Personvernerklæring: Damnett og SurveyMonkey Apply

1 Om denne personvernerklæringen

Stiftelsen Dam bruker to ulike søknadssystemer. I Damnett og i SurveyMonkey Apply har søkerorganisasjoner brukere og kan opprette, lagre og sende inn søknader. I tillegg brukes systemene i vurderingen av søknader. For å gjøre dette må vi lagre personlig informasjon om brukere tilknyttet søknaden og de som vurderer søknadene (fagtuvalgsmedlemmer).

Det er Stiftelsen Dam (Akersgata 28, 0158 Oslo, Norge) som er behandlingsansvarlig for alle personopplysninger.

I programmene der man søker gjennom Damnett, er databehandler Machina AS (Bryggen 9, 5003 Bergen). Machina er leverandøren bak Damnett og det er inngått en databehandleravtale mellom Machina og Stiftelsen Dam.

I programmene der man søker gjennom SurveyMonkey Apply, er databehandler SurveyMonkey Inc. (1 Curiosity Way, San Mateo, California 94403, USA). SurveyMonkey er eier av SurveyMonkey Apply og det er inngått en databehandleravtale mellom SurveyMonkey Apply og Stiftelsen Dam. Det anbefales også å lese SurveyMonkey Apply sin personvernerklæring.

Formålet med vår behandling av personopplysninger er å kunne administrere alle søknader som sendes inn til oss, følge opp prosjektene i utføringsfasen, gjøre intern kvalitetssikring, samt produsere statistikker basert på historiske data. Av sistnevnte grunn vil personopplysningene oppbevares også etter at tilknyttet prosjekt er avsluttet.

I tråd med dette innhenter vi følgende opplysninger gjennom Damnett og SurveyMonkey Apply

2 Hvilken personlig informasjon vi innhenter, når og hvorfor vi gjør det, og når den slettes

2.1 Registrere bruker

Når du registrerer en bruker i Damnett eller SurveyMonkey Apply, må du registrere deg med fullt navn og epostadresse.

Denne informasjonen er nødvendig for å gi deg muligheten til å søke midler hos oss eller vurdere søknader for oss (det såkalte behandlingsgrunnlaget faller inn under Nødvendig for å oppfylle en avtale). For å gi deg muligheten til å søke om midler trenger vi fullt navn og epostadresse. Det er nødvendig for å:

  • Kontakte søkere i forbindelse med spørsmål knyttet til organisasjonens søknader
  • Hjelpe søkere/brukere når de tar kontakt med spørsmål om sine søknader
  • Bekrefte at søknader er sendt inn og hvem som har vært bidragsytere på disse
  • Vurdere søknader

Du kan når som helst be om at din personlige informasjon blir slettet. Skriv til post@dam.no for å be om en oversikt over hvilken informasjon vi har lagret, og for å be om at informasjonen slettes.

2.2 Opprette/sende inn søknad

Når en søknad skal fylles ut, ber vi om ytterligere personopplysninger fra prosjektleder. Dette gjelder både i søknad og i vedlagt CV. Vi innhenter disse opplysningene for å kunne ivareta våre interesser om en kvalitetssikret søknadsprosess, for å sikre at tildelingene går til et prosjekt med gjennomføringsevne, og for å sikre at ikke det blir systematiske skjevheter i søknadsbehandlingen. Følgende opplysninger blir innhentet gjennom søknadsskjema og/eller opplastet CV

  • Fødselsår
  • Mobilnummer
  • Arbeidssted
  • Fylke
  • Stilling
  • Utdanning
  • Erfaring og kompetanse
  • Kjønn
  • Organisasjonstilknytning

Denne informasjonen er nødvendig for å ivareta legitime interesser.

For å kunne vurdere kvaliteten på prosjektet og evne til gjennomføring, trenger vi utfyllende opplysninger. Disse er også nødvendige for å lage statistikk basert på historiske data. Midlene som deles ut gjennom Stiftelsen Dam er tippemidler og andre offentlige midler, som medfølger et viktig ansvar for å sikre kvalitet i søknadsbehandlingsprosessen. Det er dermed av betydning at det innsamles og lagres opplysninger for å føre statistikk og rapportere på søknadsprosessen og informasjon om søkerne.

Alle opplysninger som registreres er aktuelle for regelmessige analyser av søknader, vurderinger og prosjekter. Slike analyser gjør vi hovedsakelig for intern kvalitetssikring og for å kunne gi offentligheten informasjon om våre tildelinger. På nettsiden www.dam.no/statistikk og i rapporten Bedre søknadsbehandling ser du eksempler på noen av de analysene vi gjør.

Analyser gjennomføres også med det formål å frembringe ny kunnskap og økt viten om søknadsbehandlingen og beslutningsprosessene bak dem. Resultatene kan være aktuelle for vitenskapelig publisering. I slike tilfeller vil personopplysninger alltid bli behandlet konfidensielt og fullstendig anonymisert (ikke bare avidentifisert).

Etter en søknadsprosess blir søknadene arkivert, men vi må lagre informasjon om alle brukere så lenge man er registrert. Alle brukere kan når som helst be om å få sin personlige informasjon og bruker slettet. Ta kontakt med post@dam.no for å be om en oversikt over hvilken informasjon vi har lagret, og for å be om at informasjonen slettes.

3 Hvem har tilgang til personopplysningene? 

Administrasjonen: Sekretariatet i Stiftelsen Dam, Kavlifondet, og Kavlifondets program for helseforskning vil ha tilgang til opplysningene nevnt over. Her kan du se en oversikt over ansatte i sekretariatet.

Fagutvalgsmedlemmer: Fagutvalget som skal vurdere din søknad vil få tilgang til informasjonen i søknaden. Her er en presentasjon av fagutvalgene.

Styremedlemmer: For å fatte endelige vedtak om tildeling, vil medlemmer i styret til Stiftelsen Dam ha behov for informasjon (dette innebærer i enkelte tilfeller all informasjonen som er sendt inn i skisse og utvidet søknad). Her kan du se hele styret.

Offentlig tilgjengelig: Prosjektledere og forskere knyttet til prosjekter gjennomført med støtte fra Stiftelsen Dam, vil få sine navn og e-postadresser publisert i vårt prosjektbibliotek. Biblioteket krever ikke egen pålogging og ligger åpent for alle.

4 Hvordan kan du få innsyn i hvilke personopplysninger vi har lagret?

Skriv til post@dam.no for å be om tilgang til data som er lagret gjennom systemet.

Les mer om personvern i Stiftelsen Dam her.