Rutine: Søknadsvurdering i særtilfeller

Her finner du Stiftelsen Dams rutinebeskrivelse for søknadsvurdering i særtilfeller.

Vedtatt av Stiftelsen Dams styre 23.03.2020.

I særtilfeller der det ikke er mulig å gjennomføre søknadsbehandlingen som beskrevet i rutinebeskrivelsene for søknadsvurdering, kan generalsekretær beslutte om og hvordan søknadsbehandlingen skal gjennomføres.   

Antatte situasjoner der dette kan bli tilfellet inkluderer: 

  • Sykdom blant mange fagutvalgsmedlemmer eller ansatte samtidig. 
  • Krisesituasjoner som gjør at mange fagutvalgsmedlemmer eller ansatte må nedprioritere arbeidet for stiftelsen. 
  • Tvungen kansellering av sentrale møter som fordelingskonferanser, for eksempel grunnet sykdom. 
  • Tekniske problemer i Damnett som gjør at vurderingene ikke kan gjennomføres i tide eller at eksisterende vurderinger forsvinner.

Forutsetninger

Forutsetningen for dette er at:  

  1. Styreleder og leder av kontrollutvalget får fremlagt en plan for gjennomføringen og at 
  2. følgende grunnprinsipper følges:

a) Fagutvalgsmedlemmer skal bli forsøkt erstattet. Dersom det er manglende vurderinger fra fagutvalgsmedlemmene som gjør at det ikke er mulig å gjennomføre søknadsbehandlingen som planlagt, skal sekretariatet forsøke å erstatte så mange indisponerte fagutvalgesmedlemmer som mulig.
b) Ansatte skal bli forsøkt erstattet. Dersom det er indisponerte ansatte som er årsaken til at det ikke er mulig å gjennomføre søknadsbehandlingen som planlagt, skal sekretariatet forsøke å finne erstattere.
c) Nettmøter skal vurderes. Dersom årsaken til at det ikke er mulig å gjennomføre søknadsvurderingen som planlagt er at det ikke er mulig å avholde sentrale møter, skal sekretariatet vurdere om nettmøter kan gjennomføres. 
d) Alternative tekniske løsninger skal vurderes. Dersom det er tekniske problemer i Damnett som er årsaken til at det ikke er mulig å gjennomføre søknadsvurderingen som planagt, skal sekretariatet vurdere om det er mulig å gjennomføre vurderingene på andre plattformer. 

Dersom de beskrevne tiltakene ikke vurderes som hensiktsmessige, skal innstillingen basere seg på de vurderingene som er tilgjengelige på beslutningstidspunktet.    

Dersom det blir store skjevheter i hvor mange vurderinger de ulike søknadene får eller det blir gjennomført så få vurderinger av beslutningsgrunnlaget ikke blir tilstrekkelig, selv under de spesielle forholdene, kan generalsekretæren, i samråd med styreleder, beslutte å forlenge eller avlyse vurderings- og tildelingsprosessen.   

Det vil bli informert om alle beslutninger og tiltak på dam.no.