Helse

Her finner du det du trenger å vite om utbetaling, rapportering, endringer underveis og hvilke oppgaver du må følge opp i prosjektperioden.

Dette må du gjøre når prosjektet starter

Når prosjektet har fått støtte, må du først sørge for at ansvarlig i søkerorganisasjonen aksepterer tildelingen i Damnett. Først når midlene er akseptert, kan prosjektet starte og tilskuddet utbetales.

Det anbefales å inngå en samarbeidsavtale med søkerorganisasjonen som tydelig beskriver roller, ansvar og oppgaver i prosjektet. Som prosjektleder har du ansvar for at prosjektet gjennomføres i tråd med godkjent prosjektsøknad, samt oppfyller Stiftelsens Dams krav til rapportering og oppfølging.

1. Utbetaling av midler

Når prosjektet får innvilget støtte, utbetales midlene til søkerorganisasjonen i to omganger:

• 90 prosent av søknadssummen utbetales etter at midlene er akseptert i Damnett. Utbetalingen vil normalt skje i begynnelsen av måneden.
• Resterende 10 prosent utbetales når slutt- og regnskapsrapportering er godkjent.
• Søkerorganisasjon er ansvarlig for å videreformidle midler til eksterne prosjekter.

2. Rapportering

Du skal rapportere fra prosjektet både underveis og ved prosjektslutt. All rapportering skjer i Damnett.

Avklare prosjektstatus

Ni måneder etter prosjektstart får du oppgaven Avklare prosjektstatus. Dette er en kort og enkel oppgave der du får muligheten til å angi ny sluttdato for prosjektet dersom du trenger mer tid for å fullføre prosjektet.

Når oppgaven Avklare prosjektstatus er levert, blir fremdriftsrapporten tilgjengelig. Dette gjelder kun for prosjekter som har en varighet på mer enn tolv måneder.

Frist: 14 dager etter at oppgaven er sendt ut.

Ved lengre varighet på prosjektet gjentas denne oppgaven hvert år.

Fremdriftsrapport

Prosjekter med en varighet på mer enn tolv måneder skal levere fremdriftsrapport. Dette er en enkel rapport der du gir en kort status for gjennomføringen og eventuelle endringer og utfordringer så langt i prosjektet.

Frist: 30 dager etter at oppgaven er sendt ut.

Sluttrapport

Alle prosjekter skal levere sluttrapport etter endt prosjektperiode. Sluttrapporten skal gi et bilde av hva som er gjort i prosjektet, hvilket mål som er oppnådd og eventuelle avvik fra opprinnelig prosjektsøknad.

Her kan du se eksempel på innholdet i sluttrapporten:

Sluttrapporten blir tilgjengelig i Damnett én måned før prosjektslutt.

Frist: 90 dager etter sluttdato i prosjektet.

Regnskap og revisjon

Alle prosjekter skal levere regnskap som viser prosjektets samlede utgifter og inntekter, inkludert andre tilskudd og egne midler. Regnskapsrapporten blir tilgjengelig i Damnett én måned før sluttdato.

Prosjekter med totale inntekter over 400.000 kroner (inkludert egne midler) er revisjonspliktige. Prosjekter som gjennomføres ved offentlige universiteter og høyskoler direkte underlagt riksrevisjonen, fritas fra kravet om revisjon. Summene for utgifter og eventuelle ubrukte midler i regnskapsskjemaet skal stemme overens med revisjonsberetningen.

Frist: 90 dager etter sluttdato i prosjektet.

3. Endringer underveis i prosjektet

Det er naturlig at prosjekter endrer seg underveis i et prosjekt. Dersom det er behov for å forlenge prosjektperioden, gjøre større endringer i budsjett eller andre vesentlige endringer må det søkes om i Damnett. Det er prosjektkoordinatoren i din søkerorganisasjon som sender inn søknad om endring på vegne av prosjektet.

I Damnett kan prosjektkoordinatoren søke om endring gjennom følgende funksjoner:

• Søknad om endring av sluttdato.
• Endring av budsjett.
• Generell henvendelse.

Alle endringer i et prosjekt må godkjennes av Stiftelsen Dam før de kan gjennomføres.

4. Damnett – her gjør du alt det praktiske

Damnett er Stiftelsen Dams digitale system for oppfølging av prosjekter. I Damnett sender du inn rapporter og regnskap. Det er også her det søkes om endringer underveis i prosjektet. Vær oppmerksom på at prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen skal være orientert om alle endringer og det er prosjektkoordinatoren som sender inn søknad om endringer i Damnett.

5. Kreditering

For Stiftelsen Dam er det viktig at resultater og erfaringer fra prosjekter blir tilgjengelig for alle. Vi formidler derfor informasjon om prosjekter, resultater og sluttrapporter, blant annet gjennom vårt prosjektbibliotek.

Har du fått støtte fra Stiftelsen Dam, forventer vi at du krediterer oss, enten med tekst, logo eller begge deler i omtale av prosjektet. Les mer og last ned logoen vår her.

Organisasjonene oppfordres til å bruke resultatene aktivt for kompetansebygging og utvikling i eget arbeid.

6. Dobbeltfinansiering

Mange søker midler fra flere finansieringskilder samtidig.

Dersom prosjektet får full finansiering fra en annen aktør, eller mottar støtte som dekker de samme kostnadene som tilskuddet fra Stiftelsen Dam, slik at det oppstår dobbeltfinansiering, skal midlene fra Stiftelsen Dam tilbakebetales.

7. Tilbakebetaling ved prosjektslutt

Når det er ubrukte midler ved prosjektslutt, må disse midlene tilbakebetales til Stiftelsen Dam etter at regnskapsrapporten er godkjent.

Innbetaling må merkes tydelig med:

• Prosjektnummer
• Prosjektnavn
• Søkerorganisasjon

Kontonummer 1644.08.49672 skal benyttes. Gjenstående prosjektmidler kan ikke overføres til andre prosjekter.

8. Trenger du mer hjelp?

Har du spørsmål etter å ha lest denne siden, anbefaler vi at du først tar kontakt med din søkerorganisasjon – de har ofte søkt prosjektmidler fra Stiftelsen Dam tidligere og kan bistå ved spørsmål.

Dersom det fortsatt er spørsmål, ta kontakt med Stiftelsen Dam.