Instruks fagutvalg Utvikling

Utvalgsmedlemmenes oppgave

Utvalgsmedlemmenes hovedoppgave er å vurdere søknadene som sendes inn til programmet Utvikling i tråd med den til enhver tid gjeldende utlysningen for programmet og denne instruksen. Siste utlysning finner du her.

Vurderingene som fagutvalgsmedlemmene utfører danner grunnlaget for hvilke søknader som skal innvilges og avslås.

Generelt om søknadsbehandlingen

De forskjellige trinnene i søknadsbehandlingen beskrives i detalj i rutinebeskrivelsen for søknadsbehandling. Denne skal leses grundig.

Habilitet

Første oppgave er å angi habilitet. Dersom utvalgsmedlemmene vurderer seg selv som inhabil for en søknad, skal de ikke delta i den videre behandlingen av søknaden. For å rekke å omfordele søknaden er sekretariatet avhengig av at inhabilitet avklares raskt. 

Vurderingen av habilitet skal skje i tråd med Rutine for habilitetsvurderinger i Stiftelsen Dam. For fagutvalgsmedlemmer innebærer dette blant følgende:

«Medlemmet har selv ansvar for å melde seg inhabil. Dersom medlemmet er usikker på om hen er inhabil, skal medlemmet melde fra til sekretariatet. Ved inhabilitet skal medlemmet fratre fra behandlingen av den aktuelle søknaden.»

Se rutinen for nærmere beskrivelse av hva som utløser inhabilitet og hva fagutvalgsmedlemmet skal gjøre dersom hen er delaktig i søknader til stiftelsen, samtidig som hen vurderer søknader (såkalt konkurranseinhabilitet).

Kontakt med søker

Fagutvalgets medlemmer har ikke anledning til å kontakte sentrale personer i søknadene før, i løpet av, eller etter søknadsbehandlingen. Det samme gjelder kontakt med søkerorganisasjoner om søknader.

Taushetsplikt

Medlemmene har taushetsplikt knyttet til eventuelle sensitive opplysninger de har blitt kjent med i behandlingen av søknadene, og de har også taushetsplikt med hensyn til innstillingen fram til offentliggjøring har funnet sted.

Bruk av kunstig intelligens (KI)

Kunstig intelligens kan være et nyttig verktøy i arbeidshverdagen, men i søknadsbehandlingen gjelder noen klare regler:

1. Det er ikke lov å bruke KI i selve vurderingen av søknadene. Karakterene og vurderingene skal være dine egne, basert på kriteriene i utlysningen.
2. Det er ikke lov å laste opp søknadstekst i KI-verktøy. Av personvernhensyn er søknadstekstene beskyttet, og de skal aldri deles utenfor Damnett.
3. Det er lov å bruke KI til å forbedre egne tilbakemeldinger. Dersom du vil gjøre språket i en kommentar tydeligere eller mer strukturert, kan du bruke KI som et hjelpemiddel, så lenge du ikke legger inn selve søknadsteksten, men bare dine egne utkast til tilbakemeldinger.

Vurdering av søknader

Søknadsvurderingen i Utvikling skjer i to runder:

1. Skissesøknad. I denne runden sender søker en forenklet søknad.
2. Utvidet søknad. De høyest vurderte skissesøknadene inviteres til å sende en utvidet søknad i runde 2.

Selv om de utvidede søknadene i runde 2 er vesentlig mer omfattende enn skissesøknadene, skal søknadene vurderes på samme måte, etter de samme kriteriene og på den samme karakterskalaen. Forskjellen er bare hvor lang tid fagutvalgsmedlemmet skal bruke på vurderingen – 20 minutter på skissesøknaden og 60 minutter på den utvidede søknaden.

Alle vurderinger utføres i sin helhet elektronisk i søknadssystemet Damnett. Det er innholdet i søknaden som ligger til grunn for vurderingen. Eventuelle lenker som søker legger inn i fritekstfelt er ikke en del av vurderingsgrunnlaget.

Fordelingen av søknader til fagutvalgsmedlemmene skjer løpende og fagutvalgsmedlemmene gis en frist på 15 dager for å ferdigstille vurderingen.

Vurderingskriterier

I vurderingen av søknaden vektlegges følgende kriterier:

Soliditet (Excellence)

Kvaliteten på de foreslåtte aktivitetene og metodene som brukes.
I hvilken grad det foreslåtte arbeidet er ambisiøst og nytenkende.

Virkning (Impact)

Potensielle virkninger og effekter av det foreslåtte prosjektet.
Kommunikasjon av resultater og utnyttelsen av dem.

Gjennomføring (Implementation)

Kvaliteten på prosjektleder og prosjektgruppe.
Kvaliteten på prosjektets organisering og styring.

Stiftelsen Dams prioriteringer

I hvilken grad prosjektet oppfyller satsningsområdene til Stiftelsen Dam. I dette programmeter disse:

• Frivillighet – både prosjekter med høy grad av frivillighet og prosjekter som har frivillighet som tema
• Brukermedvirkning – både prosjekter med høy grad av brukermedvirkning og høy grad av betydning for bruker
• Søkerorganisasjonens rolle i prosjektet

Etiske vurderinger inngår som en sentral del i vurderingen av alle kriteriene.

Karakterskala

Hvert kriterium skal gis en karakter på følgende skala:

1 – Dårlig. Søknaden adresserer ikke kriteriet eller det kan ikke vurderes grunnet manglende eller ufullstendig informasjon.

2 – Svakt. Kriteriet adresseres i utilstrekkelig grad eller det er alvorlige svakheter

3 – Mindre godt. Søknaden adresserer kriteriet, men det er betydelige svakheter

4 – Godt. Søknaden adresserer kriteriet godt, men inneholder flere mangler

5 – Meget godt. Søknaden adresserer kriteriet veldig godt, men har noen få mangler.

6 – Fremragende. Søknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet. Eventuelle mangler er små.

7 – Eksepsjonelt. Søknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet eksepsjonelt bra. Manglene er fraværende eller er svært små.

Deter beskrivelsen av karakterene som skal legges til grunn i vurderingen av kriteriene, ikke tallet i seg selv.

Kommentar til søker

Utvalgsmedlemmene skal gi søkeren en kort skriftlig tilbakemelding på søknaden der søknadens styrker og svakheter oppsummeres. Kommentaren legges inn i vurderingsskjemaet og vil bli gjort tilgjengelig for søker i uredigert form.

Det er viktig fordi kommentarene:

• hjelper søkeren å forstå bakgrunnen for vurderingen.
• viser hva som eventuelt kan forbedres i en ny søknad.
• bidrar til å gjøre prosessen mer åpen og rettferdig.

Hva kjennetegner en god kommentar?

• Kortfattet: Kommentarene trenger ikke være lange, men de bør adressere hvert kriterium for seg.
• Tydelige: Hvis det er vesentlige mangler, må du si det klart. Ikke bare skriv at «gjennomføringsevnen virker svak», forklar hvorfor du mener det.
• Respektfulle: Formuler deg hensynsfullt, slik at søkeren opplever vurderingen som konstruktiv og rettferdig.
• Knyttet til karakterskalaen: Bruk beskrivelsene av karakterene som støtte når du skriver. Dersom du har gitt karakter 3, bør du få frem at «det er betydelige svakheter» – men du må også forklare hva svakhetene faktisk består i.

Hvordan bruke karakterskalaen i kommentarene?

Når du setter en karakter, har du allerede bestemt deg for hvor godt kriteriet er oppfylt. Bruk gjerne de ordrette beskrivelsene av karakterene som en ramme for kommentaren, men det viktigste er å forklare hvorfor det er slik:

• Karakter 2 → «utilstrekkelig grad» → forklar hva som er utilstrekkelig.
• Karakter 4 → «godt, men med flere mangler» → forklar hvilke mangler du ser.
• Karakter 6 → «fremragende, med små mangler» → trekk frem styrkene, men pek også på de små tingene som kunne forbedres.

Dette hjelper søkerne å koble vurderingen til den offisielle skalaen, og gjør kommentarene mer forståelige og konsistente.

Begrensninger i søknadsskjemaet

Søknadsskjemaet har faste tegnbegrensninger og søkerne bruker som oftest all plassen. Derfor kan det være frustrerende å få kommentaren «det mangler informasjon om X». Søkeren kan oppleve at de ikke hadde mer plass å fylle ut.

Her er det nyttig å legge til en refleksjon: Hva kunne de skrevet mindre om for å få plass til det som manglet?

Eksempel:

«Søknaden har betydelige svakheter i beskrivelsen av det faglige grunnlaget for tiltaket. Det redegjøres for at mange sliter med migrene, men i liten grad hvorfor akkurat et digitalt kurs skal hjelpe. Derfor scores søknaden lavt på Soliditet. Det brukes mye plass på å beskrive omfanget av migreneplager, og dette kunne ha blitt forkortet til fordel for mer informasjon om det faglige grunnlaget for kurset.»

Kontroll og endelig vedtak

Stiftelsen Dams kontrollutvalg følger søknadsbehandlingen. De har tilgang til Damnett og kan følge både sekretariatets og utvalgsmedlemmenes arbeid. De tar stikkprøvekontroller på enkeltsøknader, ser på rapporter fra innstillingen og legger fram sin anbefaling i form av en beretning til styret.

Det er stiftelsens styre som fatter endelig vedtak om tildeling av midlene.

Honorar

Arbeidet honoreres etter satsene i Statens personalhåndbok, punkt 10.14.2 Godtgjøring til leder, medlemmer og sekretærer i statlige utvalg. Per 1. januar 2025 utgjør dette kr 573 kroner per time.Det skal avsettes 20 minutter til behandlingen av hver skissesøknad, noe som medfører et honorar på 191kroner per søknad. For full søknad skal det avsettes 60 minutter, noe som medfører et honorar på kr 573kroner per søknad.

Timer til opplæringsmøter og andre møter honoreres etter samme timesats. Honoraret utbetales etterskuddsvis to ganger årlig.

Øvrige bestemmelser som gjelder honorar, reise og opphold i forbindelse med arbeid for Stiftelsen Dam.

Video fra opplæringsmøte