger de har blitt kjent med i behandlingen av søknadene, og de har også taushetsplikt med hensyn til innstillingen fram til offentliggjøring har funnet sted.

Fordeling av søknader til vurdering

Stiftelsen Dams sekretariat er ansvarlig for fordeling av søknader til brukerrepresentantene. Se rutinebeskrivelsen for detaljer om dette.

Brukerrepresentantene skal først utføre individuelle vurderinger av de utvidede søknadene, før de møtes for å diskutere søknadene og justere sine karakterer individuelt.

Vurderingen av nye søknader

Individuell vurdering av de høyest rangerte søknadene

Vurderingen skal i all hovedsak basere seg på innholdet søknadsskjemaet. Ved behov kan den vedlagte prosjektbeskrivelsen leses. Søknadsskjemaet inneholder et eget felt der søker skal beskrive hvordan og i hvilke faser brukermedvirkningen brukermedvirkningen skal finne sted. Dersom brukermedvirkning ikke er aktuelt i alle faser eller i prosjektet som helhet skal dette begrunnes. I sammendraget gis informasjon om prosjektet som helhet, inkludert bakgrunn, metode og forventet verdi for bruker. Prosjektbeskrivelsen og vedlegg er tilgjengelig for brukerrepresentantene. Ved behov kan disse leses. 

Vurderingskriterier

Brukerrepresentantene skal vurdere graden av brukerinvolvering i følgende faser av prosjektet:

Idé og prosjektdefinering
Omfatter identifisering og prioritering av prosjektidéer, samt utforming av problemstilling, studiedesign og -metode

Planlegging og gjennomføring
Omfatter praktisk planlegging og tilrettelegging, samt kvalitetssikring av gjennomføringen av prosjektet og kommunikasjon med deltakere

Formidling og Implementering
Omfatter formidling av resultater til brukere og publikum, samt implementering av kunnskap og evaluering over tid

Der brukerrepresentantene vurderer at brukermedvirkning i den aktuelle fasen ikke er aktuelt og at dette er tilfredsstillende redegjort for angis IA (ikke aktuelt) i vurderingsskjemaet.

Karakterskala

Hvert kriterium skal gis en karakter på følgende skala:

1 – Dårlig. Søknaden beskriver ikke om eller hvordan brukerinvolveringen skal foregå i denne fasen, eller det er mangelfullt redegjort for hvorfor involvering ikke skal finne sted.

2 – Svakt. Søknaden beskriver i utilstrekkelig grad hvordan brukerinvolveringen skal finne sted, eller det er alvorlige svakheter

3 – Mindre godt. Søknaden beskriver hvordan brukerinvolveringen skal finne sted, men det er betydelige svakheter

4 – Godt. Søknaden beskriver godt hvordan brukerinvolveringen skal finne sted, men har noen mangler

5 – Meget godt. Søknaden beskriver meget godt hvordan brukerinvolveringen skal finne sted, men har noen få mangler.

6 – Fremragende. Søknaden beskriver alle relevante aspekter vedrørende hvordan brukerinvolveringen skal finne sted. Eventuelle mangler er små.

7 – Eksepsjonelt. Søknaden beskriver alle relevante aspekter vedrørende hvordan brukerinvolveringen skal finne sted eksepsjonelt bra. Manglene er fraværende eller er svært små.

Tilbakemelding til søkere

Brukerrepresentantene skal gi søkeren skriftlig tilbakemelding på søknaden der søknadens styrker og svakheter oppsummeres. Kommentaren legges inn i vurderingsskjemaet og vil bli gjort tilgjengelig for søker i uredigert form.

Gruppemøte, justering av individuell karakter

Basert på karakterene som brukerrepresentantene har satt i sin individuelle vurdering velges det ut de søknadene hvor det er stor uenighet og de som har fått dårlig karakter av alle. Disse søknadene skal diskuteres i et eget møte mellom brukerrepresentantene. Se rutinebeskrivelsen Søknadsvurdering, Forskning for detaljer om dette.

Kontroll og endelig vedtak

Stiftelsen Dams kontrollutvalg følger søknadsbehandlingen fra start til slutt. De har tilgang til Damnett og kan følge både sekretariatets og utvalgsmedlemmenes arbeid. De tar stikkprøvekontroller på enkeltsøknader, ser på rapporter fra innstillingen, får fremlagt avvikslogger, deltar i utvalgte gruppemøter og legger fram sin anbefaling i form av en beretning til styret.

Det er stiftelsens styre som fatter endelig vedtak om tildeling av midlene.