Instruks brukerrepresentanter

Her finner du instruks for Stiftelsen Dams brukerrepresentanter i behandling av forskningssøknader.

OBS: Instruksen under er utdatert og vil bli endret. Ny versjon vil bli publisert i forbindelse med åpningen av søknadsskjemaet 2. januar 2020

Formål med brukerrepresentanter

Målet for involveringen av brukerrepresentanter i søknadsvurderingen er å sikre at brukerstemmen høres og gis innflytelse på hva det forskes på/om. Intensjonen og ønsket er at dette vil gi økt kvalitet på forskningen generelt, økt gjennomføringsevne og bedre utforming av tjenester.

Brukerrepresentantenes oppgave

Brukerrepresentantenes hovedoppgave er å vurdere om brukermedvirkningen i innkomne søknader er relevant og tilstrekkelig. I retningslinjene for forskning står det i punkt 6. Krav til søknadene: «Brukermedvirkning vektlegges og grad av brukermedvirkning skal beskrives i alle prosjekter. Hvor brukermedvirkning ikke er aktuelt skal dette forklares og begrunnes.»

Siste utgave av retningslinjene finner du her.

Gjennomføring av søknadsbehandlingen

Generelt Søknadsbehandlingen gjennomføres i flere trinn. Innledningsvis spiller vurderingene av den faglige og vitenskapelige kvaliteten størst rolle. Den gjøres av saksordførerne. Fra og med trinn 1.4 spiller brukerrepresentantenes vurdering en stadig viktigere rolle.

Runde 1: Individuell behandling

● 1.1 Individuell vurdering ved saksordførere. Hver saksordfører setter sin karakter uavhengig av den andre.
● 1.2 Utvelgelse til runde 2. Basert på karakterene i trinn 1.1 velges de søknadene med høyest gjennomsnittskarakter og størst uenighet.
● 1.3 Første avslag. Søknadene som ikke velges til runde 2 blir avslått.
● 1.4 Individuell vurdering ved brukerrepresentanter (av søknadene som skal behandles under fordelingskonferansen).

Runde 2: Fordelingskonferansen

● 2.1 Felles innstilling ved saksordførerpar og brukerrepresentanter.
● 2.2 Plenumsgjennomgang av alle søknader.
● 2.3 Second opinion og utvidet brukervurdering.
● 2.4 Gjennomgang av second opinion.
● 2.5 Avslag av lavest rangerte og innvilgelse av høyest rangerte søknader.
● 2.6 Rangering av gjenstående søknader ved saksordførerpar og brukerrepresentanter.
● 2.7 Siste innvilgelse og avslag.

For detaljer om de forskjellige trinnene i prosessen, se rutinebeskrivelsen «Søknadsvurdering Forskning».

Forarbeid

Habilitet
Første oppgave er å angi habilitet. Dersom brukerrepresentanten vurderer seg selv som inhabil, skal denne ikke delta i den videre behandlingen av søknaden.

Fagutvalget skal følge forvaltningslovens regler om habilitet. I den står blant annet: «En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak

A. når han selv er part i saken;
B. når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken;
C. når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part;
D. når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte;
E. når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for
a. et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken, eller
b. et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke for person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken.

Brukerrepresentanten skal i tillegg vurdere seg som inhabil for søknader som kommer fra:

● … egen arbeidsplass (nærmeste ledernivå/avdeling)
● … fra søkerorganisasjoner hvor han/hun har hatt formelle verv eller gjennomført betalt oppdrag siste tre år»

Videre understrekes det at brukerrepresentanten skal melde seg selv som inhabil dersom det er noen andre forhold som skulle tilsi det. Teksten i forvaltningsloven som dekker dette, lyder: «Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part».

Fordeling av søknader til vurdering

Etter at saksordførerne i fagutvalget har vurdert søknadenes vitenskapelige kavlitet i trinn 1.1 og utvelgelsen av søknader til runde 2 (trinn 1.2) er gjennomført skal brukerrepresentantene få tilgang til de søknadene som skal til runde 2 til vurdering. For nærmere beskrivelse av denne utvelgelsen, se rutinebeskrivelsen «Søknadsvurdering, Forskning».

Brukerrepresentantene skal skal utføre individuelle vurderinger av de høyest rangerte søknadene basert på saksordførernes karakterer. Innenfor helsetjenestenivå «Helse- og tjenestetilbud i kommuner» og «Samhandling mellom de ulike aktørene i helsetjenesten, innbefattet samhandling med spesialisthelsetjenesten» skal brukerrepresentantene vurdere de 40 høyest rangerte søknadene. Innenfor helsetjenestenivå «Annet» skal brukerrepresentantene vurdere de 20 høyest rangerte søknadene.

Vurderingen av søknadene i trinn 1.4
Vurderingen skal i all hovedsak basere seg på sammendraget av søknaden. I dette sammendraget gir søkerorganisasjonen sin begrunnelse for innsending. Der skal også brukermedvirkningen beskrives. Prosjektbeskrivelsen og vedlegg er tilgjengelig for brukerrepresentantene. Ved behov kan disse leses.

Brukerrepresentantene skal vurderer graden av brukerinvolvering i følgende faser av forskningsprosessen:

● Idefasen – Identifisering og prioritering av forskningsideer
● Prosjektdefineringsfasen – Utforming av problemstilling, studiedesign og -metode
● Planleggings- og testfasen – Praktisk planlegging og tilrettelegging før oppstart
● Gjennomføringsfasen/analysefasen – Kvalitetssikring, kommunikasjon med deltakere og tolkning av resultater
● Formidlingsfasen – Formidling av resultater til brukere og publikum
● Implementeringsfasen – Implementering av ny kunnskap og evaluering over tid

Disse seks kriteriene skal scores:
● Svakt (0)
● Godt (1)
● Meget godt (2)
● Ikke aktuelt (IA)*
*) Det er ikke alltid slik at det er mulig eller hensiktsmessig med brukermedvirkning i alle fasene i alle typer studier. I disse tilfellene skal kriteriet scores IA (Ikke aktuelt)

I tillegg skal det settes en totalscore for brukermedvirkning i prosjektet ved hjelp av følgende skala:
● 7 – Fremragende
● 6 – Svært godt
● 5 – Meget godt
● 4 – Godt
● 3 – Mindre godt
● 2 – Svakt
● 1 – Dårlig

Runde 2: Fordelingskonferansen

Forberedelser
Basert på karakterene saksordførerne har satt i innledende runde, går ca 100 av søknadene videre til fornyet behandling under fordelingskonferansen. Det vil bli laget en pdf-fil med sammendrag av søknadene for hver av de to kategoriene, “Kommunal og samhandling” og “Annet”, som skal opp til behandling på fordelingskonferansen. Sammendragene skal være rangert etter gjennomsnittskarakteren fra saksordførerne i runde 1.1, fra høyeste til laveste snitt. Filen sendes ut 6 dager før konferansen. Brukerrepresentantene oppfordres til å merke seg hvilke av disse søknadene de ønsker å diskutere med den andre brukerrepresentanten.

Brukerrepresentantenes samlede innstilling (trinn 2.1)
På fordelingskonferansens første dag skal brukerrepresentantene utarbeide en samlet innstilling på de nye søknadene som er plukket ut til plenumsbehandling. Dette skjer i et eget vurderingsskjema i ExtraWeb.

Brukerrepresentantene skal prioritere å vurdere de høyest rangerte søknadene (fra runde 1.1) og de søknadene de har vært i tvil om (se forrige punkt).

OBS: Inntil dette vurderingsskjemaet er fylt ut og lagret, er det kun vurderingen fra den enkeltvise vurderingen (se forrige punkt) som er tilgjengelig for saksordførerne.

Plenumsbehandling (trinn 2.2-2.7)
Når søknadene skal behandles i plenum av et samlet utvalg, presenterer saksordførerne søknadene og begrunner så sin innstilling for hver av dem. Brukerrepresentantene kan supplere og kommentere ved behov.

Plenumsbehandlingen skal være et korrektiv og et supplement til saksordførerparenes behandling.

Plenum gir sine synspunkter på saksordførernes innstillinger, som eventuelt justeres.

Det er Stiftelsen Dams styre som fatter endelig vedtak om tildeling av prosjektmidler.

Se rutinebeskrivelsen «Søknadsvurdering, Forskning» for detaljer knyttet til saksgangen under plenumsbehandlingen.